- •Цель и задачи курсовой работы
- •3. Подбор и предварительное ознакомление
- •Составление первоначального плана
- •Изучение отобранной литературы
- •Составление окончательного
- •7. Написание курсовой работы
- •8. Оформление курсовой работы
- •9. Защита курсовой работы
- •Политехнический колледж № 8 имени дважды Героя Советского Союза и.Ф. Павлова (гаоу спо пк № 8 им. И.Ф. Павлова)
- •2. Общие тебования к систематизации
2. Общие тебования к систематизации
ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и в процессе работы, выполняется на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков. [5]
Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и для своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.
Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому не нужными документов - дело всей организации в целом.
Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ. [7]
2.1. Составление заголовков дел
Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т. д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название документа (приказы, акты и т. д.), наименование рода заводимого дела
(переписка, документы, дело);
- автор документа (название организации, структурного подразделения);
- корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы). [4]