- •Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения
- •Задачи комплексных систем автоматизации доу
- •Пользователи систем автоматизации доу
- •Организации
- •Персонал
- •Авторы-разработчики, и согласователи проекта документа
- •Группа, обеспечивающая функции службы доу
- •Исполнители
- •Сотрудники обеспечивающие прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота (в системе “Дело-Предприятие это системные технологи”)
- •Администраторы информационных систем
- •Архитектура комплексных систем автоматизации доу
- •Комплексные системы автоматизации на базе лвс организации
- •Территориально-распределенный вариант комплексной системы автоматизации доу
- •Структура комплексных систем автоматизации доу
- •Модули комплексных систем автоматизации доу
- •Примеры модульного построения систем автоматизации доу
- •Функции комплексных систем автоматизации доу
- •Используемые технологии в комплексных системах автоматизации доу
- •Потоковый ввод бумажных документов (на примере Дело-Предприятия)
- •Управление потоком работ)
- •Классификация систем автоматизации доу
- •Соответствие стандартам отечественного делопроизводства
- •Разработчик системы
- •По отношению к задачам делопроизводства
- •По типу организации на которые системы рассчитаны
- •Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:
- •При проектном подходе к классификации ас доу выделяются:
- •При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:
- •Выбор и внедрение комплексных систем автоматизации доу
- •Выбор комплексной системы автоматизации доу
- •Подходы к созданию комплексных систем автоматизации доу
- •Требования, которым должна удовлетворять комплексная система автоматизации доу
- •Этапы выбора системы автоматизации
- •Описание объекта исследования.
- •Составление перечня предъявляемых основных функциональных и системно – технических требований к системе автоматизации доу.
- •Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для экспертной оценки.
- •Поиск программных продуктов.
- •Оценка программных продуктов с точки зрения предъявляемых основных функциональных требований и системно-технических характеристик.
- •Отбор программных. Продуктов, удовлетворяющих функциональным требованиям и системно – техническим характеристикам.
- •Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением.
- •Выбор программного обеспечения для системы доу.
- •Описание объекта исследования с внедренной системой автоматизации доу.
- •Оценка экономической эффективности при внедрении системы автоматизации.
- •Внедрение комплексной системы автоматизации доу
- •Выбор организации поставщика и внедренца системы
- •Этапы внедрения системы автоматизации
- •Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения комплексной системы автоматизации
- •Выполнение пилотного проекта;
- •Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения сэд;;
- •Выбор и поставка необходимых для внедрения сэд аппаратно-программных средств;
- •Поставка и инсталляция сэд;;
- •Обеспечение внешнего электронного документооборота
- •Эффект от внедрения комплексной системы автоматизации
- •Перспективы развития комплексных систем автоматизации доу
Внедрение комплексной системы автоматизации доу
Внедрение комплексной системы автоматизации документооборота можно рассматривать как управленческое нововведение, что позволяет учесть закономерности инновационного процесса и эффективно его организовать.
В зависимости от инновационного потенциала выделяют два основных типа нововведений:
радикальные (базовые), открывающие принципиально новые возможности, вносящие качественные изменения в способы человеческой деятельности;
модифицирующие, обеспечивающие улучшение существующих способов и форм работы.
Радикальные и модифицирующие нововведения в процессе управления должны сочетаться. На практике приходится встречаться также с псевдонововведениями, которые касаются лишь внешних атрибутов и продиктованы соображениями престижа или рекламы [19].
В современных условиях внедрение КСД и использование электронного документооборота может рассматриваться как радикальное нововведение.
Нововведения модифицирующего типа появляются чаще радикальных и обеспечивают адаптацию к изменяющимся условиям и задачам. Например, частичные улучшения организации управленческого труда и документооборота сами до себе дают положительные результаты. Но возможности модифицирующих нововведений ограничены и на определенном этапе они уже не в состоянии компенсировать потребности организации. И тогда задержка с разработкой и внедрением более масштабных или радикальных нововведений (в нашем случае — комплексная система автоматизации ДОУ) может привести к застою, к снижению эффективности управления.
«Жизненный цикл» комплексной системы автоматизации ДОУ как управленческого нововведения включает в себя следующие стадии: осознание потребности в нововведении и его разработка; принятие решения о переходе на новую технологию, ее освоение; стабильное функционирование и развитие. Нововведение не будет завершенным, если оно остановилось на какой-либо промежуточной стадии. В конце «жизненного цикла» любого нововведения вновь выявляется потребность в частичных или более масштабных усовершенствованиях.
