26.Классиф-я док-в в пределах арх.Фонда.

В пределах а\ф учетно-классификационной единицей явл. единица хранения д-в. Систематиз.дел в пред.АФ склад.из разраб- ки классификац.схемы(КС)и распред.дел в соотв.с КС.Bigроль в разраб.КСplayист.орг-ции/учр-я.Вид КС опред.классификац.пр-ками:1)структурн(принадлежность к к\л учррежд.)2)хронол(по периодам)3)функцион(м.б.отрасл, тематич;учит.ф-ции,кот.осущ.учр-е)4)номинальн(деление д-в по по видам дел)5)корреспонд(по юр/физ.л.,в рез-те переп-ки с кот.б.созд.эти д-ты)6)геогр(по геогр.понятиям,тер-рии)7)авторск(по назв.учр-я/фамил.автора)8)предм-вопр(по темам/??)

1-4 ведущие признаки. Остальные-второстепенные.Образ-тся общ.групы по ведущим признакам: (под)разделы/(под)отделы.5-8- второстепенные признаки образ-т частн.гр.:(под)рубрики. Кол-во разделов\подразделов, рубрик\подрубрик зависит от того,сколько признаков используется.чаще всего 2 ведущих,один из них делит на разделы, другой на подразделы.

Виды схем-сочетание признаков классификации(ведущих). Типы схем-графич.и текстовые.

Виды схем!1и2:12(при стабильн. стр-ре;дела группир.по структ.подразд.потом по хрон.),21(ifстр-ра фонд-ля изм-сь=>дела группир.снач.по годам)2и3:23(поtсозд.д-в,потом по ф-ям), 32(кажд.ф-ция,потом по гг.),2и4(применяются для систематизации единиц хранения фондов бесструктурных организаций, — сначала по хронологии, и внутри каждого года по видам единиц хранения; или же сначала по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), и внутри каждого вида по хронологии.)

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации единиц хранения применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также к отдельным архивным коллекциям.

Для д-ов ЛП3 признака: 1.тематический,2.авториский,3.номинальный. Единая схема систематизации отсутствует!! Д-ты систем-ся так: биографические(личные)__по служебной,общественной деятельности__рукописи__переписка__д-ты имущественно-хозяйственного и бытового характера__д-ты ИЗО хар-ра. Расположение зависит от того,какая деят-ть была основной.

АК: системат-ия определяется темой коллекции и составом дел коллекции. Возможна группировка по авторскому признаку. Если коллекция б.создана по тематическому признаку,то группы м.б.расположены в порядке значимости тем или по хронологии.

КФФД: кино-документы по видам- фильмы,сюжеты,журналы.Фото-негативы,позитивы,фотоальбомы.

Д/объед.АФосн-й классификац.ед-цей б.АФ,эти АФраспол.в опред.посл-сти,в зав-ти от фонд-ля и пр-ков на основ.кот.б.созд.Объед.АФ.

!!!!!Правила:1.дела относятся к тому году,когда начато делопроизводство 2.планы,отчеты,сметы-относятся к тому году, за кот.они составлялись 3.дела,кот.начаты в одном подразделении,а закончены в др., они относятся к тому в кот.б.закончены 4.в пределах года или хронологического периода дела располаг.по значимости структурных подразделений(закрепленных в штатном расписании или номентлатуре)

Способы классиф.д-в:1)непоср-я группир.и располож.д-в(наиб.трудоемк,д/ФФ со smallVдел;групир.по основн. разделам,thanпо рубрикам)2)карточн(кажд.ед.хр/дело опис-тся на карт-ке,котthanгруппир-тся).

27.Понятие и принципы комплектования Архивного фонда РФ. Предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах.Повседневная, кропотливая работа по систематическому пополнению государственных (муниципальных) архивов документами АФ РФ в соответствии с их профилем -комплектование архива. Главная цель комплектования - наиболее полная концентрация ценных документов в государственных (муниципальных) архивах.Принципами комплектования архивов являются: 1. Принадлежность документов к составу АФ РФ 2. Соблюдение прав собственности на документы З. Происхождение и территориальная принадлежность документов 4. Недробимость фондов. Зародившееся в конце 50-х гг.XXв. деление организаций на источники и неисточники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнувсвоего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" и "Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий, являющихся и неявляющихся источниками комплектования архивов".Правовой основой комплектования архивовявляется архивное законодательство. В состав работ покомплектованию архива входят* определение источников комплектования архива в соответствии с его профилем; *определение состава документов, подлежащих приему в архив* прием документов в архив. Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через15 лет, областного -10 лет, районного -5 лет.В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков.

Предельные сроки хранения документовв организациях установлены в ФЗ «об архивном деле в РФ» и перечнях документов. Так,15 летхранятся документы в федеральных органах государственной власти, иных государственных органах РФ (в том числе органах прокуратуры РФ, Центризбиркоме, Счетной палате Рф, Центробанке РФ), а также государственных внебюджетных фондах и федеральных организациях;10 лет- в органах государственной власти, иных государственных органах и организациях субъектов РФ;5 лет- в органах МСУ и муниципальных организациях.100 летзаписи актов гражданского состояния;75 лет- документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда;20 летпроектная документация по кап. строительству;20 лет-технологическая и конструкторская документация:20 лет- патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец;15 лет- научная документация;5 лет- кино- и фотодокументы;3 года- видео- и фонодокументы.

