1. Управление по контролю и надзору в сфере образования департамента образования Белгородской области.

2. Управление общего, дошкольного и дополнительного образования департамента образования Белгородской области.

3. Управление ресурсного обеспечения департамента образования Белгородской области.

Раздел 2. Обоснование выбора программного средства для создания баз данных для депортамента образования белгородмкой области.

База данных представляет собой определенным образом структурированную совокупность данных, совместно хранящихся и обрабатывающихся в соответствии с некоторыми правилами. Как правило, база данных моделирует некоторую предметную область или ее фрагмент. Очень часто в качестве постоянного хранилища информации баз данных выступают файлы. Программа, производящая манипуляции с информацией в базе данных, называется СУБД (система управления базами данных). Она может осуществлять выборки по различным критериям и выводить запрашиваемую информацию в том виде, который удобен пользователю. Основными составляющими информационных систем, построенных на основе баз данных, являются файлы БД, СУБД и программное обеспечение, позволяющие пользователю манипулировать информацией и совершать необходимые для решения его задач действия. Информация, которая хранится в базе данных, может постоянно пополняться. От того, как часто это делается, зависит ее актуальность. Информацию об объектах также можно изменять и дополнять. Хранимые в базе данных имеют определенную логическую структуру, то есть, представлены некоторой моделью, поддерживаемой СУБД. К числу важнейших относятся следующие модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная, объектно-ориентированная. В иерархической модели данные представляются в виде древовидной (иерархической) структуры. Она удобна для работы с иерархически упорядоченной информацией и громоздка для информации со сложными логическими связями. Сетевая модель означает представление данных в виде произвольного графа. Достоинством сетевой и иерархической моделей данных является возможность их эффективной реализации показателей затрат памяти и оперативности. Недостатком сетевой модели данных является высокая сложность и жесткость схемы БД, построенной на ее основе. Реляционная модель данных (РМД) название получила от английского термина Relation – отношение. Модель данных описывает некоторый набор родовых понятий и признаков, которыми должны обладать все конкретные СУБД и управляемые ими БД, если они основываются на этой модели. Объектно-ориентировочная модель данных – это когда в базе хранятся не только данные, но и методы их обработки в виде программного кода. Это перспективное направление, пока также не получившее активного распространения из-за сложности создания и применения подобных СУБД. Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия³. Класс объектов - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте. Связь (отношение) - способ, которым связана информация о разных объектах. Теория управления базами данных как самостоятельная дисциплина начала развиваться приблизительно с начала 50-х годов двадцатого столетия. За это время в ней сложилась определенная система фундаментальных понятий. Приведем некоторые из них⁴. Предметной областью принято называть часть реального мира, подлежащую изучению с целью организации управления в этой сфере и последующей автоматизации процесса управления. Объектом называется элемент информационной системы, сведения о котором хранятся в базе данных. Иногда объект также называют сущностью. Классом объектов называют их совокупность, обладающую одинаковым набором свойств. Атрибут — это информационное отображение свойств объекта. Запись данных — это совокупность значений связанных элементов данных. Первичный ключ — это атрибут (или группа атрибутов), который уникальным образом идентифицируют каждый экземпляр объекта (запись). Вторичным ключом называется атрибут (или группа атрибутов), значение которого может повторяться для нескольких записей (экземпляров объекта). Компания Microsoft имеет несколько программных продуктов, а именно Visual Basic 4.0, Lotus Approach, Access 7.0, SQL Server 6.5. Рассмотрим основные их характеристики. Visual Basic – это универсальный объектно-ориентированный язык программирования, диалекты которого встроены в Access, Visual FoxPro. Преимущества: универсальность, возможность создания компонентов OLE, невысокие требования к аппаратным ресурсам ЭВМ. Применяется для создания приложений средней мощности, не связанных с большой интенсивностью обработки данных, разработки компонентов OLE, интеграция компонентов Microsoft Office⁵. Также необходимо отметить, что Visual Basic for Application (VBA) - это объектно-ориентированный язык, предназначенный для визуального проектирования программ, приложений и сложных документов. VBA доступен из любого приложения фирмы Microsoft, например, MS Word, MS Excel и т.д., и составляет платформу для создания сложных интерактивных документов. Например, можно создать документ - курсовой проект, который содержит не только текст проекта, но и программы, которые вычисляют данные для этого проекта, автоматически вычисляют и строят графики и таблицы по введенным данным. Lotus Approach — программа управления базами данных для Microsoft Windows, отличающаяся как простотой использования, так и способностью выполнять сложные операции. Являясь конкурентом программ Microsoft Access и dBASE for Windows, Lotus Approach делает возможным анализ данных в разнообразных форматах (в том числе dBASE, Microsoft Access. Microsoft Excel и Borland Paradox) без применения программирования. Применение Lotus Approach облегчается, если использовать программу Form Assistant, автоматизированный помощник в организации данных, а также разнообразные наборы шаблонов, приспособленных для выполнения многих распространенных задач. Критики, ссылаясь на хороший баланс простоты использования и мощности программы Lotas Approach, обычно ставят ее почти на вершину классификации баз данных⁶.

