Раздел 3. Технология создания базы данных для депортамента образования белгородской области.

База данных (БД) – объективная форма представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и т.д.), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ". Данные эти представляют на машиночитаемых носителях информацию в форме, пригодной для оперативного использования с помощью ЭВМ (компьютера). Они должны удовлетворять информационным потребностям многих пользователей, быть структурированными и связанными между собой. Для разработки СУБД был выбран Microsoft Access, который позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. Недостатками СУБД Microsoft Access является: - в отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств; - в стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста. Однако, этого вполне хватает для защиты от просмотра или неосторожных действий в среде сотрудников небольшой компании. Но отсюда сделаем вывод, что доверять MS Access секретные или очень ценные данные не стоит. Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях. В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль⁷. Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах. Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом. Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных». Следует отметить, что связи, определенные в схеме данных, автоматически используются для объединения таблиц при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования. Схема данных в Access является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе работы с базой данных. При любой обработке данных из нескольких взаимосвязанных таблиц система использует сохраненные в схеме данных связи между таблицами, освобождая пользователя от необходимости специально сообщать системе о наличии той или иной связи при конструировании многотабличных объектов. Однажды указанные в схеме данных связи используются системой автоматически. Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Отчёт - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Страницы - средство публикации данных в локальной сети или Internet. Макрос - это небольшие программы на языке макрокоманд СУБД Access, состоящие из последовательности определенных команд (одной или нескольких макрокоманд). Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic. Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access. Для разработки нашей базы данных рекомендуем сформировать структуру базы данных по персоналу, состоящей из таблиц: • Справка: справочный массив, содержащий общие сведения о сотрудниках организации (табельный номер, фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, семейное положение, количество детей); • Подразделения: справочный массив, содержащий общие сведения о структуре организации (код подразделения, название подразделения, количество должностей по штату, количество занятых должностей); • Штат: справочный массив, содержащий общие сведения о наличии должностей (код должности, название должности, код подразделения, требования к образованию, название специальности в соответствии с квалификационными требованиями к должности, количество должностей в соответствии подразделением по штату, количество занятых должностей); • Специальности: справочный массив, содержащий общие сведения о специальностях (код специальности, название специальности); • Образование: справочный массив, содержащий общие сведения об образовании работников (табельный номер, образование, код специальности, наименование учебного заведения, дата окончания учебного заведения); • Квалификация: справочный массив, содержащий общие сведения о профиле повышения квалификации (код профиля повышения квалификации, названия профиля повышения квалификации, наименование организации в системе для повышения квалификации, стоимость подготовки в расчете на одного работника); • Работники по подразделениям: массив, содержащий общие сведения о работниках по подразделениям (табельный номер, код подразделения, код должности, код профиля повышения квалификации, дата вступления в должность, дата прохождения повышения квалификации, форма повышения квалификации, место повышения квалификации). Чтобы СУБД (система управления базой данных) могла обрабатывать данные по различным запросам, данные хранятся в простых таблицах, которые связаны между собой по определённым ключевым полям. Таблицы в базах данных являются полной аналогией таблиц на бумаге, со строками и столбцами. Столбцы в таблицах строго уникальны, строки имеют произвольное расположение и идентифицируются по ключам-идентификаторам. Для создания новой базы данных, после запуска программы выбираем иконку "Новая база данных", открывается форма для ввода имени будущей базы данных. Вводим имя, выбираем место, где будут располагаться файлы базы данных и нажимает кнопку "Создать". После этих действий СУБД Access 2007 создаст новую базу данных с соответствующим именем и откроет её в режиме таблицы. Приложение Access 2007 имеет несколько отличный интерфейс от более ранних версий. Теперь на смену панелей и меню пришли ленты. Лента представляет собой область в верхней части окна из которой можно выбирать команды, которые для удобства имеют интуитивно понятные значки. Приложение автоматически создаёт первый столбец таблицы и присваивает ему название "Код". Это необходимый ключевой элемент таблицы, используемый для создания связей между таблицами. Щелчок мышью по полю "№" активизирует поле "Тип данных", в котором отображается надпись "Счётчик". Это означает автоматическую нумерацию строк программой. В СУБД Access 2007 производится автоматический контроль вводимой информации на предмет определения типа данных. Таблицы после формирования следует сохранить с соответствующим именем. База данных представляет собой совокупность элементов данных и связей между ними. Для этого применяется специальная схема – схема данных, которая, в конечном счете, представляет собой информационную модель в структурированном виде. Таблицы в базах данных разрабатываются так, чтобы избежать избыточности данных. Создавать таблицы нужно с уникальными данными. Затем соответствующие таблицы связываются путём сопоставления данных в соответствующих столбцах. Связи между таблицами отображаются некоторыми отношениями: Связь типа “один-к-одному” (1:1) . При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированого доступа). Связь типа “один-ко-многим” (1:М). При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая - сторону "много". Связь типа “много-ко-многим” (М:М). При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям. Для определения связей между таблицами (построения информационной модели БД в структурированном виде) необходимо: 1. На панели инструментов нажать кнопку Схема данных. 