28.Источники комплектования государственных и ведомственных архивов. Критерии определения источников комплектования государственных архивов.Источники комплектования - это юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Р) гУ,’’’I !етоттгг’ ‘п ‘‘.., - состава и содержания создаваемых в них документов. - степени отражения этими документами различных сторон жизни общества.Источниками комплектования ведомственного архиваявляются структурные подразделения самого учреждения, а также подведомственные организации, если это установлено положением об архиве. Наряду с документами самого учреждения в ведомственный архив сдаются дела различных общественных, спортивных и других организаций, а также документы работников данного учреждения.Источниками комплектования гос (муниц) архивов являются учреждения, организации. Правовой основой для работы по определению источников комлектования является ФЗ «Об архивном деле в РФ». Разработаны специальные критерии, по которым производится отнесение ф\о к источникам комплектования архива. В зависимости от организационно-правовой формы организации они либо подлежат обязательной передаче на государственное хранение (организации государственной или муниципальной форм собственности) либо передают свои документы на основе договора (организации других форм собственности).

Нач. с 60-х гг.шла работа по разработке критериев. Сначала для организацийб. 3 критерия:1.значение учрежд.в органах власти,управлении,отрасли;2.полнота отражения деят-ти орг-ции в док-тах вышестоящей орг-ции;3.соответствие д-ов профилю архива.Для граждан:1.значение творческой и обществ.деят-ти;2.история фонда,насколько полно сохранились документы;3.взаимосвязь фонда с другими комплексами док-ов. На основании этих критериев Росархив разработал примерные списки орг-ий,док.кот.подлежат передаче в архив. Б.4 списка, 1-2 это учр.,док.кот.представляют научную и политическую ценность,обязательно передавались на хранение; 3- учр.,док.кот.могли представлять опред.ценность, надо б.отбрать ценные;4- учр.,док.кот.носили оперативный,справочный хар-р,док. не принимались (аптеки, автобазы,почты-обслуживающие орг.). Кажд.архив разрабатывал собственные списки. В 1987 г.вновь вышли примерные списки, 4 группа в них уже не содежалась. В 1998 Росархив разрабатывает рекомендации по составлению списков и б.переработаны критерии отбора!!!Новые Критерии:Признаки для юридических лиц1) Функционально-целевое назначение учреждения(Выполнение основных задач отрасли. уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах) 2)Полнота отражения информации деятельности учреждения в док-х других организаций (Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций).3)Масштаб деятельности (для негос)(Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников)4) Вид организации (для негос.) (Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур)5) Особая роль среди других подобных орг-й (для негос.).Признаки для физических лиц1) Роль лица в развитии науки, культуры и других областей деятельности.2) Роль лица в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества.3)Типичность арх док-в для данного времени (документы «рядовых» граждан).4)Родственные, дружеские, творческие связи лица, место работы, занимаемая должность.5) Состав и содержание собранных лицом архивных документов. Нормативно-методические вопросы по отнесению организаций к источникам комплектования решает Росархив (ЦЭПК). Вопрос об отнесении организации к составу источников комплектования конкретного архива рассматривается ЭПК органов управления арх делом субъектов федерации. Каждый архив должен иметьСписок источников комплектования.В состав источников комплектования включаются, как правило, только юридически самостоятельные организации. Документы таких структур, как советы директоров, собрания представителей и тп., принимаются в составе фондов тех организаций, при которых они действуют (акционерные общества и т.д.). В настоящее время при определении источников комплектования особое внимание следует уделять общественным организациям: партиям, союзам, движениям, студиям, клубам и др.

29.Прием документов на хранение, его организация и формы. Документы поступают на архивное хранение: #от источников комплектования#от ликвидирующихся организаций.#путем передачи документов из одного архива в другой.#путем приема арх Россики.Прием документов от источников комплектования. Организация приема зависит от организационно-правовой формы организации. Документы государственных органов, органов МСУ, ГУ или МУ- по истечении временных сроков хранения, установленных ФЗ «Об архивном деле в РФ». Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет самих организаций. Док-ты принимаются только по утвержденным и согласованным с ЭПК описям,с проверкой санитарных требований. Прием дел осуществляется по акту на основании описей.прием производится поединично,на каждой ставится штамп и шифр.Если док-ты поступают впервые-то историческая справка запрашивается у орг-ции. Документы АФ РФ, находящихся в частной собственности - в соответствии с условиями договора (соглашения). Исходя из условий договора, документы могут передаваться архиву:1. На постоянное хранение с передачей права собственности государству; 2. На определенное временное хранение, с последующим переходом права собственности государству;З. На временное (с указанием срока) или депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией. Механизм приемадокументов от ликвидированных организаций,зависит от организационно-правовой формы. Если ликвидируются гос. органы, органы МСУ, ГУ или МУ, то их док-ты, отнесенные к составу АФ РФ + док-ты по л/с + док-ты, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают в соответствующий архив.Если ликвидируются негосударственные организации, то док-ты, образовавшиеся в их деятельности и отнесенные к составу АФ РФ + док-ты по л/с + док-ты, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий архив на основании договора между ликвидатором и архивом. Механизмпередачи документов из одного архива в другойпроводится в соответствии с архивным законодательством субъекта федерации. Последний источник пополнения архива документами-«архивная Россика». Архивной Россикой принято называть документы по истории России, находящиеся зарубежом. К их числу относятся документы:# российского происхождения, по каким-то причинам в настоящее время находящиеся за пределами РФ. # зарубежного происхождения, которые имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для России. Прием архивной Россики осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных док-в или их копий, обмене копиями док-в. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства той страны, откуда передаются документы. В договоре о приеме могут оговариваться особые условия использования переданных документов.Формы приема:Полная форма (1) предполагает, что от организации принимается весь комплекс документов постоянного хранения, а также документы с пометкой ЭПК.Выборочная- делится на повидовую (2.1.) и групповую (2.2.). Повидовая и групповая выборочные формы отличаются друг от друга по принципу: • все от избранных (групповой); • немногое от всех (повидовой).