Одними из самых популярных программных продуктов для создания баз данных являются средства Microsoft Office: MS Excel и MS Access.

MS Access представляет собой набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере.

Программный продукт Microsoft Access предлагает универсальный набор программных средств, которые обеспечивают широкие возможности для работы. Программа позволяет собирать данные с помощью форм электронной почты или вносить данные из внешних приложений, реализовать возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения. Совместный доступ к данным обеспечивается путем перемещения файлов Office Access 2007 на веб-узел Microsoft Windows SharePoint Services, где можно проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленные данные, настраивать разрешения доступа к данным и периодически выполнять резервное копирование.

Позволяет устанавливать связь между таблицами при работе с данными из разных таблиц. При поиске и отборе данных, удовлетворяющих определенным условиям, создаются запросы. Запросы позволяют обновлять или удалять одновременно несколько записей, выполнять встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для распечатки и анализа данных используется отчет.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Программные продукты MS Access и MS Excel во многом похожи. Внешний вид таблиц и запросов Access соответствует внешнему виду электронных таблиц. Размеры строк и столбцов таблиц можно изменять точно так же, как и в рабочих листах Excel. Режим ввода данных в MS Access соответствует режиму ввода данных MS Excel. Для этого необходимо ввести данные и определить заголовки столбцов., как и Excel, поддерживает работу с графическим приложением Microsoft Graph. Таким образом, у пользователя всегда есть возможность создавать в обеих системах однотипные диаграммы. Кроме того, в Access входит мастер диаграмм, аналогичный используемому в Excel.

Как и в MS Excel, в MS Access предусмотрен мастер сводных таблиц, с помощью которого можно создавать сводные таблицы Excel: информацию из баз данных Access можно легко переносить в таблицы Excel. В обоих продуктах можно создавать запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс. Таким образом, система MS Access функционально совместима c табличным процессором MS Excel.

Таким образом, исходя из экспертного анализа можно отметить, что целесообразно будет использовать либо MS Excel либо MS Access, эти программные обеспечения знакомы финансистам и специалистам любого уровня, поэтому нет необходимости в дополнительных затратах времени и денег на обучение персонала работе с программой но мы остановимся на MS Access, т.к. он обладает следующими качествами:

1. невысокие системные требования;

2. доступность (программа установлена практически на каждом офисном компьютере);

3. система имеет полностью русифицированную версию;

4. полная интегрированность с пакетами Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, Mail;

5. существует набор “мастеров” по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов;

6. позволяет структурировать и хранить большие объемы данных, разрабатывать специфические средства работы в зависимости от характера используемых данных;

7. позволяет разработать экспертную систему (анализ данных и представление полученных результатов в качестве основы для формирования управленческих решений в рамках стратегического менеджмента);

8. отсутствие в свободном доступе специализированных программных продуктов, позволяющих решать поставленные задачи.