курсоваааааааanna shekenia

23

Розглянемо декілька основних прикладів освітніх документів,

призначених саме для цієї сфери.

Навчальний план- основний нормативний документ закладу освіти, за допомогою якого здійснюється організація навчального процесу. Навчальний план містить у собі розподіл залікових кредитів між дисциплінами, графік навчального процесу, а також план навчального процесу за семестрами, який визначає перелік та обсяг вивчення навчальних дисциплін, форми проведення навчальних занять та їх обсяг, форми проведення поточного та підсумкового контролю, державної атестації.

Алфавітна книга запису учнів ведеться в кожній школі. До книги записуються всі учні школи. Щорічно в неї заносяться відомості про учнів нового прийому. Прізвища учнів до списку заносяться в алфавітному порядку,

незалежно від класів, у яких вони навчаються. Для кожної букви алфавіту відводяться окремі сторінки, і по кожній букві ведеться своя порядкова нумерація. Порядковий номер запису учнів у книзі є одночасно номером його особової справи. Вибуття учнів і закінчення ним школи оформляється наказом директора із зазначенням причини вибуття; одночасно в алфавітній книзі робиться запис: номер і дата наказу, вказується причина вибуття.

Особиста справа учнів ведеться в кожному навчальному закладі і на кожного учня з моменту надходження і до її закінчення. До особової справи учнів заносяться загальні відомості про учнів, підсумкові оцінки успішності за класами чи групами і записи про нагороди(похвальні грамоти, похвальна грамота, золота, срібна медаль).

Журнал успішності- державний документ встановленого зразка. Ці журнали зберігаються в архіві установи 5 років, потім останні листи з загальними відомостями і підсумковими відмітками учнів вилучаються,

формуються в одну книгу відповідного навчального року, така книга зберігається 25 років.

Журнал обліку пропущених і замінених уроків ведеться в кожній школі

24

заступником директора з навчально-методичної роботи. У нього заносяться відомості про пропущених і замінених уроків. Записи виконуються тільки на підставі правильно оформлених документів (наказів по школі, лікарняних листів, записів у класних журналах тощо).

Отже, проаналізувавши освіту як систему, ми прийшли до висновку, що освіта і є система, що всі компоненти в ній тісно взаємопов'язані і не можуть існувати окремо один від одного. До освітніх документів належать довідково-

інформаційні та розпорядчі документи(накази, акти, протоколи, заяви, доповідні та пояснювальні записки, журнали успішності, журнали обліку, особові справи,

навчальні плани, алфавітні книги запису учнів анотації, автореферати,

монографії і т.д.). Освітня система документації функціонує, але ще недостатньо сформована класифікація документів в цій системі.

2.3. Специфічні функції, ознаки, властивості документів у

спеціальній освітній системі документації

Документи в спеціальній освітній системі мають свої, властиві їм функції,

ознаки та властивості за якими їх можна відрізнити від інших типів документів.

До основних ознак освітніх документів належить наявність логічного змісту, адже будь-який документ має бути послідовним та логічно завершеним.

В журналах також повинна прослідковуватися послідовність змісту та логіка викладу інформації. Це можуть бути алфавітні списки, нумерації і т.д. Ці документи призначені саме для освітньої системи, а, отже, ними можуть користуватися лише працівники цієї системи. Документи повинні мати стабільну матеріальну форму для того, щоб передавати інформацію в часі та просторі, забезпечувати довготривале збереження та користування даними документами.

Отже, проаналізувавши ознаки документів у освітній системі ми дійшли висновку, що вони такі ж , як і загальні ознаки будь-якого документа.

25

Документи в освітній системі документації мають характерні властивості.

До них відносяться атрибутивність, тобто наявність основних складових, без яких він не може існувати. До атрибутивності можна віднести найменування документа. Саме для освітньої системи характерними є такі найменування: “наказ”, “акт”, “інструкція”, “протокол”, “план”, ”звіт”, “навчальний план”,

“робочий навчальний план школи”, “статут загальноосвітнього закладу”,

“алфавітна книга запису учнів”, “особиста справа учнів”, “класний журнал”,

“журнал факультативних занять”, “журнал успішності”, “журнал груп продовженого дня”, “Книга обліку бланків і видачі атестатів про основну загальну освіту”, “Книга обліку бланків і видачі атестатів про середню (повну)

освіту”, “Книга обліку видачі золотих та срібних медалей”, “Книга протоколів педагогічної ради школи”, “Книга наказів”, “Книга обліку особового складу педагогічних працівників”, “Журнал пропущених і замінених уроків”.

