5.6 Протокольные требования к деловым переговорам

Место и время. Если инициатива в выборе места и времени беседы принадлежит вам, то учтите следующее:

1) если у себя на родине деловую встречу можно устроить в помещениях вашей фирмы, ресторане или других общественных местах, то находясь за рубежом, первые контакты лучше всего организовывать во внешнеторговом представительстве, если таковое имеется в стране, куда Вы прибыли. После знакомства и первой встречи со своими партнерами можно направляться в ресторан или клуб.

Если обед является составной частью рабочего совещания, то в ресторане необходимо заказать отдельный кабинет или зал, так как участия переговоров не всегда заинтересован в оглашении их темы. Представитель принимающей стороны, заказывая меню обеда, должен учесть вкус и обычаи его гостей (помня о том, какие блюда и продукты не принят есть у них на родине). Лишь в северных странах принято говорить о делах за обеденным столом. Если деловой партнер —- ваш хороший знакомый и вы не раз обедали с ним, то каждый из вас выбирает блюда в соответствии со своими вкусами. За обедом не принято предлагать крепких алкогольных напитков. Наиболее подходящими являются вино и пиво. Хотелось бы отметить, что в странах Западной Европы за обедом приято пить в основном вино и намного реже — пиво. Однако немцы, чехи или поляки, а также эстонцы, за обедом с удовольствием выпьют именно кружку пива. Индусы не едят говядины (корова для них — священное животное). Иудеям нельзя предлагать свинину и крабов (раков), магометанская вера Ив позволяет есть свинину и потреблять алкоголь;

2) обед с деловыми людьми можно устроить и дома у кого-нибудь к» членов руководства фирмы, если там достаточно просторны и представительны помещения. В этом случае следует пригласить обслуживающий персонал.

Обед можно устроить в перерыве совещания или объединить делом и беседу с трапезой. В первом случае за столом, как правило, о делах не спорят. Во втором — обсуждение рабочих вопросов стоит начинать лишь десерта;

3) необходимо учесть следующие ограничения, связанные с местом еды:

- очень плохо, если приглашенные сидят в небольшой комнате стеснительны. Не лучше, когда маленькая группа беседующих «теряется» в большом зале, где иной новичок и не рискнет произнести слова. Пожалуй, самое распространенное место деловых бесед — кабинет руководителя. Для хозяина кабинета это удобно, для приглашенных не очень здесь сама обстановка подчеркивает неравноправие участников. Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию. Разумно оставить. одну сторону помещения свободной для прохода участников и для Удобства распространения документов во время беседы (если возникла пеня необходимость);

4) конкретное время беседы зависит от многих факторов, однако Необходимо помнить, что большинство людей имеют два пика повышенной работоспособности: с 8 до 12 и с 17 до 19 часов.

Длительность беседы. Нужно помнить о том, что в деловых беседах западных бизнесменов, как правило, устанавливается не только время их начала, но и время окончания. Косвенно на длительность беседы могут повлиять национальные особенности. Например, в традиции арабской беседы перемежать ее время от времени вопросами «как здоровье», «как ЯР ни», это отнюдь не означает, что в ответ вы должны давать подробную Информацию о своем самочувствии.

Часто бывает так, что за ответом, вы забываете поставить свои вопросы и вспоминаете об этом, когда время беседы подходит к концу. Нельзя затягивать беседу. Как говорил Жан-Жак-Руссо «человек умный удаляется за минуту перед тем, когда он был бы лишним». Кроме того, при длительных беседах или переговорах, необходимо регулярно проводить перерывы: после 50 минут работы 10 минут отдыха или 1,5 часов работы 15 минут отдыха (для бесед с большим числом участников).

Размещение. Если беседующих двое, то принимающий визит не должен усаживать гостя к своему письменному столу. Беседа ведется за специально предназначенным столом. В этом случае стулья ставят, как правило, под углом друг к другу.

Если беседующих несколько, то размещение за столом происходи!

следующим образом:

^ при участии только двух делегаций они размещаются лицом друг к другу по обе стороны стола, покрытого традиционной зеленой скатертью. Руководители делегаций сидят в центре, им ставятся стулья с высокими спинками, пресс-папье, чернильница и прочее, что секретари сочтут необходимым. Секретари располагаются в центре стола;

О О О Р О О О

О О О Р О О О

^ порядок размещения нескольких делегаций зависит от планировки данного зала. Во всех случаях делегации располагаются в алфавитном порядке, определяются в алфавитном порядке, определяемым правилами процедуры или обычаем, принятым в данной фирме (организации)

Язык переговоров и переводчик. Вопрос о языке, на котором будут вестись обсуждения должен быть решен заблаговременно. Такой вопрос не возникает, когда ведущие беседу (или переговоры) говорят на одном языке. Для вашего сведения:

^ за исключением Бразилии, на испанском языке говорят в американских странах, расположенных к югу от реки Рио-Гранде;

^ в Британском Содружестве наций и США говорят на английском. В США, однако, язык претерпел значительные изменения и сейчас представляет собой своеобразный вариант английского языка со своими фонетическими, грамматическими и лексическими особенностями. Показателен тот факт, что еще сравнительно недавно — до конца 40-х годи» нашего столетия — голливудские фильмы в Англии дублировали, так км речь их героев была англичанам попросту непонятна. Отличия американского варианта английского языка настолько велики, что человек, в определенной мере владеющий «классическим» английским языком, испытывает серьезные затруднения не только при общении, но и при чтении прессы и литературы;

*/ французский является официальным языком в Бельгии, Гати, Люксембурге и Швейцарии. На нем обычно говорят в средиземноморских странах и во многих африканских странах. Ну, а из более близких соседей в качестве примера можно привести Румынию, в которой французский является основным иностранным языком.

Если предполагается одновременное использование нескольких языков, необходимо заранее предусмотреть и тщательно организовать устный перевод. При последовательном переводе переводчик должен находиться между собеседниками.

В зарубежную поездку можно взять своего переводчика, или воспользоваться услугами местного. В этом, как правило, помогает принимающая сторона. Перед началом синхронного перевода переводчик должен проверить всю передающую и принимающую аппаратуру.

Переводчик ни при каких обстоятельствах не имеет права самостоятельно вести беседу и отвечать на вопросы. Если же это произошло, то переводчика, как правило, заменяют.

Выступающий должен по мере возможности способствовать работе переводчика. Говорить следует небольшими предложениями, четко выражать свои мысли и не забывать о паузах, необходимых для того, чтобы переводчик успел передать сказанное.

Нельзя считать переводчика невежливым, если он просит уточнить или пояснить те моменты, которые выступающий произнес невнятно или не точно (например, часто встречающаяся в Прибалтике ситуация, когда Оратор выступает на неродном языке, которым владеет недостаточно хороню, и его речь переводится на какой-то другой язык).

Переводчику не следует повторять мимику и жесты оратора, т.к. это может выглядеть весьма комично, интонацию лучше выбирать достаточно нейтральную.

Если у выступающего создается впечатление, что переводчик недостаточно точно точно передает его слова, не акцентирует внимание на тех положениях, в которых ему хотелось бы выразить ту или иную мысль, не следует вмешиваться в процесс перевода, перебивать и поправлять переводчика. Все замечания по качеству перевода рекомендуется делать по окончанию встречи. Если же выясняется, что перевод был неточен и гости неправильно поняли выступающего, то он может повторить эту часть объяснения или высказать свою мысль такими словами, чтобы переводчику было легче передать ее слушающим.

Хорошо, если вы изучили язык. Но и при блестящем владении им и незнании традиций, вам время от времени будет казаться, что вас не понимают.