19.2. Учетные регистры

Все хозяйственные операции после их документального оформле­ния должны быть отражены в учетных регистрах. Учетными регистрами называются таблицы специальной формы, которые служат для учетных записей.

Запись в учетных регистрах является важным и ответственным этапом бухгалтерской работы. От правильности и своевременности та­ких записей зависят качество и сроки формирования информации о на­личии и движении хозяйственных средств предприятия, его бухгалтер­ской отчетности.

По видам записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называются учетные регистры, в которых операции записываются в календарной последовательности их совер­шения.

Систематические учетные регистры предназначаются для груп­пировки однородных операций, оформленных бухгалтерскими провод­ками, по бухгалтерским счетам. Эта группировка осуществляется в раз­резе как синтетических, так и аналитических счетов.

В комбинированных учетных регистрах сочетаются хронологи­ческие и систематические записи. Эти регистры применяются для учет­ных записей в разрезе как синтетических, так и аналитических счетов.

По объему информации учетные регистры делятся на синтетиче­ские и аналитические.

В синтетических регистрах запись осуществляется в обобщен­ном виде без пояснительного текста, как правило, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки. Синтетические учетные регистры могут быть по видам записей хронологическими, системати­ческими и комбинированными. Примерами синтетических регистров яв­ляются регистрационный журнал и Главная книга.

В аналитических учетных регистрах запись ведется по отдельным аналитическим счетам, детализирующим показание того или иного син­тетического счета. Аналитические регистры служат для контроля за на­личием и движением каждого отдельного вида материальных ценно­стей, состоянием расчетов с каждым отдельным покупателем, постав­щиком, подотчетным лицом и т.д.

Для обеспечения более тщательного наблюдения за операциями записи в регистрах аналитического учета делаются более подробными, чем в регистрах синтетического учета. С этой целью в регистрах анали­тического учета дается пояснительный текст, касающийся сущности операций.

По видам записей в них аналитические регистры могут быть хро­нологическими и систематическими.

Примером хронологического регистра аналитического учета мо­жет служить кассовая книга, в которую заносят каждую кассовую опера­цию в последовательности кассовых ордеров. Кассовую книгу ведет кас­сир, который ежедневно выводит в ней остаток наличных денег в кассе на начало и конец рабочего дня.

Систематическими регистрами аналитического учета являются аналитические карточки, открываемые по синтетическим счетам, слу­жащим для учета материалов, товаров, расчетов с подотчетными лица­ми и т.д.

Мемориально-ордерная форма учета

Принципиальную схему мемориально-ордерной формы бухгал­терского учета можно представить следующим образом:

При использовании мемориально-ордерной формы учета бухгал­терская проводка оформляется составлением мемориального ордера на каждую операцию или группу однотипных операций. Мемориальный ордер составляется на отдельном бланке, например:

Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится отдельный развернутый лист. Левая страница листа пред­назначена для записи мемориальных ордеров по дебету данного счета, а правая — по кредиту того же счета. В Главную книгу записываются номера и даты мемориальных ордеров: каждый мемориальный ордер отражается в Главной книге дважды — по дебету и кредиту соответствующих счетов. В Главной книге показываются также суммы оборотов по дебету и кредиту каждого счета с указанием корреспондирующих счетов. Внешний вид листа Главной книги в условиях использования мемориально-ордерной формы учета таков:

Счет 51 «Расчетный счет»

Дебет Кредит

Приведенный выше порядок регистрации информации обеспечи­вает простоту и наглядность учетных записей, а также возможность вза­имной сверки итогов соответствующих дебетовых и кредитовых граф.

На основании итоговых данных Главной книги составляют оборот­ную ведомость по синтетическим счетам, при этом указание в Главной книге корреспондирующих счетов дает возможность заполнять оборот­ную ведомость как по простой, так и по шахматной форме.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме обычно ведется на карточках. В конце отчетного периода на основании записей в карточках составляются оборотные ведомости по счетам аналитичес­кого учета. Записи в Главной книге служат основанием для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. После взаимной сверки оборотных ведомостей аналитического учета с оборотной ведо­мостью по счетам синтетического учета составляют баланс.