Таким чином, ми можемо сказати, що атрибутивність у документів освітньої системи відрізняється від інших документів.

Також до основних властивостей освітніх документів відноситься функціональнісь, тобто призначення документа для передачі певної інформації в часі та просторі. В освітніх документах це може бути інформація про учнів,

про викладачів, накази з особового складу, телефонограми з освітніх питань,

факси на навчальну тему і т.д.

Структурованість документів не залежно від галузі повинна бути однаковою, адже за ДСТУ 4163-2003 реквізити документів повинні мати зазначену в стандарті будову та місце розташування.

Документи в освітній системі мають свої загальні функції. До них належать: інформаційна(передача, зберігання інформації),

соціальна(задовольняє певну соціальну потребу) і культурна(засіб звязку між організаціями та суспільними структурами). Загальні функції освітніх документів нічим не відрізняються від загальних функцій будь-яких інших документів. Крім загальних всі документи мають свої спеціальні функції. До спеціальних функцій документів в освітній системі належать:

26

1. Управлінська або регулятивна функція. Вона полягає у створенні офіційно-ділових документів (наказів з особового складу працівників освіти,

протоколів із загальношкільних(загальновузівських) закладів, закони “Про освіту”, “Про середню освіту”, “Про дошкільну освіту”, статут школи, чи вищого навчального закладу і т.д.).

2.Правова, тобто здатність документа служити засобом доказування,

підтвердження будь-яких фактів, відомостей. Це можуть бути закони, а також різноманітні засвідчені документи, які містять факти про історію освітнього закладу, про учнів, які навчались чи навчаються в цьому закладі.

3. Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки,

кінофільми, відеофільми, компакт-диски, магнітні фонограми тощо.

4. Статистична функціяЗдатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації. В освіті це можуть бути різні види одного типу документів (“Книга обліку бланків і видачі атестатів про середню (повну)

освіту”, “Книга обліку видачі золотих та срібних медалей”, “Книга протоколів педагогічної ради школи”, “Книга наказів”, “Книга обліку особового складу педагогічних працівників”).

5. Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства. Наприклад, про те, що в якомусь навчальному закладі навчався видатний дослідник, чи артист, що в якомусь закладі було зроблене певне вартісне наукове відкриття.

Проаналізувавши функції, ознаки та властивості документів ми виявили,

що гіпотезу даної роботи спростовано.

За даними дослідження ми можемо запропонувати класифікацію

27

документів спеціальної освітньої системи документації:

1)документи, що становлять правову базу діяльності навчального закладу, нормативно-правові акти органів виконавчої влади;

2)організаційно-правова документаціястатут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції;

3)розпорядча документація-накази, рішення колегіальних органів(педагогічної ради, ради школи, батьківського комітету, піклувальної ради);

4)службові листи, факси, телефонограми;

5)документи щодо особового складу;

6)документи,що стосуються організації навчально-виховного процесу освітнього закладуперспективний план, річний план роботи, журнали обліку, класні журнали, тощо.

Отже, проаналізувавши загальні та спеціальні функції, ознаки та властивості документів в освітній системі документації, ми дійшли висновку,

що функції, ознаки та властивості освітніх документів відрізняються від документів в інших галузях управління

Висновки до другого розділу

Отже, виділивши загальні функції, ознаки та властивості документів безвідносно галузі, ми з'ясували, в якій послідовності потрібно характеризувати документи (ознаки, властивості та функції), бо ознака-зовнішня, властивість-

внутрішня, а функції визначаються з ознак та властивостей. Проаналізувавши значення спеціальної освітньої системи документації, ми можемо сказати, що освіта і є система, що всі компоненти в ній тісно взаємодіють один з одним.

Виявивши специфічні ознаки, властивості та функції документів в освітній системі, ми дійшли висновку, що вони суттєво відрізняються від загальних. Це зумовлено тим, що освітні документи призначені лише для однієї галузі і мають особливі ознаки, властивості та функції. Звідси ми робимо висновок, що гіпотезу спростовано.

