7. Классификация систем автоматизации доу

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации ДОУ сталкивается с проблемой выбора системы автоматизации электронного документооборота, которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли программный продукт решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Поэтому вопрос типологии (классификации) систем автоматизации является актуальным.

Отметим, что сегодня нет единой общепринятой терминологии и классификации в сфере электронного документооборота по следующим причинам:

Во-первых, западные фирмы, которые вбрасывают на рынок свои продукты, желая усилить их новизну и привлекательность вбрасывают и новые термины, которые они ассоциируют с каким-либо ключевым (отличительным) свойством своих продуктов.

Во-вторых, работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления". Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности. Однако деление систем на системы автоматизации делопроизводства и системы электронного документооборота у некоторых разработчиков существует. Следует понимать, что как бы не называлась система, каких бы громких слов о ней не говорилось, нужно внимательно выяснить, какие операции делопроизводства и в каком объеме система автоматизирует. И только после такого рода экспертизы можно решить, что представляет данная система и насколько она вам подходит.

Рассмотрим наиболее важные типологические признаки систем автоматизации ДОУ.

1. Соответствие стандартам отечественного делопроизводства

В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологически признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западне делопроизводство (соответствие стандартам отечественного делопроизводства)

Характерные черты российского делопроизводства:

• четкая вертикаль продвижения документов внутри организации (от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);

• строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;

• высокая степень стандартизации основных процессов делопроизводства и документооборота;

• наличие специализированных делопроизводственных служб.

Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских, опираясь на традиции высокой ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ работников.

Характерные черты западной технологии:

• продвижение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер (документы могут сразу попадать к непосредственному исполнителю, минуя руководство);

• отсутствие в организации централизованного контроля работы с документами;

• регистрация документов производится непосредственно исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются;

• специализированных служб, занимающихся делопроизводством, не создается;

• широкое распространение получает информатизация и автоматизация процессов делопроизводства, все сильнее проявляется стремление к переходу к безбумажной технологии

Соответственно различают системы

• соответствующе стандартам отечественного делопроизводств

• несоответствующие стандартам отечественного делопроизводства