58. Ситуационный подход

Подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется конкретной ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов, как в самой фирме, так и во внешней среде не существует лучшего единого подхода управлять объектом. Самым эффективным методом, который соответствует данной ситуацией, максимально адаптирован к ней.

Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырех шаговый процесс:

1. руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность (понимание процесса управления, системного анализа, методов планирования …)

2. каждая из управленческих концепций и методик имеет сильные и слабые стороны. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, как положительные, так и отрицательные.

3. руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменения одной или нескольких переменных.

4. руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызывали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижения целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

Итак, ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные переменные, которые влияют на организацию. Ситуационный подход часто называют «ситуационным мышлением». С точки зрения ситуации «лучшего способа» управления не существует.

59. Роль информации в деятельности организации. Характеристики полезной информации

Характеристика полезной информации

Разработка организациями стратегических планов, обеспечения поддержки деятельности сотрудников, идентификация проблем, которые возникают, то взаимодействие с другими организациями во многом определяются уровнем качества информации. Один из способов обзора качества информации заключается в оценке характеристик с точки зрения их значения для организации. В число значимых отличных свойств информации входят время, содержание и форма (рис.1).

Часовое измерение
Предоставление информации в меру необходимости	Своевременность
Оперативное возобновление информации	Срочность
Доступность информации о прошлом, теперешнем и будущем	Периодичность
Смысловое измерение
Достоверность информации.	Точность
Соответствие информации требованиям конкрентного пользователя	Уместность
Предоставление всей необходимой информации	Полнота
Обеспечение только необходимой информацией	Сжатость
Формальное измерение
Информация предоставляется в простой, понятной форме	Четкость
Обеспечение более точной или итоговой информации	Детальность
Предоставление информации в описательной, цифровой или пространственно-наглядной форме.	Показовість

Рис. Характеристики высококачественной Информации

В общем понимании информация - это документируемые или публично объявленные сведения о событиях и явлениях, которые происходят в обществе, государстве и окружающей естественной среде. При этом информация отображает состояние и его изменения в определенной системе.

Стержнем научно обґрунтованого управление есть своевременная и полная информация о ситуации, в которой принимается решение, о путях его реализации, о целых управлениях и возможных последствиях.

В условиях современного сложного комплексного производства, высоких темпов научно-технического развития и интенсивных потоков информации руководить по-старому просто невозможно. Вот почему управление стало наукой, а переработка информации - отраслью индустрии, что базируется на современной вычислительной технике.

Следует сказать, что на информационную работу тратится близко трети времени ученого. Большая часть этого времени идет на нахождение необходимых сведений. Если принять во внимание, что на непроизводственные расходы приходиться 50 % всего времени, то возможные потери только в результате плохо поставленной информации будут составлять многих миллиардов гривен ежегодно.

Существенным каналом потерь, который следует перекрыть, остается нерациональное комплектование информационных фондов, избыток информации. Подсчитано, что не меньше половины этих фондов вообще не используется.

В настоящее время самым узким местом, которое сдерживает прогресс, есть не отсутствие научных достижений, а неудовлетворительная их реализация. До внедрения доходит не более как 30-50 % разработок. Остальные либо совсем не используются, либо внедряются очень медленно. Одной из причин этого является задержка информации.

Информация — совокупность разных сообщений об изменениях, которые проходят в системе и окружающей ее среде. Управление как информационный процесс состоит из обмена информацией между органом управления управляемым объектом и внешней средой.

Информация выступает как основа процесса управления. С помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями системы управления.

Управление имеет дело с огромными масштабами информации, размер которой непрерывно увеличивается в меру роста объемов производства продукции. В целом объем информации растет почти пропорционально квадрату роста объема производства.

Организационно-практическая деятельность руководителя и управление также во многом носит информационный характер, потому что учитывает получение информации для принятия решений и передачу информации о принятых решения

Иногда роль информации в процессе управления абсолютизируют, а сам процесс управления движения информации представляют как процесс ее превращения из исходной в командную, результативную.

Процесс управления нельзя полностью возводить к превращению информации. Его содержание значительно больше. Действие на человека - это не столько акт передачи ей информации, сколько сложный социально-психологический процесс взаимодействия людей, который вмещает такие факторы, как обязанность, воля, авторитет. авторитет, мораль и др.

Одна и та же информация по-разному действует на разных людей. И это из-за того, что не только информация действует в процессе управления, а человек действует на человека, по-разному используя при этом информацию как основу и средство действия в зависимости от того, кто или что является объектом действия.

Роль информации неодинакова для разных этапов или стадий процесса управления. На одних стадиях управления важный объем информации, ее виды, возможности получения новой, дополнительной информации, на вторых - ее движение, на третьих - возможности ее обработки.

Да, при определении цели управления важный объем информации, ее новизна, ценность, полнота и тому подобное. Чем больше сведений о современных научных исследованиях использовано при разработке цели управления, тем более объективно формулируется цель, тем более значительная она для процесса управления.