30.Экспертиза ценности документов. Критерии ЭЦД. ЭЦД- это изучение док-в на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав АФ РФ. Основы ЭЦ б.заложены в 14-18 вв. В 19в приступили к разработке правил ЭЦД из-за переполнения архивов.такая работа по разбору док-ов еще не б.ЭЦД,ее задачи б.гораздо уже-отбор документов,которые еще не потеряли значимость. Отрицательные черты:-разборкой занимались не специалисты,-док-ты разбирались не регулярно,а по мере накопления,-каждое ведомство имело свои подходы в этой работе. В 19в.высказываются предложения по выработке правил этой работы,появляется термин экспетиза. Самоквасов-доклад о необходимости выработки основ Э. В 1839-53гг. разрабатываются перечни министерств и др.учреждений.эти циркуляры предписывали оставлять на хранении д-ты,имеющие историческое значение,но остаавлись те,кот.имели практическое. После 1917г. ЭЦД уделяется большое внимание. Декрет от 1 июня 18г. придал ЭЦД государственное значение.

ЭЦ проводится на основе: - действующего архивного законодательства; - различных перечней документов и номенклатур дел; - нормативно-методических документов Росархива. Принципы ЭЦД:-историзма,д.б.в основе оценки любого док-та;-всесторонность и комплексность – оценка док-ов со всех сторон и со всех фактов,прогнозируются интересы последующих поколений. Задачи ЭЦД- установление сроков хранения док-в, несущих оперативную информацию справочного характера;- определение состава док-в организации, которые содержат ценную информацию и, следовательно, подлежат отбору на постоянное хранение; - установление профильности док-в тому или иному архиву; - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных док-в; - определение уникальных и особо ценных дел и документов.Этапы:- в делопроизводстве, - в ведомственном архиве, - государственном или муниципальном архиве. ЭЦД производится при помощи ряда критериев-Критерии ЭЦ- это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. • критерий оценки происхождения документов; • критерий содержания документов; • критерий внешних особенностей документов Каждый из критериев имеет свой набор признаков.Критерий происхождения: - значением учреждения или лица в жизни общества (чем значительнее роль учреждения или лица, тем ценнее его док-ты) - значимостью событий (явлений, предмета), отраженных в документах (чем больше влияния оказывает событие на развитие какой-либо области жизни общества или человека, тем ценнее док-ты, в которых оно отражено) - временем и местом образования документов (лредпочтение следует отдавать док-там, созданным одновременно с собьпием или вскоре после него; док-там созданным там, где происходило событие или в непосредственной близости к нему).Критерий содержания: - значением имеющейся в документе информации (основного внимания заслуживают док-ты, которые содержат новые, обобщенные или единственные свидетельства о существенных событиях, предметах или явлениях) - повторяемостью документной информации (ценнее тот документ, в котором, содержащиеся в нем сведения, отражены в меньшем объеме других документов) - целевым назначением документов (наибольшую ценность имеют документы, в которых отражены вопросы основной деятельности учреждения)Критерий внешних особенностей документов: -подлинностью(предпочтение отдается подлинным экземплярам. а при их отсутствии - заверенным копиям). -юридической силой документа. (Этот критерий очень сильно примыкает к предыдущему, т.к. юридическую силу имеют главным образом подлинники. Ряд категорий д-в — договора, планы и отчеты, разного рода акты, составляются в нескольких экземплярах, каждый из кот. является подлинником. В ряде случаев, юридическую силу имеют соответствутощим образом оформленные копии — удостоверения об образовании. акты гражд.состояния, и выписки (из приказов, протоколов и тд.). -наличием резолюций, виз, помет на документе (пометы определяют характер исполнения и дополняют содержание док-та, повышают его научное и практическое значение) -внешним видомдокумента, формой передачи содержания, удостоверением и оформлением документов, в том числе художественными, палеографическими, языковыми и другими особенностями документов (эти критерии только усиливают ценность документа) -физическим состояниемдокументов (предпочтение отдается тем экземплярам док-та, которые лучше сохранились. Но следует иметь ввиду, что док-ты особой ценности, должны сохраняться, как бы сильно они не были испорчены. Другой случай, когда может быть применен данный критерий. Сильно испорчен какой-то документ (приказ, годовой отчет и др.), но имеется второй или даже третий его экземпляры. Рекомендуется подлинник не уничтожать, а принять на хранение вместе с копиями, которыми и будут пользоваться при необходимости).

31.Перечни документов. Типы и виды перечней документов.Перечни документов - систематизированные списки документов учреждений, содержание нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием на государственное хранениекоторых обязателен. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

Задачи перечней:1.определяют комплекс д-в,кот.подлежат вечному хранению 2.определяют состав д-в,кот.будут храниться в архивах 3.определяют сроки хр.д-ов с временным хранением 4.унифицируют сроки хр.для однотипных д-в 5.позволяют оперативно уничтожить ненужные д-ты.

