2. Средства оргтехники и вычислительной техники и особенности ее применения в управленческой деятельности
Организационная техника (или оргтехника) - это технические средства, применяемые для механизации управленческих и инженерно-технических работ, а управление – это процесс целенаправленной переработки информации. Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимые для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.
К оргтехнике можно отнести любые приборы устройства, технические инструменты и приспособления, машины, автоматы и т.д. Начиная от карандашей и точилок и кончая вычислительными машинами, средствами телекоммуникаций, персональными компьютерами и другими системами (стр.4 Брайдо В.Л.).
Таким образом, оргтехника и вычислительная техника (или как ее еще называют техникой управления), применяется для рациональной организации и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности эффективности и культуры управления. В этом и заключается особенность применения организационной техники в управлении.
На начальном этапе управления при обработке и передаче информации труд управленцев по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет эффективно использовать средства оргтехники.
На этом этапе анализа обработки информации, выводов и принятий решений преобладают логические операции, и для этих целей применяется различная оргтехника, начиная от авторучек и резинок до печатно-множительных и электронно-вычислительных машин.
В зависимости от характера управленческой работы и обработки необходимой информации и документов для этих целей технические средства можно объединить в следующие основные группы:
1. Средства изготовления документов. Это один из самых сложных управленческих моментов. Затраты на создание документов ручным способом многократно превышают затраты с применением комплекса технических средств. В основе оснащения машинописного труда были обыкновенные, механические, затем электрические пишущие машинки (м.п.). В настоящее время пишущие машинки вытесняются персональными компьютерами, оснащенными принтерами и пишущие автоматы (организационные автоматы) – это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Широко известны такие оргавтоматы, как «Оргтекст – 2Д», «Оптима 528», «Роботрон 6908» и др.
Значительно повышают производительность управленческого труда регистраторы информации, создающие первичные документы. Диктофонная и магнитофонная техника избавляет аппарат управления готовить рукописные черновики для документов, повышают производительность труда на 40-50%.
2. Средства копирования и размножения документов. Машины и оборудование этой группы средств механизируют работы, связанные с приемом и обработкой документов. В системах управления информация передается как путем переноски (перевозки) информационных документов (курьерами по почте), так и с использованием системы автоматизированной передачи информации по каналам связи.
Каналы связи по физической природе делятся на:
механические – используются для передачи материальных носителей информации;
акустические – передают звуковой сигнал;
оптические – передают световой сигнал;
электрические – передают электрический сигнал;
Электрические и оптические каналы связи могут быть:
проводные (электрические провода, кабели, световоды);
беспроводные (радиоканалы, инфракрасные каналы, использующиеся для передачи сигналов электромагнитные волны, распространяющиеся по эфиру);
цифровые каналы связи в этом канале информации преобразуются в цифры, которые передаются более эффективно и гибко. В настоящее время наиболее перспективный канал цифровой связи ISDN – Integrated Serviced Digital Network, использующий цифровые абонентные каналы. Основным достоинством этой сети является то, что она объединяет в единое целое различные виды связи (видео, аудио, передачу данных); можно одновременно осуществлять связь нескольких видов - беседовать по видеотелефону и по ходу разговора выводить на экран компьютеров схемы, графики, тексты.
Копировально – множительная техника представлена большим числом разнообразных устройств. В практике применяют светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрографическое копирование. Наиболее прогрессивными являются электрография и микрофильмирование (на кассеты). Эти методы позволяют сэкономить время на поиски, и на 90-95% сэкономить площади архивных помещений. Широко применяются для копирования ксероксы различных модификаций, позволяющие сэкономить место в два раза.
3. Средства обработки информации. Машины и оборудование этой группы обеспечивают единый порядок оформления документов, позволяют придать им формы, удобные для наглядного представления и практического использования информации. С этой целью все документы, отчеты, рекламные и другие материалы после копирования и размножения комплектуются, переплетаются и передаются пользователям, в архив или на микрофильмы. Для выполнения этих работ используется большой набор следующих технических средств:
Адресовальные машины – они впечатывают в документы тексты, адреса клиентов, заголовки счетов, заявлений, платежных документов. В этих машинах используются специальные формы для плоской и высокой печати.
Маркировальные машины – вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты.
Штемпелевальные устройства – служат для печатания на документах цифровых сообщений: номеров, индексов, дат.
Ламинаторы – машины для защиты документов от влаги, пыли путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия.
Фальцевальные машины – для считания бумаг по заданному формату.
Брошюровальные машины – для автоматического скрепления листов с помощью скрепок.
Листоподборочные машины – для подборки и сортировки отпечатанных листов в блоки для изготовления книг, брошюр.
Листоукладные машины – для обрезки пачек.
Переплеточные машины – для скрепления пластмассовыми и металлическими пружинами документов до 450 листов.
Бумагорезательное оборудование и для уничтожения документов путем микроизмельчения.
4. Средства хранения, группировки и поиска документов. Для этих целей используют оборудование: блоки подвесного хранения, специальные шкафы-регистраторы, секционные и подвесные стеллажи, различного рода компьютерные системы, микрофильмирование документов.
5. Средства передачи информации. К ним относятся системы профессиональной радиосвязи (радиостанции, радиотелефоны), директорские компьютеры, автоматические номеронабиратели, автоответчики и различного рода селекторные устройства. Система средств, служащая для передачи информации (СП) имеет следующую схему:
сообщение сигнал + помеха сигнал + помеха сообщение
Рис. 13.1 – Средства передачи информации
Основными качественными показателями системы передачи информации являются:
пропускная способность,
достоверность,
надежность в работе.
Скорость передачи измеряется в «бодах». Один бод = 1 биту в секунду (это бит/сек соответствует единичному изменению сигнала в канале связи (пейджинговая система связи)).
6. Средства вычислительной техники. В эту группу средств входят счетно-клавишные, механические и электронные машины. Используются компьютерные модели счетно-решающих систем.
Широкое использование вычислительных машин и особенно персональных компьютеров и в информационных системах знаменует начало новой научно-технической революции, возрастанием роли информации как средства научной организации управления и контроля в целенаправленной деятельности менеджера. Функциональные возможности электронно-вычислительных машин (ЭВМ) обусловлены такими важными технико-эксплуатационными характеристиками, как:
быстродействие, емкость и высокая пропускная способность устройств связи и сопряжения ЭВМ между собой;
способность ЭВМ одновременно работать с несколькими пользователями и выполнять одновременно несколько программ;
возможность подключения к каналам связи и к вычислительности;
эксплуатационная надежность ЭВМ.