При оценке ситуации наибольшее значение имеют виды информации, что определяют возможность комплексного и системного подхода к этой оценке, а в дальнейшем к разработке управленческих решений. На стадии разработки управленческих решений и аналитической деятельности большую роль играют

возможности обработки отобранной для полученного решения информации, которые зависят от формы ее представления.

Явления реального мира и процессы, которые происходят в общественном производстве, объективно отображаются с помощью информации, потоки которой реально существуют рядом с потоками рабочей силы, материалов и орудий труда. Подобно веществу и энергии, информацию можно сделать, обрабатывать, хранить, передавать, использовать.

Информация означает толкование, сообщение, разъяснение, преподавание. В теории управления к ней относят такие сигналы (сведения, сообщения), которые несут знание, уменьшают неопределенность. Если сообщение или его часть для данного получателя не является информацией, то оно называется познавательным шумом, или если в таких сведениях нет потребности - кибернетическим шумом. В экономический литературе используют также понятие "метаинформация", под которой понимают информацию, производную от той, которую получают непосредственно.

Информацию в форме сообщений, сведения нельзя отнести ни к материи, ни к сознанию. Она свойственная как живой, так и неживой природе. Качественное разнообразие объективного мира предопределяет качественную многозначительность информации. В отличие от неживой природы, которая может быть только источником информации, живая природа, кроме того, воспринимает и переделывает ее. Человек, как существо социальная, получает, собирает, хранит, сознательно переделывает и использует информацию в своей целеустремленной деятельности. На практике все технологические, организационные, экономические и социальные процессы порождаются, сопровождаются и направляются информационными процессами, которые отображают разные взаимоотношения между объектами живого мира и составляют суть и формы связи между управленческими системами.

Информацию в сфере менеджмента часто образно сравнивают с нервной системой, что обеспечивает функционирование живого организма. Благодаря обмену информацией между этими системами, которой управляют, информацию о состоянии заданных параметров производит команда управления и опять передает их к системе, которой управляют, для выполнения (прямая связь). Поступление информации о результатах управления принято называть обратной связью.

К информации принадлежат все виды сведений, сообщений (устные, письменные, графические и тому подобное) и знаний, нужных для реализации функций менеджмента.

Какая-нибудь по содержанию информация существует в форме разных ее материальных носителей (в виде электрических импульсов, устного языка, магнитной записи, показаний счетчиков, письменных документов, перфокарт и др.) Для управления наибольшее значение имеет информация, зафиксированная на постоянных носителях, в первую очередь в виде разных бумажных документов, магнитных лент, барабанов, перфокарт и перфолент.

Информацию передают организовано (формально) и стихийно (неформально). Да, периодические отчеты за определенной формой составляют организованную обратную связь, а стихийное распространение слухов - неформальные каналы связи между людьми.

Теория информации, основы которой были сформированы К.Шеноном, применяется для определения скорости, с которой можно передавать информацию по каналам связи. На скорость передачи информации влияют источник сигнала (дискретный или непрерывный сигнал), характеристики канала связи (его пропускная способность) и шума.

Практика свидетельствует, что в современных условиях эффективность управления в значительной мере зависит от информационного обеспечения, от полноты информации.

Повышение требований к организации службы информации в системе менеджмента обусловлено высоким динамизмом современного производства, частичным изменением параметров основных факторов производства получаемой продукции (услуг). Только систематизированная информация дает возможность менеджеру определять эффективность организационно-экономических, агротехнических, социальных и экологических мероприятий и в зависимости от условий, которые складываются, изменять намеченную программу. Чем лучше информированный менеджер, тем оперативнее, более высокие за своим качеством его решения.

Для того чтобы принять правильное решение, необходимо иметь определенное количество информации. Однако объем информации не может определяться только количеством документов, страниц, показателей. Можно собирать и обрабатывать огромные массивы сведений, которые либо будут не нужны для принятия решений, либо их нельзя будет усвоить и использовать. Иногда короткие документы могут быть более содержательными, чем большие доклады и справки.

Правильное определение количества информации дает возможность избежать перегрузки руководителей и специалистов, поскольку существует показатель границы информации, которую может переделать человек за определенный период. На практике по большей части наблюдается перегрузка информацией производственного персонала приблизительно в 3-4 раза сравнительно с нормами.

Информацию классифицируют по разным признаками:

1) по форме отображения - визуальная (графики, таблицы, табло и др.), аудиоинформация (воспринимается на слух благодаря звукозаписи), аудиовизуальная (соединяет информацию в форме изображения и звука);

2) по форме представления - цифровая, буквенная и кодируемая;

3) за порядком возникновения - первичная и производная;

4) по характеру носителей информации - документируемая и недокументированная;

5) по назначению - директивная (предписывающая), отчетная и справочно-нормативная;

6) за направлением движения - входящая и выходящая

7) за стабильностью - условно-переменная, условно-постоянная;

8) по способу отображения - текстовая (алфавитная, алфавитно-цифровая) и графическая (чертеж, диаграммы, схемы, графики);

9) по способу возделывания - что поддается и что не поддается механизированной обработке

60. Операционные информационные системы: системы обработки трансакций, системы контроля над производственным процессом, офисные автоматизированные системы.