Первые перечни б.разработаны в 1836-53гг.-перечни военного ведомства, МВД,учреждений губернских правлений. Перечень военного мин-ва:«Правила военного минис-ва о порядке хранения и уничтожения решенных дел»1836г.-он был взят за основу всеми др.мин-ми.Все д-ты там делились на 3 группы:1.не подлежащих хр.в архиве-срочные дела,не имеющие исторической важности 2.временного хр.-временная отчетность,дела о низших чинах,док-ты по личному составу 3.д-ты постоянного хр.-законодательные нормы,годовые отчеты,военно-судебные дела высших чинов. В 20-е гг. 20в.разраб-ся след.перечни: 1.перечень от Декрета 31 марта 1919г. «о хранении и уничтожении арх.дел.»-дела, не имеющие исторического,политич,экономич.значения уничтожались.2.июль 1925г. «инструкция Центрархива СССР о работе разборочной комиссии». Кон.20-х гг.-макулатурная кампания-уничтожение многих д-ов. Работа по разработке типовых перечней началась в кон.30-х гг. сейчас сложилась целая сис-ма перечней!!!!

Если исходить из целевого назначения, то можно выделить 2 группы перечней: первая группа - перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе - перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в госархивы.

Различают: в соответствии с делением перечней по срокам хранения З типа перечней: - перечни с указанием сроков хранения - перечни документов только с постоянными сроками хранения - перечни документов постоянного и долговременного сроков хранения

в зависимости от категории учреждений, применяющих перечни З вида: -типовые(перечни для всех учреждений).они предназначены унифицировать однородную типовую документацию.они определяют сос-в док-ов,кот подлежат передаче в архив.пример: 1.«п.типовых док-ов,образующихся в деят-ти гос.комитетов,мин-в,вед-в и др.орг-ций и предп-ий с указанием сроков хр.» 1989г. 2.«перечень типовых управленческих док-ов с указанием ср.хр.» 2000г. 3.«управленческие док-ты постоянного срока хранения,образующихся в деят-ти негосуд.коммерческих орг-ий» 1996г.

- примерные (перечни для однородных организаций, например коммерческих банков).пример: 1.«прим.пер.док-ов,образующихся в деят-ти кредитных орг-ий с указанием ср.хр.» 2000г.2.«п.п. д-в,образ-ся в процессе акционирования орг-ий и предприятий и дальнейшей их деятельности.»1997г.ижевск

- ведомственные (т.е. по определенной отрасли деятельности).справочники о составе и содержании док-ов орг-ий одной отрасли-максимальный охват всех видов д-в в соответствии с видами и формами деят-ти отрасли с указанием сроков хранения для каждого вида д-та.типовая докумен-ия обязательно входит в ведомственные перечни. Обязательно входят разделы,отражающие специфические функции орган-ии.Пример:1.«п.мин-ва морского флота» 2.«п. д-в системы гостелерадио СССР»

Структура перечня:1.Основная –описательные статьи,кот.систематизированы в соответствии с классификационной схемой и пронумерованы в порядке сквозной валовой нумериции. 2.Вспомогательная\справочный аппарат- *титульный лист с названием и выходными данными;*указания по примечанию;*список сокращений;*указатель видов д-ов.

Типовой перечень 2000г. применяется для всех орг-ий:госуд.и негосуд. применяется для разработки номенклатуры дел.

Несмотря на наличие перечней необходимо непосредственн.изучение д-ов,перечни быстро устаревают, перечни не имеют обратной силы(нельзя современными перечнями отбирать д-ты на хранение 20-х гг.)

32.Система экспертных органов, их задачи и функции. Система экспертных органов состоит изтрех звеньев: 1. Росархив (ЦЭПК) 2. Архивные учреждения и архивные органы субъектов РФ (ЭПК) 3. Учреждения и организации (ЭК). ЭК должна б.создана в каждом учреждении независимо от форм собственности, ЭПК при органе управления архивным делом субъекта федерации или федеральном архиве имеет полномочия давать организационно-методические указания ЭК. ЦЭПК действует при Росархиве.Задача экспертного органа любого звена — сохранить наиболее ценные документы по истории России, т.е. проведение ЭЦД.Функции и праваЭК, ЭПК и ЦЭПК, а также организация ее работы определяются положением о них. ЭК, ЭПК и ЦЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Деятельность любой ЭК протоколируется. Протоколы утверждаются руководителем и только после этого их решения вступают в силу.Функции ЭК*рассматривают и одобряют проекты номенклатур дел * рассматривают графики передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения, а также государственный (мун.) архив * проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив организации. Это наиболее значимая функция, т.к. от ее реализации зависит в дальнейшем качество состава АФ РФ в целом и ряд других. * рассматривают и одобряют акты на уничтожение документов и дел * рассматривают вопросы о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения * вносят на рассмотрение ЭПК архивного органа предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и другие.Функции ЭПК: * рассматривает списки организаций, учреждений, которые будут передавать документы на хранение в архивы * рассматривает номенклатуры (перечни) документов, подлежащих приему в архивы * рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, которые устанавливаются типовыми или ведомственными перечнями *- рассматривает все виды описей дел и актов о выделении к уничтожению * заслушивает ЭК организаций и оказывает им помощь * и ряд других.Функции ЦЭПК: * разрабатывает принципы комплектования АФ РФ* разрабатывает принципы ЭЦД и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых будет производиться прием документов в архивы.* разработка типовых перечней документов и рассмотрение примерных и ведомственных перечней документов. *- определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и другие. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор только на основании заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения.

