Русский язык butorina_o_v_cherkasova_t_a_pod_r
.pdfНорма |
|
Ошибки |
1. По отношению к конкретному адресату чаще всего использует- |
1. Грубейшим наруше- |
|
ся слово «Уважаемый» (прилагательные в обращении «Cher» или |
нием норм русского |
|
«Dear» на русский язык переводятся как «Уважаемый»): |
речевого этикета явля- |
|
Уважаемый господин Яковлев! |
|
ется отказ от отчества |
Уважаемый Михаил Тимофеевич! |
|
в официальном обра- |
После слова «господин» не употребляется имя и отчество без фа- |
щении, – тенденция, |
|
милии. |
|
складывающаяся под |
После слова «уважаемый» (имя и отчество)» не пишется фамилия. |
влиянием западной |
|
При обращении к иностранцу следует выяснить, что является име- |
культуры (Иван Пет- |
|
нем, а что фамилией |
|
ров). |
2. По отношению к особо важной персоне (VIP – very important |
2. После обращения не |
|
person) – члену правительства, парламента, губернатору, мэру, за- |
допускается запятая |
|
служенному деятелю науки и искусства, известному общественному |
|
|
деятелю (в особом конкретном случае юбиляру) – используются об- |
|
|
ращения: «Глубокоуважаемый» (чаще к людям старшего возраста): |
|
|
Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич! |
|
|
3. При обращении к коллективному адресату используются выраже- |
|
|
ния: |
|
|
Уважаемые господа! |
|
|
Уважаемые дамы и господа! |
|
|
Уважаемые коллеги! |
|
|
4. В последнее время в деловой корреспонденции после обращения |
4. Не допускается |
|
можно встретить запятую (как в английском языке), после которой |
прописная буква после |
|
абзац начинается со строчной буквы: |
|
запятой. |
Уважаемый Илья Петрович, приглашаем Вас… |
|
|
Следует иметь в виду, что восклицательный знак указывает на то, |
|
|
что факту обращения к данному лицу придается особое значение |
|
|
После обращения никогда не ставится точка |
|
|
5. Обращение пишется в середине строки |
|
|
6. После обращения перед основной частью ставится пробел |
|
|
Подпись |
|
|
|
|
|
Норма |
Ошибки |
|
В левой части страницы указывается |
В официальной переписке указание должности |
|
должность адресанта |
обязательно, поскольку приглашение исходит не |
|
|
от частного лица, а от представителя организации |
|
В правой части страницы пишутся инициа- |
Инициалы не пишутся после фамилии |
|
лы и фамилия адресанта. |
В подписи инициалы не расшифровываются |
|
При большом числе адресатов подлинную |
После подписи нет точки |
|
подпись можно заменить факсимильной |
|
|
Правила написания электронных писем
Деловая переписка по электронной почте подчиняется тем же правилам, что и переписка по обычной почте. Вместе с тем в электронной переписке сложились и действуют несколько дополнительных норм. Они являются своего
рода неписанными правилами делового человека, и их нарушение приводит к весьма нежелательным (и часто совершенно неожиданным для отправителя) последствиям. Казалось бы, небольшая оплошность может стать причиной того, что нужный Вам деловой контакт не будет установлен.
