6.2.Требования, предъявляемые к первичным документам

Первичные документы должны быть составлены либо в момент свершения хозяйственной операции, либо, если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.

Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты. Все показатели учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются.

Первичные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций:

- исправляемая запись зачеркивается одной чертой, а сверху надписывается верная;

- делается надпись «Исправлено»;

- ставятся подписи внесших исправления лиц; указывается дата внесения исправлений.

Записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, химическим карандашом, при помощи пишущих машинок и компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей.

Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом, а на других ставится отметка о дате (оттиск штампа контролера) занесения в учетный регистр. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляются дата и подпись. На банковских документах проставляются отметка обслуживающего банка и дата.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, оформляющие операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на это лица.

Первичные и сводные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Если они составляются на машинных носителях, то организация обязана за свой счет делать копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Первичные документы могут быть изъяты органами дознания, прокуратуры, налоговыми инспекциями и пр. только в соответствии с законодательством Российской Федерации. В присутствии представителей органов, проводивших изъятие документов, главный бухгалтер (или другое должностное лицо организации) обязан снять с них копии с указанием основания и даты изъятия, заверенные подписями названных представителей.

6.3. Документооборот. Этапы обработки документов, поступивших в бухгалтерию

Документооборот — путь, который проходит документ от момента создания (составления) до сдачи на хранение в архив.

Важным условием организации документооборота является разработка главным (старшим) бухгалтером графика документооборота, в процессе которого заранее разрабатывается маршрут следования каждого документа и каждого его экземпляра. Этот маршрут заносится в инструкцию, где указываются сроки следования и прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Движение документов по заданному маршруту необходимо постоянно контролировать, сверяясь с разработанными графиками.

Анализ составленных схем документооборота на отдельных участках учетной работы позволяет выявить излишние операции, сократить срок, упростить обработку документов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. Нарушение порядка документооборота и задержка документов на любом из этапов прохождения приводят к отставанию регистрации хозяйственных операций в учете, ослаблению контроля за их выполнением.

Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и существу.

В процессе проверки по форме устанавливают полноту заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Проверка по существу подтверждает законность и целесообразность хозяйственных операций.

Все документы, проверенные и принятые бухгалтерией, подвергают обработке, которая включает расценку, группировку и контировку.

Таксировка (расценка) — арифметическая проверка показателей документов, т.е. пересчет данных по каждой позиции учетного документа и подсчет общей суммы (итога).

Группировка — подбор однородных документов, который позволяет делать записи данных общими итогами. На основании такой группировки составляют сводные документы.

Контировка — определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.