Подшивка вновь сформированных дел проводится только после завершения экспертизы ценности дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт и описи согласовываются ЭК организации и представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

33.Учетные документы гос-х архивов, их целевое назначение и требование к ведению.Учетный документ - документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние арх документов в единицах учета. Учетные документы архива делятся на внутренние и док-ты централизованного учета. Д-ты внутреннего учета: на основные и вспомогательные. Сос-в осн-х учетных док-в определяется Правилами работы архивов и является обязательным. Состав вспомогательных - определяется каждым архивом самостоятельно исходя из практических потребностей..Основные: книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, описи дел и документов.- книга учета поступлений. Ведется для учета каждого поступления документов, а также количества, состава и состояния документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период (полгода, год).- список фондов. Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, коллекций и присвоения им номеров по мере поступлсi(ия. По списку фондов ведется учет как поступивших, так и выбывших фондов и коллекций. - лист фонда. для учета количества и состава описей и их нумерации, а также учета количества, состава и состояния документов конкретного фонда. В листах фондов фиксируются и изменения в названии фондообразователя или фонда. Лист фонда — многофункциональный учетный документ.- опись дел и документов. Обеспечивает поединичный и суммарный учет дел; закрепляет порядок систематизации единиц хранения, а также обеспечивает учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись. Описи являются основой для ведения других учетных документов.Дело фонда — дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда.В дело фонда помещаются: историческая справка о ф\о; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке материалов; акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к уничтожению, как не подлежащих хранению; акты проверки наличия исостояния материалов; акты о неисправимом повреждении материалов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзоры фонда; справки об использовании материалов фонда и др. К числувспомогательных учетных док-в относятся реестры описей, карточки и книги учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов и другие.Требования к ведению основных учетных докуметов.1.Учет документов разных исторических периодов ведется раздельно. В связи с этим в архивах, хранящих документы за период до 1917 и после 1917 года, книги учета поступлений, списки и листы фондов ведутся по каждому из периодов с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Номера фондов за период с 1917 года в архивах, хранящих документы обоих периодов, должны иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера чертой. Например: Р1, Р-5б7 и т.д. Номера фондов бывших партийных архивов, включенных в структуру государственных архивов на правах архивохранилищ (отделов), должны иметь индекс «П» (по аналогии с индексацией фондов за период с 1917 г.).2.Перенумерация фондов производится в исключительных случаях с разрешения вышестоящего органа управления архивным делом.3. Изменения в учетные документы вносятся только на основании актов.Важное место в системе учетных документов занимаетдело фонда, которое состоит из комплекса документов по истории фондообразователя и фонда и ведется на каждый архивный фонд (коллекцию). Для ведения централизованного государственного учета документов предусмотреныпаспортархива;карточка фонда;сведенияоб изменениях в составе и объеме фондов на 01.01. г.;сведенияо состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования федеральных, государственных, районных и городских архивов на 1 дек. Ведение государственного учета документов может осуществляться как в традиционном, так и автоматизированном режиме.

34.Учет документов АФ РФ; понятие, принципы и порядок учета. Учет документов в архивных органах. Учет архивных документов - это определение количества, состава и состояния документов в учетных единицах и регистрация (фиксация) этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все арх документы, входящие в состав АФ РФ, независимо от: содержания, подлинности, способов воспроизведения, места и стадии их хранения. Принципы:Принцип централизации- предполагает взаимодействие Росархива, органов и учреждений его системы с государственными музеями и библиотеками, научными и научноотраслевыми архивами Российской академии наук, организациями - источниками комплектования архивных учреждений, а также юридическими и физическими лицами, которые являются собственниками документов АФ РФ. Порядок взаимодействия между ними определяется Регламентом государственного учета документов АФ РФ (зарегистрирован Минюстом 8 июля 1997 г.) и предполагает представление в обязательном порядке документы централизованного государственного учета.Принцип унификации- означает преемственность учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, т.е. в делопроизводстве, в ведомственных, муниципальных и государственных архивах действуют единые системы основных учетных документов. Например; опись.Принцип динамичности– означает, что любое движение д-в архива(поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах. достигается это, во-первых, оперативным внесением изменений в учетные документы. Во-вторых, периодическим представление сведений об изменениях в составе и объеме фондов в фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов федерации, а затем ЦФК Росархива. Причем, в учетных документах архивных учреждений и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие, даже одной единицы хранения.Принцип полноты и достоверности- означает, что цифры учетных документов должны отражать реальное количество документов в архиве. Давно уничтоженные или переданные по принадлежности документы не должны числиться хранящимися, иначе будет искажена вся статистическая картина не только конкретного архива или региона, но и отрасли в целом.Объектом учета является сам архивный документ. Однако документы, как правило, не хранятся обособленно друг от друга, а объединяются между собой по каким-либо признакам в различные совокупности (комплексы), с помощью которых и измеряется АФ.Единицей учета архивных документов является единица измерения количества документов в архиве. Три основные учетные единицы архивных документов: *архивный фонд со всеми его разновидностями (объединенный, личного происхождения, архивная коллекция и др.) * единица хранения * отдельный обособленный документ. Учет производится путем присвоения единицам хранения архивных шифров и ведения определенных учетных документов.Требования,предъявляемые к учету:Во-первых, должен быть заведен полный комплекс нормативно установленных основных учетных д-в.Во-вторых, учет должен быть достоверным (соответствие количества документов по учетным формам их фактическому наличию в архиве + сбалансированность учетных показателей, т. е. соответствие данных об объеме и составе фондов и дел, зафиксированное в разных учетных документах).В-третьих, хорошее физическое состояние самих учетных документов, те. учетные документы должны строго соответствовать установленным формам; должно проводиться обязательное документирование всех (даже самых незначительных) изменений в составе и объеме фондов в соответствующих актах; любое изменение в объеме и составе фондов должно проводиться своевременно и оперативно; изменения должны вноситься одновременно во все необходимые учетные документы. Ведение гос учета документов может осуществляться как в традиционном, так и автоматизированном режиме. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВНЫХ ОРГАНАХ.Задачи:* контроль за состоянием АФ конкретного региона в целом; * контроль за правильностью фондирования документов в каждом конкретном архиве; * контроль за распределением документов между архивами. Учет в арх органах ведется в двух направлениях. 1)ведение статистического учета. Статистический учет осуществляется в паспортах архивов, форма которых утверждена Регламентом государственного учета документов АФ РФ. Паспорта всех архивов ежегодно направляются в орган управления архивным делом субъекта федерации, и на их основе составляется сводный паспорт по региону. Данные сводных паспортов краев, областей и т.д. суммируются и составляют сведения об объеме АФ РФ. 2) концентрация учетных сведений непосредственно по архивным фондам путем создания фондовых каталогов, так называемый пофондовый учет, который осуществляется при помощи фондовых каталогов. Фондовые каталоги составляются из фондовых карточек установленного образца, представляемых государственными и муниципальными архивами в архивные органы. Учет документальных материалов хранящихся в библиотеках, музеях - также путем представления паспортов в архивные органы и Росархив.