71
Вступая в электронную переписку с людьми, |
раскрыть файлы, названные по-русски. По- |
находящимися вне круга близких друзей, сле- |
этому в переписке с коллегами, работающи- |
дует помнить о следующих нормах. |
ми за границей, именуйте файлы латински- |
1. Электронный адрес, с которого ведется де- |
ми буквами. |
5. Грубейшим нарушением этикета является |
|
ловая переписка, должен содержать имя и |
отправка вложенного файла без сопрово- |
фамилию владельца ящика, даже если он |
дительного письма. Помните: получатель |
заведен вне корпоративного домена. Ад- |
имеет право знать, что содержится во вло- |
реса wild_bull@mail.ru, umnitsa@yandex.ru, |
женном файле, и с какой целью он прислан. |
timusik@gmail.ru и тому подобные не могут |
Наличие тесных и длительных деловых от- |
использоваться для деловой переписки. На |
ношений не освобождает от предоставле- |
практике, письма, поступившие с таких адре- |
ния подобной информации. При массовых |
сов, обычно удаляют, так как адресат счита- |
рассылках (например, клиентских счетов за |
ет их спамом. |
пользование мобильной связью) сопрово- |
2. В первом электронном письме к данному |
дительные письма могут быть стандартны- |
человеку (даже если Вы знакомы лично) в |
ми и начинаться с обращения «уважаемый |
строке «тема» следует указать «от». Иначе, |
клиент», «уважаемый участник программы» |
увидев незнакомый адрес, получатель мо- |
и т.п. |
жет удалить письмо, приняв его за спам. В |
6. В первом письме к незнакомому человеку |
любом случае, получатель не обязан разга- |
следует представиться и сообщить о себе |
дывать, кому принадлежит незнакомый ад- |
некоторуюпрофессиональнуюинформацию, |
рес. |
включая адреса и контактные телефоны. |
3. В последующих письмах тема должна мак- |
7. Очень полезно настроить почтовую про- |
симально точно отражать содержание пос- |
грамму таким образом, чтобы данные о Вас |
лания. Если Вы обращаетесь к адресату |
(должность, адреса и телефоны) автомати- |
с просьбой, не следует маскировать этот |
чески появлялись в последних строках каж- |
факт, указывая в строке «тема» нечто мало |
дого письма. Когда коллеги решат ответить |
понятное, например: «по поводу вторника». |
Вам по телефону или по обычной почте, им |
Следует прямо написать: «просьба о встре- |
не придется искать Вашу визитную карто- |
че во вторник». То же касается переписки с |
чку. |
преподавателями: тема «реферат» воспри- |
8. Если вопрос решается средствами деловой |
нимается хуже, чем «просьба о руководс- |
переписки, требующей более двух писем, в |
тве рефератом». Вовсе недопустимы такие |
каждом новом послании следует сохранять |
обозначения тем, как «moi_kursovik» или |
тексты предыдущих писем. Это избавит кол- |
«disser» (то же касается названия вложен- |
легу от необходимости искать и открывать |
ных файлов). |
прошлые послания, если ему потребуется |
4. Названия вложенных файлов должны одно- |
уточнить ту или иную деталь. |
значно отражать их содержание и не вклю- |
9. Поскольку отправитель электронного пись- |
чать просторечных слов. Если в Вашем |
ма не всегда знает, дошло ли оно до полу- |
компьютере Вы храните эти файлы в субди- |
чателя, а отправка ответа по электронной |
ректории «тусовка», то перед отправкой их |
почте занимает пару минут, в электронной |
необходимо переименовать во «встреча 23 |
переписке сложилась практика отвечать |
марта». Совершенно недопустимо отправ- |
даже на письма информационного характе- |
лять файл, названный фамилией (тем более |
ра (которые в обычной переписке не требует |
сокращенной или искаженной) получателя. |
ответа). Например, получив высланный по |
Так, файлу «ivanov» следует присвоить но- |
Вашей просьбе материал, следует подтвер- |
вое имя, например «priglashenie». Имейте в |
дить получение и поблагодарить отправите- |
виду, что некоторые компьютеры (в первую |