Системы обработки трансакций, системы контроля над производственным

процес­сом и офисные автоматизированные системы классифицируются как

операцион­ные ИС, ибо они обеспечивают осуществление текущих бизнес-операций

и приня­тие решений менеджментом низших уровней организации.

Системы обработки трансакций регистрируют и обрабатывают данные о

бизнес-операциях. К ним относятся ИС, с помощью которых ведется учет продаж

потребите­лям, закупок у поставщиков, изменений запасов, выплаты заработной

платы сотруд­никам. Эти ИС поставляют сведения в организационные базы данных,

которые позволяют создавать информационную продукцию, такую как отчетность по

постав­кам продукции клиентам, платежная документация по заработной плате и

финансовые отчеты. Системы обработки трансакций идентифицируют, накапливают и

организуют основные бюджетные блоки информации, на базе которых и

осуществляются операции организации, с их помощью генерируется основная часть

отчетной документации.

В дополнение к задачам регистрации и обработки данных, операционные ИС могут

использоваться для принятия стандартных решений для оперативного контроля над

процессами. Системы контроля над процессами применяются, например, на

нефтепе­рерабатывающих предприятиях, целлюлозно-бумажных комбинатах, в

производстве продуктов питания, на электростанциях. Системы контроля над

производственным процессом обеспечивают мониторинг и проверку

трансформционных процессов. Специальные датчики непрерывно следят за

изменениями температуры или давления и преобразуют их в замеры, результаты

которых передаются в центральный компью­тер для обработки и осуществления

регулировок в режиме реального времени.

Офисные автоматизированные системы, такие как процессоры-редакторы,

настольно-издательские, электронная почта и телекоммуникации, также входят в

семейство операционных ИС. Их основное предназначение — трансформация в

электронные носители традиционно выполняемых вручную процедур. Например,

компания Chevron осуществляет в месяц более 5800 электронных платежей

постав­щикам. Офисные автоматизированные системы позволяют компаниям добиться

повышения производительности финансовых отделов, уменьшения ошибок и улучше­ния

отношений с потребителями.

Операционные ИС особенно эффективны в компаниях, организационные реше­ния

которых носят во многом вероятностный характер. Например, в компании

Northrop при производстве каждого фюзеляжа истребителя «F/A-18»

требовалось 400 тыс. бумажных носителей информации разнообразного формата. Когда

Northrop пере­шла на компьютеризированную ИС, трехметровая куча бумаги по

каждому фюзе­ляжу была переведена на один-единственный компакт-диск. В случае

необходимо­сти уточнения инструкций сотрудники немедленно обращаются к

компьютерной базе данных, а менеджеры мгновенно вносят изменения в

технологические процедуры, избегая неудобств и противоречий, которые неизбежны при их оформлении с помощью бумажной документации. Новая система Northrop

позволила сэконо­мить $ 20 млн только на производстве фюзеляжей истребителей.

До 1960-х гг. ИС использовались главным образом для обработки трансакций,

бухгалтерском учете и ведении отчетности. Появление в 1964 г. нового

поколения компьютеров, в которых были применены схемы с кремниевыми чипами,

позволи­ло получить значительное увеличение удельной производительности в

обработке информации на доллар затрат. По мере того как производители

компьютеров по­ощряли приобретение новых систем, менеджеры компаний клиентов

получали на­глядное представление о возможности их использования в процессе

принятия важ­ных решений, началась эпоха управленческих ИС.

Информационные системы менеджмента (ИСМ) — это компьютерные системы,

обеспечивающие необходимую информацию и поддержку принятия управленчес­ких

решений. Так же как операционные ИС, они включают в себя программное и

аппаратное обеспечение плюс человеческие ресурсы. Когда менеджеру отдела

про­изводства необходимо принять решение о производственном графике, ему, к

при­меру, требуются данные об ожидаемом количестве заказов. Прогноз

составляется на анализе тенденции развития рынка, уровне запасов, численности

сотрудников различных специальностей. Все эти данные призвана обеспечить ИСМ.

Распрост­раненной формой такой системы являются информационные системы

отчетности, обеспечивающие менеджеров и участвующих в управлении

сотрудников необхо­димыми для принятия повседневных решений отчетами.

Системы поддержки принятия решений — это интерактивные компьютерные ИС, в

которых используются различные модели принятия решений и специализирован­ные

базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятие решений

сотрудников. Программное обеспечение таких систем позволяет пользователям

опре­деленным образом ставить ряд вопросов типа «что, если», получая в

интерактивном режиме соответствующие рассматриваемой ситуации варианты

действий.

Информационные системы исполнительного руководства облегчают принятие

стратегических решений на высшем уровне управления. Используемое в них

про­граммное обеспечение обеспечивает доступ пользователей к большим массивам

комплексных данных, предоставляет возможности их анализа и представления.

Та­кие системы предоставляют высшему менеджменту возможность быстрого доступа к

необходимой внутренней и внешней информации, способствуют идентификации

проблем и рассмотрению возникающих в связи с ними ситуаций.