35.Архивная опись: понятие, основные функции, виды описей. Основные требования к составлению описей. Пути повышения информационного уровня описей. Архивная опись — это справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета, а также для закрепления их систематизации внутри фонда. (Классификация документов внутри фонда закрепляется описью).Функции:Информационнаяфункция заключается в описании каждого дела и прежде всего заголовка дела, который раскрывает видовой состав документов и их содержание.Учетная функция состоит в указании количества единиц хранения в фонде.Классификационнаяфункция закрепляет и отражает наиболее рациональное расположение дел в фонде.Опись состоит из двух частей: - собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), которые завершаются итоговой записью, - и справочного аппарата к описи: заглавный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, переводные таблицы и итоговая запись.Методика составления описи- систематизация дел в пределах архивного фонда на основе классификационной схемы Составление описи проходит в З этапа: 1) разработка классификационной схемы дел фонда. 2)собственно классификация дел согласно схеме. 3) составление (оформление) описи. Классификационная схема основывается на применении 7 признаков: структурный, хронологический, функциональный (отраслевой, тематический, предметно-вопросный), номинальный, корреспондентский, географический, авторский. Опись имеет строго унифицированную форму и представляет собой перечень описательных статей, каждая из которых представляет собой совокупность сведений о единице хранения. Каждая описательная статья описи имеет определенный набор элементов. Это: • порядковый номер • делопроизводственный индекс • заголовок дела, а в ряде случаев и аннотации документов • крайние даты док-в дела • количество листов в деле • примечания Каждый элемент описательной статьи выполняет определенную функцию и ему соответствует своя графа в листе описи. В конце описи “Итоговая запись к описи”.Случаи составления описей в гос.и муниц.архивах: 1.поступление в россыпи;2.некачественная опись;3.док-ты личного происхождения . усовершенствование и переработка описи производится в исключительных случаях. Включает в себя:1. изучение дел с проведением ЭЦ, 2. уточнение их фондовой принадлежности, З. составление или уточнение заголовков дел, 4. определение или уточнение датировки дел,Усовершенствование— Повышение информативности описи, без проведения пересистематизации дел, внесенных в опись: редактирование заголовков и составление справочного аппарата к описи (если его не было) или отдельных его элементов.Переработка — это «перестройка» фонда, которая включает в себя уточнение фондовой принадлежности, состава документов и самое главное происходит пересистематизация дел фонда.

36.Описание документов и дел: понятие, уровни описания. Основные информационные характеристики описания дел. Описание док-в и дел – создание вторичной документной информации. Заключается в выявлении и определении информационных характеристик и закрепление их письменно на обложке дел. Уровни описания: - описаниена уровне фонда(составление описи), -на уровне дела (выявление информационных характеристик и их письменное обозначение на обложках дел.)- документа

Инф характеристики дел:

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства(полностью и им.падеже,наименование вышестоящей организации-офиц.сокращение или аббревиатура в круглых скобках,есла название менялось, то оно указывается все за период док-ов в деле)

- название структурной части (в им.падеже,- «-,функции:руководство,планирование, контроль и т.д.)

- индекс дела по номенклатуре - заголовок дела (ТИПЫ:простые(чаще для управленческой док-ции),обобщенные(состовляются,если деласформированы из док-ов разных авторов содержания,корреспондентов),сложные(в случае,если дело б.сформировано из док-ов без принципа),типовые(нужен для облегчения описания для однородных дел). Заголовок должен б.точный,краткий,литературно-грамотный,объективный. Степень подробности зависит от ценности д-в и их содержания.