ля. Так Вы продемонстрируете хорошие ма- |
очередь, на которые не установлены про- |
неры и умение поддерживать эффективный |
граммы письма кириллицей) не позволяют |
диалог с коллегами. |
72
Порядок подготовки и критерии оценки делового письма
|
|
Снимаемые |
|
|
баллы |
СМЫСЛ И ЭТИКЕТ – первое чтение |
|
|
Проверьте правильность написания фамилия, имя и отчество получателя пись- |
- 30 |
|
ма |
|
|
Убедитесь, что общий тон письма соответствует характеру отношений между |
- 30 |
|
адресантом и адресатом (VIP, официальное, деловое, товарищеское) |
|
|
Убедитесь, что в письме автор четко и правильно заявил свой статус (юриди- |
- 10 |
|
ческое или физическое лицо) |
|
|
Проверьте каждую фразу на наличие полной и точной информации |
- 20 |
|
Проверьте письмо в целом на отсутствие логических противоречий |
- 10 |
|
Убедитесь, что в письме нет: |
- 10 |
|
- ни к чему не обязывающих обещаний и туманных объяснений; |
||
- фраз, которые могут быть истолкованы как безволие автора или его скрытый |
- 5 |
|
отказ от активного диалога; |
|
|
- самонадеянных или задевающих чувства адресата фраз |
- 10 |
|
Определите, в полной ли мере автор использовал возможности выразить благо- |
- 10 |
|
дарность и доброжелательное отношение к адресату |
|
|
В письмах, адресованных особо важным для автора лицам, в просьбах и в отка- |
- 10 |
|
зах заключительные фразы должны быть особенно учтивыми |
|
|
Убедитесь, что письмо содержит не более одного предложения, начинающегося |
- 10 |
|
словом «я», и что это предложение не является первым |
|
|
СТИЛЬ – второе чтение |
|
|
1) |
Прочитайте письмо вслух: |
|
- устраните повторы слов и фраз (в одном и в смежных предложениях); |
- 5 |
|
- обратите внимание на трудночитаемые фразы. Вероятно, они содержат сти- |
- 5 |
|
листические ошибки |
|
|
2) |
Убедитесь, что письмо соответствует нормам делового общения и выдержа- |
|
но в едином стиле. Если необходимо: |
|
|
– устраните стилистическую неоднородность; |
- 10 |
|
– исключите бытовую и молодежную лексику; |
- 10 |
|
– замените вычурные фразы и канцеляризмы общепринятыми выражениями |
- 5 |
|
3) |
Разбейте слишком длинные предложения |
- 5 |
4) |
Напишите по-русски слова, написанные латиницей (кроме особых случаев) |
- 10 |
ОФОРМЛЕНИЕ – третье чтение. Убедитесь в том, что: |
|
|
1) |
форма обращения и подписи соответствует характеру отношений сторон; |
- 10 |
2) |
в обращении не используются слова, уместные только в приятельских отно- |
- 20 |
шениях; |
|
|
3) |
обращение располагается посередине строки (кроме электронных писем); |
- 5 |
4) |
после обращения стоит восклицательный знак или запятая (не точка!); |
- 20 |
5) |
в официальном письме обращение начинается со слова «уважаемый», а пос- |
- 20 |
ле слова «господин» стоит только фамилия без инициалов; |
|
|
6) |
есть пробел между обращением и основным текстом письма; |
- 5 |
7) |
основной текст письма начинается с красной строки; |
- 5 |
8) |
в письме точно и полно указаны время, место, название компаний, особен- |
- 20 |
ности мероприятия; |
|
73
|
|
Снимаемые |
|
|
баллы |
9) смысловые части письма выделены в отдельные абзацы; |
- 10 |
|
10) |
есть заключительная фраза, отделенная пробелом от основного текста; |
- 15 |
11) |
после заключительной фразы стоит запятая (или восклицательный знак); |
- 5 |
12) |
есть пробел между заключительной фразой и подписью; |
- 5 |
13) |
в официальном письме указана (слева, в колонку) должность автора письма; |
- 20 |
14) |
инициалы и фамилия автора письма расположены справа; |
- 5 |
15) |
в подписи инициалы стоят перед фамилией отправителя письма, а не после |
- 5 |
нее; |
|
|
16) |
после подписи нет точки |
- 5 |
74
Сопроводительное письмо
В последнее время, особенно в связи с широким распространением практики использования электронной почты, важное место в деловой переписке занимает сопроводительное письмо.