28

РОЗДІЛ 3

ПРАКСЕОЛОГІЧНИЙ АНАЛІЗ ДОКУМЕНТІВ СПЕЦІАЛЬНОЇ ОСВІТНЬОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ: СУЧАСНИЙ СТАН ТА

ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ

3.1. Проблеми вивчення розвитку документів в освітній системі

Документи почали розвиватися ще з початком комунікаційного процесу,

який надав змогу людству йти в ногу з часом та створювати для особистісного та державного розвитку належні умови. З часом збільшувалися людські потреби, розвивалася система управління та у зв'язку з цим накопичувалася кількість документів. Для подальшого розвитку людини як особистості необхідно було збільшувати кількість та якість її знань, що було необхідним для створення міцної системи управління. Так з'явилася освітня система. Зі збільшенням кількості документів з'явилася потреба класифікувати їх за певними групами. Проблеми розроблення класифікації документів в даний час до кінця не вирішені. Об'єднання різних систем та підсистем документації нерідко обумовлювалось потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем.

До основних проблем розвитку документів в освітній системі належать:

1.Недостатньо сформована класифікація освітніх документів.

2.Проблеми, пов'язані з електронним документообігом(не всі організації переходять на електронний документообіг, цим самим вони сповільнюють свій розвиток в сучасних умовах).

3.Незнання стандартів працівниками.

Першою спробою класифікації документів у логічній послідовності на

групи, підгрупи й більш дрібні частини був розподіл, що грунтувався на ознаках змісту документа, його тематиці. Тематична ознака, що була взята за основу в бібліотекобібліографічної класифікації, у подальшому призвела до розробки

29

М. Д'юі варіантів Десятинної класифікації. Сьогодні цією класифікацією користується більшість бібліотек світу.

Досить активно проблема класифікації документів почала розроблятися лише з кінця 1960-х- початку 1970-х років у межах інформатики, книгота архівознавства, а у кінці 1980-х роківбібліотекота бібліографознавства.

Документаційне забезпечення управлінняважлива складова діяльності будьякої установи, підприємства, організації. Ведення документації й організація документообігу відіграють важливу роль у функціонуванні навчального закладу.

На сьогодні, в Україні до європейських вимог адаптовано новий перелік галузей знань і напрямів, за якими в Україні здійснюється підготовка фахівців за освітньо-кваліфікаційним рівнем бакалавра. Починаючи з 2007/2008

навчального року підготовка бакалаврів у вищих навчальних закладах здійснюється за 48 галузями та 141 напрямом (до цього підготовка здійснювалася за 17 галузями, 77 напрямами і 586 спеціальностями). У стадії розробки перебуває новий перелік спеціальностей з підготовки магістрів.

Здійснюються організаційні заходи із запровадження “Додатку до диплома” європейського зразка (Diploma Supplement). Це є поштовхом до створення нових стандартів для документації, в яких описуватимуться норми та правила складання і використання саме європейських документів.

На сучасному етапі розвитку суспільства система документації в освітніх установах недостатньо сформована. Це зумовлено постійним розвитком освітніх закладів, збільшенням кількості документації в різних сферах управління навчальним закладом. Міністерство освіти молоді та спорту України постійно вдосконалює освітню систему, вводить в цю систему все нові й нові форми робіт, призначених для студентів(учнів), управління якими вимагає документів інших форм. Це можуть бути такі документи як: навчальний план:

поглиблене та профільне вивчення предметів; інструкції по видам робіт;

ліцензія на здійснення платних послуг(при умові надання послуг), журнали обліку вхідної та вихідної кореспонденції, колективний договір між

30

адміністрацією і профспілковим комітетом(у разі наявності ) навчальні програми з видів спорту, затверджені Міністерством України у справах сім'ї,молоді та спорту;

Отже,провівши даний етап дослідження, ми дійшли висновку, що спеціальна освітня система документації ще недостатньо сформована. Це зумовлено тим, що документаційна база будь-якого освітнього закладу має постійно оновлюватись, адже весь час збільшується кількість документів,

змінюються їхні типи та інформаційна складова.