Инновационный процесс — это прежде всего результат творческого решения возникающих проблем. Поэтому стадия осознания потребности в нововведении и его разработки есть в то же время процесс подготовки и принятия управленческих решений, от обоснованности и своевременности которых во многом зависят результаты последующих стадий. Реализация предполагаемого нововведения зависит, в частности, и от того, какие методы применялись для сбора и обработки информации, анализа проблемной ситуации, разработки вариантов и выбора решения. Более того, последствия нововведения и особенности его реализации должны анализироваться в ходе разработки и выбора решения. При осуществлении конкретных мероприятий по внедрению управленческих нововведений в сфере автоматизации документооборота предполагается учет взаимосвязей между основными компонентами информационного менеджмента.
Стадия освоения нововведения охватывает период времени, необходимый для устранения выявленных недостатков и внесения соответствующих изменений. Большое значение на этой стадии имеет контроль за деятельностью работников (например, по соблюдению требований к технологии работы в корпоративной системе документооборота). Важно, чтобы внедряемая технология документооборота применялась ежедневно и возможность возврата к прежней организации работы исключалась (например, ведение рукописных регистрационных журналов, многократная регистрация документов и т.п.). Здесь требуются инструктаж или обучение сотрудников, подготовка методических материалов (технологических схем, руководства для пользователей и администраторов системы и др.).
Важно также уделить внимание поддержанию и совершенствованию нововведения. Иногда через некоторое время после внедрения нововведения наблюдаются попытки вернуться к прежним способам работы (причем вовсе не из-за неэффективности нового). Задача на данной стадии заключается в том, чтобы воспрепятствовать этому, стабилизировать и поддерживать нововведения, а также решить, не требуется ли дополнить или усилить одно нововведение другим
Таким образом, на стадиях внедрения и освоения комплексной системы автоматизации ДОУ может быть период одновременного сосуществования новой и старой технологий (в тех подразделениях организации, которые к системе еще не подключены). «Кто кого?» — результат этого этапа зависит от решения ряда организационных вопросов, в том числе формирования необходимой нормативно-методической базы. В этих условиях изменяется расстановка кадров, решаются вопросы организации службы сопровождения системы, ее администрирования. Определяются порядок подключения пользователей и предоставления им прав пользования системой, решаются вопросы защиты информации.
На каждой стадии инновационного процесса расширяется круг его участников. Так, например, в большой организации внедрение комплексной системы автоматизации ДОУ может носить характер поэтапного подключения к системе сначала канцелярии, а затем и остальных структурных подразделений с соответствующим увеличением числа пользователей. Понятно, что максимальный эффект от автоматизированной системы, охватывающей документооборот всей организации, достигается лишь тогда, когда все запланированные подразделения будут подключены.
При этом важно иметь в виду, что участники инновационного процесса могут как проявлять инициативу в поддержку управленческого нововведения (в нашем случае корпоративной системы автоматизации документооборота), так и противодействовать его успеху. Внедрение корпоративной технологии документооборота, предъявляющей новые требования к сотрудникам как пользователям системы (в том числе к их квалификации) и позволяющей оценивать их работу с общих позиций, относится к числу таких крупных нововведений и трансформаций, которые могут вызывать различную реакцию на нововведение.
Проблемы внедрения новых технологий не сводятся только к так называемому «психологическому барьеру» и охватывают сферу интересов работников организации (экономических, социальных). Если работник предполагает, что внедряемое новшество уменьшит или вообще сделает невозможным удовлетворение некоторых его потребностей, то он будет высказываться против нововведения. Иногда отдельные сотрудники могут преднамеренно высказываться против нововведения, чтобы повысить свое влияние на остальных.
Отсюда вытекает необходимость учитывать влияние и коллективных, и индивидуальных интересов.
С этой точки зрения важно, чтобы работники осознали, что их выгоды от внедрения КСД и невыгоды от неприятия нововведения превышают выгоду от сохранения прежнего порядка работы.