|
Структура сопроводительного письма: |
|
• |
обращение, |
|
• |
содержание сопроводительного письма, |
|
• выражение надежды на дальнейшее сотрудничество, |
|
|
• |
этикетная рамка, |
|
• |
подпись. |
|
|
|
|
Норма |
|
Ошибки |
Обращение в сопроводительном письме традиционно и зависит от |
Недопустимо отсутс- |
|
степени близости участников переписки. |
твие сопроводительно- |
|
В электронном сопроводительном письме обращение ставится в на- |
го письма при отправ- |
|
чале строки |
|
ке любых материалов |
При составлении сопроводительного письма могут быть использова- |
|
|
ны следующие стандартные выражения: |
|
|
В продолжение нашего разговора, … |
|
|
Как мы договорились,… |
|
|
Согласно нашей предварительной договоренности, … |
|
|
Согласно Вашей просьбе, ... |
|
|
По Вашей (твоей) просьбе, … |
|
|
По Вашей (твоей) просьбе, … |
|
Судовольствием … Мы рады …
Завершение письма может быть связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта), поэтому в последних фразах выражаются надежда, уверенность, радость, одобрение, признательность:
Мы искренне надеемся увидеть Вас в (на) …
Снаилучшими пожеланиями!
Снаилучшими пожеланиями и надеждой на дальнейшее сотрудничество!
Буду рад продолжить диалог, начатый … Буду рад новой личной встрече с Вами …
Беседы с Вами всегда доставляли мне удовольствие. Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
Синтересом ждем от Вас новых предложений
7. Заключительная формула вежливости требует соблюдения правила этикетной рамки:
С уважением… В отдельных случаях (особенно при социальном равенстве адресата и адресанта):
Ваш … Искренне ваш …
Перед заключительной формулой вежливости необходим пробел
Пример
Елена Смирнова и Татьяна Андреева работают в разных компаниях, занимающихся импортом медицинского оборудования. Они – подруги со студенческих времен. Елене предстоит поездка в Испанию на переговоры. Она
75
основательно готовится к ней. Татьяна высылает подруге перевод названий медицинских приборов с русского языка на испанский.
Отправитель письма – Татьяна Даниловна Андреева. Получатель письма – Елена Евгеньевна Смирнова.
Электронное письмо |
Примечания |
Дорогая Лена! |
В центре строки |
|
Пропуск |
Как мы договаривались, посылаю тебе |
Содержание письма |
обещанный список названий медицинских |
|
приборов. Надеюсь, что он поможет тебе в |
|
работе. Обрати внимание на слова, выде- |
|
ленные жирным шрифтом, поскольку они |
|
имеют несколько значений в испанском |
|
языке. |
Проявление доброжелатель- |
|
|
Желаю успешной и приятной поездки. |
ности и выражение надежды на |
До встречи в Москве. |
дальнейшее сотрудничество. |
|
Пропуск |
Татьяна |
Подпись (справа) |
Пример
Алла Леонидовна Воронцова – администратор гостиницы «Сибирь», расположенной в Омске. Виктор Петрович Иващенко – старший менеджер компании «Альтаир», расположенной в Костроме. Он отвечает за подготовку поездки группы сотрудников компании в Омск. В телефонном разговоре с Воронцовой он сообщил о намерении забронировать места в гостинице «Сибирь». В ответ она предложила сделать расчет стоимости проживания с учетом разных вариантов размещения группы.
Отправитель письма – Алла Леонидовна Воронцова. Получатель письма – Виктор Петрович Иващенко.
Письмо |
|
Примечания |
Уважаемый Виктор Петрович! |
В центре строки |
|
|
|
Пропуск |
По нашей договоренности высылаю Вам |
Текст письма |
|
калькуляцию трех вариантов размещения |
|
|
группы из 18 человек в гостинице «Сибирь». |
|
|
Надеюсь, что цены окажутся приемлемыми |
|
|
для специалистов Вашей компании. |
|
|
В свою очередь хочу заверить Вас, что со- |
|
|
трудники гостиницы «Сибирь» сделают все |
Проявление доброжела- |
|
возможное, чтобы пребывание у нас было |
тельности |
|
удобным и приятным. |
|
|
С уважением и надеждой на дальнейшее со- |
|
|
трудничество. |
|
Пропуск |
Старший менеджер |
|
Этикетная рамка |
|
|
|
компании «Альтаир» |
А.Л. Воронцова |
Пропуск |
|
|
Подпись (указание долж- |
|
|
ности слева, инициалы и |
|
|
фамилия справа) |
76
Письмо-приглашение
Письмо-приглашение, возможно, второй по распространенности вид частных деловых писем. Функциональное назначение письменного приглашения – во-первых, известить адресата о
том или ином торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его.
