32. Виды отчетно- информационных документов и порядок их разработки

Годовой отчет о работе посольства или иного загранпредставительства.

Годовой отчет является главным информационным документом посольства или иного представительства. Он составляется один раз в году. В составлении годового отчета принимает участие весь дип состав посольства, так как документ отражает полный спектр событий, имевших место в данной стране пребывания и в отношениях с ней РФ. В отчете дается оценка внутриполитического положения в стране пребывания и тенденции его развития, краткая характеристика основных политических сил и лидеров, стоящих у власти.

Политическое письмо.

дип представительство или посол лично подготавливают политическое письмо, в котором должно быть изложено основное содержание проблемы, ставшей информационным поводом, проанализировано ее состояние, намечены варианты вероятного развития событий. Характерной чертой как информационного документа является обязательное присутствие в нем рекомендаций о тех шагах, которые должны быть предприняты российской стороной дня зашиты иди укрепления своих интересов.

Информационное письмо.

Его задачей является проинформировать соответствующее управление или департамент МИД о каком - то новом явлении,отмеченном в политике страны пребывания, о новых лицах, появившихся на политической арене, возникших политических партиях или организациях. ИП касается более мелких и частных событий, нежели политические письма. ИП может содержать краткий анализ затронутой проблемы и даже элементы прогноза, но ранг документа не требует формулирования рекомендаций и советов.

Справка.

Справки по различным областям внешней и внутренней политики, экономики, науки страны пребывания предназначены для изучения положения в той или иной стране, ее отношения к РФ. Они делятся на тематические (аналитические и информационные) и справки по схеме. Тематические справки имеют объем 6-8 листов текста в четкой лаконичной форме и содержат фактический материал со ссылкой на источники, анализ этого материала, оценки и выводы, возможно, предложения.

Информации.

Это короткие документы. Они не содержат элементов анализа и прогноза. Это конкретная, фактологическая информация по частным вопросам, предназначенная для использования в отделах, управлениях, департаментах.

Обзор печати, хроника событий.

Как правило, подготовку этого документа в посольствах поручают начинающим дипломатам (референтам, атташе), в задачу которых входит прорабатывать ежедневно всю получаемую посольством прессу, выбирать самые важные по значимости сообщения и составлять краткие аннотации по ним. Составление обзоров печати является первой практической пробой пера молодых дипломатов.

Записи бесед.

Записи бесед имеют многоцелевое назначение: во - первых, хорошо подготовленная и правильно проведенная беседа, как уже говорилось, может содержать очень интересные информационные сведения. Количество записей бесед определяет степень активности работы дипломата, а содержание их - профессиональную зрелость работника.

Политическая характеристика.

на государственных и общественных деятелей используются в практической работе министерства иностранных дел, его загранучреждений, а иногда доводятся и до правительственных инстанций. Они составляются на основании официальных источников, документов, печати, личных наблюдений дипломатов и содержат: биографические данные и социальное происхождение; политические взгляды деятеля; его партийную принадлежность и политические связи; имущественное положение; важные индивидуально-психологические особенности, симпатии и увлечения.

Шифртелеграммы.

выполняется тогда, когда возникает  необходимость доставить важную информацию в Центр в самые короткие сроки. Первые требования к шифрованной информации аналогичны политическому письму: обоснованность выбора темы, безотлагательная надобность.  Несмотря на необходимость зашифровки и последующей расшифровки текста, сокращения и малоизвестные аббревиатуры в нем не допускаются. Авторами шифротелеграмм выступают обычно  посол, или временный поверенный в делах, а первым адресатом – министр иностранных дел или его заместитель.