При внедрении КСД проявляются также аспекты, связанные с корпоративной культурой. Например, если члены организации в течение длительного времени были ориентированы на поддержание существующего порядка работы, а восприимчивость к нововведениям и стремление работников к повышению квалификации не являлись чертой корпоративной культуры и системы приоритетов в менеджменте, то при внедрении нововведений могут возникнуть управленческие проблемы.
Характеристика ряда возможных причин препятствий внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ приводится в известной работе М. Саттона, к которым относятся различного рода несоответствия: несогласованность, нерешительность, недоверие, неподготовленность, необъективность, неорганизованность, неуверенность, невыполнение функций и т.п.
При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ важно учитывать, что отношение к внедряемым нововведениям в значительной мере зависит от следующих их характеристик:
относительной выгодности (насколько предлагаемое нововведение выгоднее в социально-экономическом плане, чем существующий порядок работы, насколько оно способствует выполнению целей организации);
совместимости (насколько данное нововведение совместимо со взглядами и опытом работников — от этого зависит, труднее или легче оно будет воспринято);
сложности (насколько трудно понять, использовать в работе и приспособиться к предлагаемому нововведению);
этапности (нововведения, которые можно реализовать поэтапно или с экспериментальной проверкой, будут лучше восприняты) [19].
От организации информационного обеспечения, формальных и неформальных коммуникаций между работниками по вопросам внедрения нововведения во многом зависит его успех. При внедрении системы важно обеспечить работников информацией о преимуществах новой технологии (для организации, подразделения, отдельного работника), продумать систему обучения и наметить этапы внедрения.
Сотрудникам может быть психологически сложно быстро адаптироваться к новой технологии, особенно если одновременно происходит большое число изменений в привычном порядке работы. Поэтому чем большей новизной отличается внедряемая система, тем внимательнее надо относиться к вовлечению персонала в процесс ее внедрения, разъяснению новых возможностей системы и преодолению психологического барьера у части сотрудников. Необходимо спланировать время, необходимое для ознакомления работников, а затем и продолжительность освоения новой технологии работы. Поспешность с внедрением порождает затруднения, связанные с тем, что работники организации не могут приспособиться сразу к большому числу изменений. Чрезмерное же затягиваете этого процесса может значительно снизить эффект от нововведения и даже вызвать разочарование в нем. С учетом этих обстоятельств важно при внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ разработать и утвердить у руководителя организации план-график подключения подразделений.
Успешность внедрения системы автоматизации документооборота, призванной обеспечивать функционирование организации в целом, зависит от глубины проработки и своевременности решения организационных вопросов на соответствующих уровнях управления. Основополагающую роль играет поддержка внедрения системы руководством организации («принцип первого лица»). При отсутствии такой поддержки система вряд ли будет внедрена во всех подразделениях. Для оперативного регулирования процесса внедрения системы может потребоваться создание постоянно действующего органа (к примеру, комиссии или рабочей группы из представителей подразделений, отвечающих за различные аспекты внедрения — организационный, технологический, программно-технический, кадровый, а также за защиту информации). В задачи службы ДОУ входит решение кардинальных технологических вопросов, согласование интересов подразделений как пользователей системы, подготовка необходимых нормативно-методических документов, разработка классификации документов и ведение справочников системы.
При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ и расширении числа пользователей системы, подключении новых подразделений могут быть полезны следующие подходы:
начинать с наиболее психологически готовых и квалифицированных сотрудников, используя их пример, опыт и навыки при освоении технологии другими сотрудниками;
внедрять новую технологию в первую очередь в подразделениях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект внедрения.
Важно отметить, что в современных условиях вряд ли возможно сразу внедрить многофункциональную автоматизированную систему для крупной организации. Более приемлемым представляется вариант ее поэтапного развития. В противном случае разработка и внедрение системы могут затянуться на длительный период, а первоначальные требования могут даже устареть.
На любом из названных этапов может вестись работа по совершенствованию технологии документооборота (как традиционной, так и автоматизированной), т.е. применяться модифицирующие нововведения.
Как традиционный (бумажный), так и автоматизированный документооборот требуют постоянного внимания к вопросам его оптимизации с учетом:
происходящих изменений в организационной структуре управления, необходимости сопряжения традиционной и автоматизированной технологий;
обеспечения организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;
развития системы и доработки отдельных ее функций с учетом новых программно-технических возможностей.
Поэтому проблемы информационного менеджмента не исчерпываются и после внедрения соответствующей компьютерной системы.