2. Проектирование информационной системы
2.1 Построение инфологической модели
В соответствии с описанием предметной области можно выделить такие информационные объекты как ID отпуска, ID статья, Авторизация, Группы, Отпуск, Приказы, Принятие, Сотрудники, Справочник должностей, Справочник отделов, Телефоны, Трудовая история, Увольнение. Отобразим эти объекты на диаграмме «сущность-связь», выявим и изобразим на диаграмме связи между объектами и атрибуты объектов. Полученная диаграмма показана на рис. 1.
Рис. 1. ER-диаграмма предметной области
3. Объекты базы данных microsoft access
3.1 Создание таблиц
Средствами Microsoft Access созданы следующие таблицы: ID отпуска, ID статья, Авторизация, Группы, Отпуск, Приказы, Принятие, Сотрудники, Справочник должностей, Справочник отделов, Телефоны, Трудовая история, Увольнение. С помощью конструктора таблиц можно создать таблицу данных, предназначенную для хранения списка людей, которые работают в организации.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:
Запустить Microsoft Access.
В появившимся окне выбрать Создать > Новая база данных. Откроется файл новой базы данных.
Выбрать вкладку Создание > Конструктор таблиц.
Вводим название полей и их тип данных. Затем сохраняем и называем таблицу.
Далее все созданные таблицы видим в Области навигации «Все объекты Access» и заполняем их самостоятельно.
Далее таблица заполняется самостоятельно.
Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.
Далее нужно добавить индексированное поле и назначить его ключом, идентифицирующим записи таблицы. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ — это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.
Ниже приводится содержимое таблиц, созданных в базе данных «Отдел кадров».
Связь таблиц.
Для создания связи между таблицами, нужно выполнить следующие действия:
Открыть вкладку Работа с базами данных > Схема данных.
Поместить указатель мыши на пункт Код сотрудника таблицы
Сотрудники. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Код сотрудника таблицы Принятие.
В открывшемся окне диалога щелкнуть на кнопке Создать. Связь появится
автоматически.
Установить флажок «Обеспечение целостности данных». Этот режим не
позволит Access оставлять в таблице Принятие записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Сотрудники с подходящим значением поля Код сотрудника.
Когда мы свяжем все таблицы, то увидим следующее
Щелкнуть на кнопке ОК. Закрыть окно Схема данных.
3.2 Создание запросов.
Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных.
Запрос – это адресованная одной или нескольким таблицам выборка определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.
Что бы создать запрос нужно:
Открыть вкладку Создание и выбрать Мастер запросов или Конструктор запросов. Мастер запросов открывает окно для создания: простого и перекрестного запроса, запрос на поиск повторяющихся записей или запрос на поиск данных не имеющих подчинение.
Допустим мы создаем запрос в Конструкторе запросов. Запрос «Заведующие кафедры»
Создание > Конструктор запросов
Видим окно «Добавление таблицы» и выбираем в нем нужные нам таблицы, с которыми впоследствии будем работать, а именно: Сотрудники, Справочник отделов, Справочник должностей и Телефоны.
В условия отбора по полю Должности пишем (Like "З*") что означает, что мы выбираем только названия должности которая начинается с буквы З.
Результат запроса показан ниже.