Текст письма-приглашения может открываться либо с информации о мероприятии, либо со слова «Приглашаем (приглашаю) …»
Приглашение может быть оформлено как в виде письма, так и на специальном бланке. Особенностью письменного приглашения является персональный характер обращения к адресату.
Наиболее распространенными в деловой переписке является выражение: разрешите (позвольте) пригласить. Нередко употребляются нейтральные по стилю выражения, которые подчеркивают заинтересованность приглашающей стороны, например: Мы хотели бы пригласить Вас…
Структура письма-приглашения:
•обращение;
•приглашение;
•указание даты (год обозначается обязательно, желательно для удобства адресата назвать день недели);
•место встречи с адресом, даже если он общеизвестен (иногда указывается подъезд, этаж, «вход со двора»);
•возможны дополнительные сведения (состав участников, повестка дня, схема проезда, форма одежды);
•выражение надежды на дальнейшее сотрудничество;
•просьба подтвердить участие;
•заключительные слова этикетной рамки;
•подпись.
Обращение
Обращение пишется по общим правилам оформления делового письма
Основная часть
Норма |
Ошибки |
1. Основная часть пишется с красной строки |
|
2. При составлении письма-приглашения используются сле- |
2.Недопустимо употреблять |
дующие стандартные выражения (клише): |
местоимение «Вы» с прописной |
Просим принять участие в … |
(маленькой) буквы. |
Приглашаем Вас на …, которое состоится… |
|
Приглашаем Вас принять участия в … |
|
Для VIP-приглашений: |
|
Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли принять |
|
наше приглашение … |
|
Мы будем весьма признательны Вам за участие… |
|
Имеем честь пригласить Вас… |
|
В деловой переписке неуместно употреблять вычурные вы- |
|
ражения типа: «Будьте так любезны», «Не откажите в любез- |
|
ности» |
|
77
Норма |
Ошибки |
3. В основной части указываются место и время проведения |
3. Не указаны место и время |
встречи. |
встречи. Не указан год. |
Эти предложения желательно отделять абзацами. |
Вместо слов «мероприятие |
|
состоится» предпочтительнее |
|
повторить название встречи. |
|
Например, «…прием состоится |
|
20 июля 2008 года (пятница) по |
|
адресу…» |
4. В ряде случаев в письме – приглашении содержится про- |
4. Не указаны полные данные о |
сьба дать предварительный ответ. Необходимо указать точ- |
контактном лице (номер те- |
ные координаты (телефон, факс, адрес, электронный адрес) |
лефона, электронный адрес, |
и фамилию, имя и отчество конкретного лица. |
фамилия, имя и отчество) |
О своем согласии (решении) просим сообщить по телефо- |
|
ну… |
|
Пожалуйста, подтвердите свое согласие принять участие до |
|
15 декабря 2008 года по телефону … или электронной почте |
|
…. |
|
5. В некоторых случаях выбор времени предоставляется |
|
приглашенному: |
|
Если Вы готовы принять наше приглашение, просим сооб- |
|
щить, какие даты для Вас наиболее удобны… |
|
Прошу сообщить, подходит ли Вам предложенное время |
|
(удобно ли для Вас предложенное место встречи) |
|
6. Завершение письма может быть связано с обозначением |
|
перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта), |
|
поэтому в последних фразах выражаются надежда, уверен- |
|
ность, радость, одобрение, признательность: |
|
Мы будем рады видеть Вас на … |
|
Мы искренне надеемся увидеть Вас в (на) … |
|
Мы будем искренне благодарны (признательны), если Вы |
|
сможете принять наше приглашение на …. |
|
С наилучшими пожеланиями! |
|
С наилучшими пожеланиями и надеждой на дальнейшее |
|
сотрудничество! |
|
Добро пожаловать на наш семинар! |
|
Мы будем рады видеть Вас здесь и сделаем все от нас зави- |
|
сящее, чтобы Ваше пребывание у нас было приятным. |
|
Буду рад продолжить диалог, начатый… |
|
Буду рад новой личной встречи с Вами… |
|
Беседы с Вами всегда доставляли мне удовольствие |
|
7. Заключительная формула вежливости требует соблюде- |
|
ния правила этикетной рамки: |
|
С уважением… |
|
В отдельных случаях (особенно при социальном равенстве |
|
адресата и адреxсанта) – «Ваш …», «Искренне ваш …» |
|
Перед заключительной формулой вежливости необходим |
|
пробел |
|
Подпись |
|
По общим правилам оформления делового письма |
|
78
Пример
Ефим Самуилович Бернштейн – начальник отдела продаж сети магазинов компании «Регата», которая специализируется на розничной торговле спортивными товарами.