3.2. РЕКОМЕНДАЦІЇ ПРАЦІВНИКАМ ОСВІТИ З ОПТИМІЗАЦІЇ

РОЗВИТКУ ОСВІТНЬОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦІЇ.

Як вже зазначалося, освітня система документації потребує вдосконалення та розвитку. Це потрібно для того, щоб активізувати діяльність освітніх установ та вивести їх на новий, кращий та професійніший рівень, щоб покращити стан освіти загалом, адже як нам відомо, на даний час у багатьох навчальних закладах, здебільшого в школах та дошкільних навчальних закладах державної форми власності діють правила та принципи роботи, які застаріли та потребують реорганізації та вдосконалення. Це стосується і документів.

Ми вважаємо, що необхідним для працівників освітньої сфери є знання державних стандартів щодо правил оформлення та функціонування документів.

Також потрібно всі освітні заклади перевести на електронну документацію, бо за даними дослідження, що проводилося Siemens Business Services у низці компаній 30% робочого часу витрачається працівниками на пошуки та погодження документів; 6% документів губляться; кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів; на 20-25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями. Тому автоматизація роботи з документами, що

31

циркулюють в організації, має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності системи управління в цілому.

Необхідно прокласифікувати освітні документи за запропонованою структурою:

7)документи, що становлять правову базу діяльності навчального закладу, нормативно-правові акти органів виконавчої влади;

8)організаційно-правова документаціястатут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції;

9)розпорядча документація-накази, рішення колегіальних органів(педагогічної ради, ради школи, батьківського комітету, піклувальної ради);

10)службові листи, факси, телефонограми;

11)документи щодо особового складу;

12)документи,що стосуються організації навчально-виховного процесу освітнього закладуперспективний план, річний план роботи,

журнали обліку, класні журнали, тощо.

Висновки до третього розділу

Отже, дослідивши проблеми розвитку та функціонування спеціальної освітньої системи документації, ми прийшли до висновку, що вона працює не досконало, є багато проблем з організацією роботи самої системи та працівників, зокрема - це введення електронного документообігу, що значно покращить роботу освітніх закладів, адже підготовка документів з використанням електронних технологій здійснюється за правилами і з використанням форм і бланків уніфікованих документів. Електронна передача інформації використовується для прискорення її доставки споживачам з подальшим виведенням документів на папір.

32

ВИСНОВКИ

Уточнивши основні поняття дослідження, такі як: «ознака», «властивість», «функція», «документ», «освітня система» можна сказати, що ознака – це так звана особливість предмета або явища, яка визначає подібність свого носія до інших об'єктів пізнання або відмінність від них; властивість,

тобто це зовнішня особливість предмета. Властивість – це частіше за все внутрішня сторона об'єкта,її якість, вміщена в зовнішні обриси будь-якого тіла.

Через це в більшості випадків властивість не є очевидною, оскільки це внутрішня якість об'єкта. Функція – це те, за що відповідає суб'єкт або об'єкт у даному випадку. Документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії,

основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі. .

Освітня система – це безліч різноманітних навчальних закладів, які мають різні характеристики, перш за все вони різняться за рівнем та професійним спрямуванням.

Зробивши аналіз даних термінів, ми дійшли висновку, що визначати ознаки, функції та властивості потрібно в суворому порядку, бо ознака – зовнішня, властивість – внутрішня, а функція – це зв'язок ознак із функціями.

Ми зрозуміли, що освіта і є система.

Проаналізувавши сучасний стан дослідження та його джерельну базу, ми можемо сказати, що на сучасному етапі розвитку спеціальна освітня система документації досить стрімко розвивається. В зв’язку з цим збільшується кількість документації, з якою необхідно працювати. В наш час більшість освітніх закладів переходять на електронне ведення документації, що істотно скорочує час, який витрачається в процесі роботи з документами. На нашу точку зору – це дуже позитивний процес, бо із вдосконаленням системи документування інформації будь-яке підприємство переходить на новий етап розвитку. Також ми визначили основних дослідників, які вивчали проблеми документування в освіті – це А. Шелестова, Ю. Якимюк, Ю. Юхименко,

О. Виноградова, В.Савицкий та ін.

У підрозділі «Методи дослідження документів спеціальної освітньої