- крайние даты(заведения и окончания в делопроизводстве.на документе-дата составления. Даты для распорядительной док-ции ук-ть по дате подписания,ввода в действие,публикации. Крайние даты для планово-отчетной док-ции не прост-ся. Если в деле есть приложение,не соответсвующее датам док-ов это оговаривается с новой строки. Крайние даты копий пишутся по дате их создания,а даты подлинников оговариваются в заголовке. Если дело начато и закончено в разных учреж-ях,то пишутся даты начала заведения дела,передачи, и окончания. Сначала указывается число,потом месяц,потом год, и лучше словесно-цифровым способом. Даты указываются в стиле документа.)

- количество листов(исходя из нумерации)

- архивный шифр

Помните! даты указываются по тому стилю, по какому датированы сами документы. Перевод на другой стиль делается только в двух случаях. 1. Если датируется дело, которое содержит документы, относящиеся ко времени перевода в советской России старого стиля на новый, т.е. с 14 февраля по 1 июля 1918 г. для документов этого периода сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках по старому. Например: 8 мая (25 апреля) 1918 г. 2. Если датируется дело, которое содержит документы, образовавшиеся до перевода старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках — по новому. Если полные даты дела или отдельные их элементы (месяц) определить точно сложно, то выводят приблизительную датировку. Пределы колебаний обязательно оговариваются, а даты или отдельные их элементы заклчаются в квадратные скобки. Например: [не ранее 1919 года]; [не ранее апреля — не позднее мая] 1945 г [не ранее 14] февраля 1988 г; 28 [мая] 1977 г. и т.д.

37. Система НСА архива. Основные виды архивных справочников. НСА— совокупность вторичной документной информации, которая определенным образом структурируется и размещается по архивным справочникам и базам данных, предназначенным для поиска документов и документной информации.

Необходимость учета и раскрытие состава-причины появления справочников в 19в.Не б.единого мнения в вопросах разработки НСА:2 точки зрения:1-Калачов,Истомин,Востоков-максимально полное расрытие содержания д-та с цитированием. 2-Самоквасов,Строев-приоритет должны иметь инвентарные описи,кот.выполняют две функции:учет и с их помощью можно найти нужные док-ты. Т.о. справочники не представляли собой единой унифицированной системы,каждый архив имел свой справочник.справочники б.идеологизированы,описывались те док-ты,в кот.б.заинтересован господствующий класс. После 1917г.началась работа по выработке единых правил для составления справочников.но настоящая работа началась лишь в 60-е гг. 1963г.принято постановление совета министров СССР «О мерах по улучшению арх.док-ов в СССР» этог было толчком для развития НСА. В Главархиве был образован отдел по разработке справочников и НСА. В 1989г.б.разработана система по совершенствованию НСА на 5 лет.(каждый справочник омет присущее только ему название,не дублирующее др.справочники, система арх.справочников охватывает всю совокупность д-в,каждый справочник унифицирован,но может иметь собственные особенности.

Система НСА к док-там— комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, Бд о составе и содержании документов. НСА состоит из обязательных и дополнительных элементов. Недостатки НСА:1.в большинстве арх.НСА не обеспечивает потребности пользователей;2.мало в архиве справочников по крупным комплексам документов;3.не во всех архивах при наличии справочников возможно отражение всех документов.

Обязательнымиэлементами НСА являются опись, путеводитель по фондам архива, каталоги, Бд. Все они выполняют функции архивных справочников. К числудополнительных элементовСНСА относятся указатели, обзоры документов. При создании и развитии СНСА применяется диференцированный подход, он заключается в:

- выборе наиболее целесообразного состава архивных справочников и БД,

- использовании единой методики составления и усовершенствования описей,

- установлении очередности работ с фондами в зависимости от их информационной значимости, характера их документов, состава и состояния имеющегося НСА к ним, а также в зависимости от практических потребностей.

В первую очередьнеобходимо создавать НСА к документам фондов тех организаций, которые содержат многостороннюю и межотраслевую информацию (органы власти), а также для фондов личного происхождения и фондов, содержащих ОЦ и Уд. Вовторую очередьНСА должен составляться для фондов организаций, которые содержат информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности. Впоследнюю очередьНСА создается к фондам организаций, которые содержат информацию по одной теме или дополняющую информацию из вышеуказанных фондов. Архивные справочники делятся: 1. В зависимости отцелевого назначенияна: описи, путеводители, каталоги, указатели, обзоры, БД. 2. В зависимостиот состава и содержания документовна: межархивные, межфондовые, внутрифондовые.Межархивные справочники позволяют осуществлять поиск информации по документам группы архивов в масштабах всей страны или отдельного региона.Межфондовыесправочники обеспечивают поиск информации по нескольким фондам одного архива.Внутрифондовые — служат для поиска документов в пределах конкретного фонда.Путеводитель - содержит сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначен для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и д-в), которые составляют его основную часть, и справочного аппарата (титульного листа, содержания, предисловия, списка сокращений, приложений, указателей).Каждый путеводитель имеет свою схему построения.КАТАЛОГ- межфондовый архивный справочник. Содержит информацию о содержании документов архива. Подразделяются на систематические и тематические (именной, географический, объектный).УКАЗАТЕЛЬ- архивный справочник, кот. представляет собой перечень названий предметов, упоминаемых в архивных д-х. Составляется по алф-му, сис-му или по какому-либо др признаку. Обязательно указываются поисковые данные док-в.Виды указателей: *предметный и его разновидности (темат, именной, геогр и тд) * хронологический. Указатели могут бытьмежархивными, межфондовыми, внутрифондовыми. По форме указатели делятся наэлектронные, листовыеиликарточные. По структуре рубрик –глухие(предметные понятия и их поисковые данные) ианнотированные(предметные понятия сопровождаются пояснениями).ОБЗОР- архивный справочник, который включает в себя систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Виды: обзор фонда(для док-ов 1 фонда,но по всем вопросам) и тематический обзор(охватываются все фонды по данной теме).