Тимофей Ферапонтович Кашин – директор ЗАО «Атлет», которое производит домашние тренажеры. Кашин намерен пригласить Бернштейна, с которым он несколько раз встречался на заседании совета «Самарский бизнес», на празднование 10-летия компании «Атлет».
Письмо |
Примечания |
Уважаемый Ефим Самуилович! |
Приглашение на юбилей (презента- |
Уважаемая Лариса Борисовна! |
цию, прием) может распространять- |
Приглашаем Вас на празднование |
ся на супругу |
Приглашение с указанием времени |
|
10-летия компании «Атлет», которое |
и места встречи |
состоится в среду 12 мая 2009 в за- |
|
городном клубе «Илья Муромец» по |
|
адресу: Лесное шоссе, д. 128. |
|
Программа праздника и схема про- |
Приложения |
езда прилагаются. |
|
Будем рады видеть вас и сделаем |
Проявление доброжелательности |
все возможное, чтобы ваш отдых |
|
был приятным. |
|
Просим подтвердить ваше согласие |
Просьба подтвердить согласия с |
до 5 мая 2009 года по телефону |
точным указанием ответственного |
33–40–34 ответственному секрета- |
лица. |
рю юбилейного комитета Ивановой |
|
Екатерине Павловне. |
Этикетная рамка. |
С уважением, |
|
директор ЗАО «Атлет» |
Подпись с указанием должности |
Т.Ф. Кашин |
|
|
|
79
Письмо – положительный ответ на приглашение
Структура ответа:
•обращение;
•благодарность за приглашение. Благодарственное письмо активно входит в практику делового общения. В западноевропейском менеджменте выражение благодарности – обязательный атрибут стандартного поведения делового человека. Кроме того, благодарность является принципом оптимизации деловых отношений между людьми;
•подтверждение согласия принять приглашение;
•выражение надежды на дальнейшее сотрудничество;
•этикетная рамка;
•подпись.
Обращение пишется по общим правилам оформления делового письма
Норма |
Ошибки |
1. В обращении указывается фамилия и имя |
1. Ответ на пригла- |
того человека, который подписал приглашение |
шение адресуется не |
|
контактному лицу, а |
|
человеку, подписавше- |
|
му приглашение |
Основная часть |
|
2. Благодарность за приглашение. |
2. Благодарность за |
Используются следующие стандартные выраже- |
приглашение обяза- |
ния: |
тельна |
Благодарю за приглашение принять участие в … |
|
С искренней благодарностью принимаю Ваше |
|
приглашение на … |
|
Позвольте выразить мне свою благодарность за |
|
… |
|
С признательностью принимаю Ваше приглаше- |
|
ние на … |
|
Благодарю Вас за …, |
|
Мы благодарны Вам за … |
|
Мы получили Ваше приглашение, за которое |
|
Вам благодарны ... |
|
Позвольте Вас поблагодарить, |
|
Позвольте выразить Вам искреннюю благодар- |
|
ность … |
|
С благодарностью подтверждаем … |
|
Выражая благодарность за …, сообщаем, что … |
|
Благодарю за предоставленную возможность … |
|
Выражаем Вам глубокую признательность … |
|
От всей души выражаю Вам благодарность … |
|
Позвольте выразить нашу искреннюю благодар- |
|
ность … |
|
Наша искренняя признательность за … |
|
Мы признательны Вам за то … |
|
Заранее благодарим за … |
|
Искренне благодарен Вам за приглашение на … |
|
80