Заяви. Вимоги до їх оформлювання
Заява – особовий офіційний документ, що містить повідомлення, твердження або прохання.
Заяви бувають внутрішні та зовнішні, прості (одноаспектні) та складні (багатоаспектні).
Внутрішні заяви працівники установ здебільшого складають для вирішення кадрових питань про переведення, звільнення, надання відпустки.
Зовнішні заяви складаються здебільшого з питань приймання на роботу, зарахування на навчання, призначення на керівну виборну посаду.
Заяви прийнято оформлювати на форматі А4. Це забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона вкладається.
Реквізити заяви:
адресат (заяви адресуються керівнику організації чи його заступникові, у великих організаціях – керівникові самостійного структурного підрозділу);
відомості про автор цього номіналу документа (у зовнішніх заявах – прізвище, ім’я та по батькові, домашня адреса, телефон; обіймана посада, прізвище, ім’я та по батькові (прізвище, ініціал(и) – у внутрішніх заявах);
назва виду документа (Заява);
перелік документів із зазначенням кількості сторінок;
підпис автора;
дата заяви;
візи;
резолюція;
текст.
Багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа.
Адресат та відомості про автор цього номіналу документа подають у правому верхньому куті робочої площі документа (з орієнтовним відступом від межі лівого берега 92 мм); подаючи кожний інформаційний елемент заяви з окремого рядка. Зверніть увагу: у відомостях про адресанта не прийнято вживати прийменник “від”.
Відстань між реквізитами приблизно сягає 1,5 – 2 см., відстань між складовими реквізитів близько 6 – 7 мм. Дотримання розмірів берегів під час оформлювання цього номіналу документа – обов’язкове.
Організація тексту заяв
Текстова частина заяв містить прохання(висновок)ійого обґрунтування прохання (докази). Комплексної одиниці тексту заяв поділяються напредикативні(ключові, визначальні) тарелятивні(другорядні, підпорядковані предикативним).
Функцію предиката виконує дієслово першої особи у формі однини (Прошу), колективних заявах – у формі першої особи множини – (Просимо), що поєднується з неозначеною формою дієслова (що зробити?), і є концептуальним ядром у складі цілого комплексу повідомлення. Залежно функцій у виконанні певного управлінського завдання неозначена форма дієслова набуває таких форм: надати, звільнити, прийняти, зарахувати, перевести, нарахувати, перерахувати, оплатити, виплатити, сплатити тощо. На просторовому рівні ці ключові слова заяв подають з абзацу.
Релятивними елементами (факультативними стосовно домінуючого) можуть виступати:
залежні від неозначеної форми дієслова слова, що виступають ознакою, пояснюючи на що спрямована дія інформація (відпустку, з обійманої посади, на посаду економіста відділу зовнішньоекономічних зв’язків тощо;
термін висловлюваного автором прохання, реалізований граматичними формами (з, з …до, з.. по, , терміном на);
мотивація, організована за допомогою прийменникових конструкцій „у зв’язку з”, „з огляду на”, „через” „за” та дієприслівниками „зважаючи на” тощо. Наприклад: за власним бажанням, у зв’язку із зміною місця проживання, через хворобу, з огляду на потреби пройти курс санаторно-курортного лікування тощо. Іноді з метою логічного наголошення мотивів подання заяв цей предикативний елемент може розпочинати текстову частину.
Така структура предикативно-релятивного комплексу дає змогу досягти створення чіткої єдності повідомлення.
Рис. ....Структура предикативно-релятивного комплексу заяв
Пам’ятайте:
Не рекомендовано в заявах вживати надмірну кількість особових займенників типу: Ви, мене, Вас.
Текстову частину будують дотримуючись логічної послідовності викладу інформації.