2. Чтобы добавить таблицу в Схему данных нужно выбрать на панели инструментов команду Связи/Добавить таблицу (или с помощью контекстного меню). 3. Чтобы установить связи между полями, необходимо выбрать ключевое поле в одной таблице и перетащить его на соответствующее поле во второй таблице. Чтобы перетащить сразу несколько полей нужно нажать клавишу CTRL и, удерживая ее, выбрать каждое поле. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и содержимое одного типа. 4. Установить переключатель Обеспечение целостности данных. Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс. Связь между таблицами позволяет либо исключить возможность удаления или изменения данных, либо сделать так, что при удалении (или изменении) данных в ключевом поле главной таблицы автоматически произойдет удаление или изменение соответствующих данных в полях связанных таблиц. Для настройки свойств - связи надо в окне Схема данных выделить линию, соединяющую поля двух таблиц, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и открыть контекстное меню связи, после чего выбрать в нем пункт - Изменить связь — откроется диалоговое окно Изменение связи. В нем показаны названия связанных таблиц, имена полей, участвующих в связи (здесь же их можно изменить), а также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных. Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице. При выполнении запроса «Специалисты, имеющие высшее образование», мы взяли информацию из таблиц: • Справка (ФИО); • Подразделение (название подразделения); • Штат (должность); • Образование (образование); • Работники по подразделениям (дата вступления в должность). Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо в окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы (Queries). В списке запросов дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard) или нажать на кнопку Создать (New) в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос (New Query) выбрать Простой запрос (Simple Query Wizard) и нажать на кнопку ОК. В появившемся окне Создание простых запросов (Simple Query Wizard) в поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса. С помощью стрелок вправо и влево переместить из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля (Selected Fields). Если нужно включить в запрос все поля, можно воспользоваться кнопкой с двумя стрелками вправо. Нажать кнопку Далее (Next). Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса в поле Задайте имя запроса (What title do you want to your query?) и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных (Open the query to view information) или Изменить макет запроса (Modify the query design). При необходимости можно установить флажок Вывести справку по работе с запросом? (Display Help on working with the query) для вывода справочной информации по работе с запросами. Нажать на кнопку Готово (Finish). Для построения запроса «Получившие образование в БелГУ» необходимо сформировать таблицу сведений по предприятию о сотрудниках получивших образование в БелГУ. В таблице должна быть представлена следующая информация: фамилия, имя, отчество, должность, ВУЗ, дата окончания ВУЗа. Отчет по БД – это эффективный способ представления данных в печатном формате в виде законченного экономического документа. При формировании отчетов в поле заголовка рекомендуется указать следующую информацию: • В качестве заголовка – название отчета. В нижнем колонтитуле: • дата исполнения отчета; • ФИО исполнителя отчета. В примечании отчета: • итоговые значения, если они требуются. При выполнении отчета «План повышения квалификации» можно использовать информацию запроса по плану повышения квалификации. Этот отчет необходимо выполнить с помощью Мастера отчетов. Обязательными шагами для этого задания являются следующие: • сортировка (по фамилии); • название отчета («План повышения квалификации»). Чтобы в отчете указать все сведения, которые указаны выше необходимо после сохранения отчета отредактировать его в режиме Конструктора. Для ввода нужных комментариев в Заголовок отчета необходимо с помощью элемента «Надпись» расположенного на панели инструментов вставить рамку текста и ввести заданный текст. Для формирования итоговой строки (общая сумма, необходимая для повышения квалификации специалистов предприятия на текущую дату) необходимо: • с помощью элемента «Поле» расположенного на панели инструментов вставить текстовое поле с надписью в области Примечание отчета; • щелчком мыши выделить данный элемент поле (например, поле 2) и правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать пункт Свойства; в открывшемся диалоговом окне во вкладке Данные, в строке Данные с помощью Построителя выражений выполнить следующую последовательность действий: Функции/Встроенные функции/Статистические/Sum/Вставить. • после выполненных действий с помощью Построителя выражений в строке Данные пропишется формула суммирования стоимости подготовки повышения квалификации; • во вкладке Макет в строке Формат поля указать формат Денежный; • закрыть окно Свойства; • вместо надписи, например «Поле 2» ввести «Стоимость подготовки (руб.) составила:»; • после чего закрыть отчет в режиме Конструктора и сохранить изменения. Для создания формы «Специалисты» потребовалось выбрать объект Формы и запустить Мастер через команду Создание формы с помощью мастера, поэтапно выполняя шаги мастера: • необходимо поочередно указывать таблицы и выбирать соответствующие поля. Из таблицы Справка выбираются поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», из таблицы Образование – «Образование», «ВУЗ», из таблицы Штат – «Должность», из таблицы Подразделение– «Подразделение», затем кнопка Далее; • внешний вид формы выбираем «в один столбец», затем кнопка Далее; • стиль формы Стандартный затем кнопка Далее; имя формы Специалисты, нажимаем на кнопку Готово. Таким образом, делаем вывод, что Базы данных помогают более эффективно организовать кадровую работу Департамента. В базах данных хранятся сведения обо всех сотрудниках, входящих в Департамента образования Белгородской области.