Автоматизированный НСА (АНСА)- совокупность описаний документов, помещенных в Бд. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА.

38. Цели и орг формы исп-я арх д-в. Использование арх д-в - применение пользователями и архивом арх д-в или инф-ии, кот. в них содержится. Цель - удовлетворение информационных потр-й граждан, общества, государства. Осн принципы- общедост-сть, откр-сть, законность поиска, получения и использования док-ой инф-ции. Формы использования:

1. Информационное обеспечение пользователей ретроспект-й инф-й:(исполнение различных категорий запросов. Запросы подразделяются наЗ категории:Тематический запрос— запрос о представлении информации по определенной теме (проблеме, событию или факту). Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.Генеалогический запрос— запрос, связанный с установлением родства, родственных связей двух или более лиц, историей семьи или рода.Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, который связан с обеепечением прав и законных интересов граждан (пенсионных).

2. Представление документов пользователям для исследований в чз:(Порядок работы пользователей с документами в чз, их права и обязанности определяются Правилами работы пользователей в чз.Архив обязан ознакомить пользоватевей с Правилами.Архив самостоятельно устанавливает очередность и время посещения ими чз)

З. Экспонирование документов на выставках (Выставка документов — это художественно оформленная подборка документов или их копий на определенную тему. Выставки бывают самостоятельные и совместные (межархивные и межотраслевые).В зависимости от географииучастников выставки делят на: международные, всёроссийские, региональные. В зависимостиот места проведениявыставки делятся на стационарные и передвижные. Повременифункционирования различают постоянно действующие и временные выставки. Разрабатывается тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план и составляется смета расходов выставки. В темат плане (концепции) опр-ся структура и содержание разделов выставки. На его основе производится выявление и отбор д-в, иллюстративного и др вспомогат материала. Тематико-экспозиционный план – аннотированный перечень отобранных д/экспонирования д-в с указанием их размеров и порядка расположения на стендах или в витринах. В него включается и перечень иллюстрированных и вспомогательных матер-в)

4. Использование арх д-в в СМИ;

5. Проведение инф мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, уставных журналов, читатсльских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использ. Док-в;

6. Выдача документов во временное пользование (Выдаются организациям и физическим лицам -фондообразователям сроком на один месяц.ПО запросам судебных и правоохр органов на срок до б мес; для выставок - срок оговаривается в договоре. Выдача оформл-ся актом)

7. Публикация документов в различных формах (совокупность работ по подготовке док-х публ-ий (научный, научно-популярный и учебный).

39. Инф документы.7 инф док-в: арх справка, арх копия, арх выписка, инф письмо, тематический перечень д-в; темат подборка копий д-в, темат обзор д-в. Самые распостр: архивная справка, арх копия, арх выписка. Все 3 вида имеют три общих обязат эл-та:1. оформляются на бланке, т.к. являются официальными документами, имеющими юридическую силу. Исключение - арх копия (выписка), сделанные с помощью копир техники. 2. Поисковые данные документов. З. Подпись. В остальном они отличаются др от друга.арх справка - содержит обобщенную док-ю инф о предмете запроса. Составляется в произвольной форме.Арх копия- дословно воспроизводит весь текст документа каким-либо способом: машинописным, фотогр-ким, электрографическим или иным способом.Арх выписка -дословно воспроизводит часть текста документа, относящуюся к определенному факту, событию или лицу. Правила предусматривают еще четыре вида информационных документов. Это:Информационное письмо-письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя. В данном письме дается информация о наличие в архиве д-в по опр проблеме или теме.Темат перечень документов. Представляет собой систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов или ед хр по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных. Составляется как по инициативе архива,так и по запросу пользоват.Темат подборка копий документов. Это систематиз-ый комплекс копий д-в или их частей (фрагментов) по определенной теме (вопросу). Готовится архивом также по запросу пользователя или в иниц-м порядке. Темат подборка должна иметь:титульный лист, перечень документов, при необходимости историческую справку по теме запроса.Темат обзор документов. Чем-то напоминает информационное письмо, только шире. В тематическом обзоре содержатся сист-ие сведения о составе и содерж части документов какого-либо фонда (иногда группы фондов) по определенной теме.Оформлениеарх справок, арх выписок и арх копий. Составляются на бланке архива с обязательным обозначением названия д-та «Арх справка», «Арх выписка», «Арх копия». Изложение текста в справке дается в хронол-й послед-ти событий с указанием видов событий и дат, допускается в справке цитировать документы.Несовпадение отд-х данных д-в архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорятся в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в арх док-х, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имен, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках (“так в док-те”, “так в тексте оригинала”). В примечаниях по тексту справки оговариваются и неразборчиво написанные, исправленные автором и, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала. Они также оговариваются в скобках («так в тексте оригинала, «в тексте неразборчиво»). В архивной справкене допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию док-в, на основании которых составлена справка. В конце справки обязательно приводятся поисковые данные д-в, которые послужили основанием для ее составления (номера фонда. описи. дел, листов документов).