4.2.4. Размещение гостей в местах проживания.

Комфортность размещения зарубежных гостей зависит от организационно-финансовых возможностей принимающей стороны. Можно сформулировать следующие общие правила, которых должны придерживаться хозяева при размещении зарубежной делегации.

До приезда зарубежных гостей следует убедиться в полной готовности помещений в будущих местах их проживания (наличие прохладительных напитков в холодильнике, исправность бытовых приборов, электрооборудования и т. д.). С учетом цели визита уместно по возможности предоставить отдельный кабинет для руководителя делегации и рабочую комнату для коллективной работы других членов делегации.

Заказывая места в гостинице, нужно заранее знать, сколько приезжает мужчин, сколько женщин, есть ли среди них супружеские пары. Хорошо в комнатах для дам поставить свежие цветы.

Долг вежливости хозяев – помочь зарубежным партнерам в оформлении необходимых документов. Провожать гостей до дверей их номеров необязательно, поскольку это может быть воспринято как вынужденная необходимость пригласить провожающих на чашку чая, к чему гости в данный момент явно не готовы. Однако технический сотрудник делегации хозяев может доставить вещи гостей в номер, вместе с гостями осмотреть номер и убедиться, что там все в порядке. Прощаясь, глава принимающей делегации договаривается с главой делегации гостей о визите вежливости (протокольном визите), если это не предусмотрено программой пребывания.

4.2.5. Деловая часть программы визита.

Центральное место в программе визита зарубежной делегации отводится деловой части. Ее содержание определяется прежде всего целью и характером визита. Важнейшим элементом деловой части визита являются переговоры, сопровождаемые подписанием совместных договоров, соглашений и других документов. Правилам их подготовки и проведения ниже будет посвящена отдельная глава. Деловая часть программы может также включать визиты вежливости, деловые беседы и встречи, проведение выставок, ярмарок, презентации совместного предприятия, участие гостей в международных конференциях, симпозиумах, пресс-конференции, интервью представителям СМИ, выступления по радио и телевидению и т. д. Рассмотрим некоторые из приведенных форм работы.

Визит вежливости главы зарубежной делегации принимающей стороне согласно общепринятым международным нормам обычно предшествует началу деловой части визита. Этот визит расценивается как ответ на встречу гостя при его приезде, а потому называется еще протокольным. В ходе протокольного визита главы делегаций обычно уточняют программу пребывания и при необходимости вносят в нее коррективы.

При наличии взаимных договоренностей протокольные визиты могут быть нанесены и другим официальным лицам принимающей стороны.

Хотя время, место проведения и продолжительность визита обычно определяют гости, практика показывает, что такие встречи, как правило, проходят в помещении хозяев.

Деловые встречи, беседы дополняют обязательные с протокольной точки зрения визиты вежливости, предполагают обсуждение конкретных вопросов двусторонних и многосторонних отношений. Их организация не требует чрезмерной формализации, хотя любая встреча или беседа не проходит без предварительной договоренности и включения ее в рабочую часть программы. Протокольная практика проведения деловых встреч не отличается от практики проведения визитов вежливости. Единственной особенностью является отсутствие жесткой регламентации продолжительности деловой встречи – ее предопределяют интересы дела, степень взаимопонимания и заинтересованности партнеров.

Презентации. Поводы для их проведения могут быть самыми разными: создание совместного предприятия, открытие выставки, ярмарки, юбилей организации и т. д. Презентацию следует рассматривать как своеобразную форму представления фирмы, товара, продукции и др. Ее проведение менее формализовано в сравнении с приемами, однако требует тщательной подготовки.

Заранее продумывается список гостей и рассылаются приглашения. О презентации может быть объявлено в средствах массовой информации. Обычно на все мероприятие отводится 3–4 часа, из них полтора–два часа на официальную часть, и два часа – на коктейль или фуршет. Время проведения – вторая половина дня, чаще всего с 15 часов.

Во время официальной части проводится знакомство с руководством и деятельностью предприятия (фирмы), демонстрация образцов продукции, товаров и т. д. В помещении, где проходит презентация, уместно организовать выставку, отражающую историю предприятия, его достижения и возможности, показ короткометражных кино- или видеофильмов. Гостям презентации вручаются сувениры рекламной направленности – календари, записные книжки, авторучки, зажигалки с фирменной атрибутикой. Коктейль (фуршет) обычно проводится после официальных мероприятий, хотя может и предшествовать им.

Программа презентации иногда включает пресс-конференцию.

Участие в работе международной конференции (симпозиума, семинара) может являться основной целью визита зарубежной делегации. Поэтому программа визита должна включать четко продуманный сценарий подготовки и проведения конференции, в котором определяются следующие моменты: создание организационного комитета и определение круга участников; издание программы конференции; подготовка плана рассадки участников и списка президиума; организация встречи участников и гостей, порядок открытия, утверждение языка конференции и принятие регламента, очередность выступлений и докладов; время и место заседания секций; подведение итогов. [Более подробно информацию по данному вопросу см. в кн. «Этикет и сценарий международных научных конференций (симпозиумов, семинаров)». Мн., 1999.]

Совместная пресс-конференция по итогам визита, равно как и односторонние пресс-конференции гостей, их выступления по телевидению и радио, интервью представителям печати планируются лишь после предварительного согласования с руководителем зарубежной делегации.

Начало пресс-конференции целесообразно назначать на 10–11 часов утра. В таком случае журналисты успевают передать свои материалы в вечерний или завтрашний выпуски газет и в вечерний выпуск теленовостей.

С целью создания благоприятных условий работы для журналистов обычно готовят комплект материалов, в который входят подборка рекламной литературы, проспекты, пресс-релиз, текст или тезисы выступлений, сувениры (блокноты, ручки, фирменные значки и т. д.).

При участии зарубежных журналистов желательно иметь перевод материалов на иностранный язык. Если предполагается одновременное использование на пресс-конференции нескольких языков, необходимо заранее предусмотреть и организовать систему последовательного или синхронного перевода.

Особого внимания требует подготовка пресс-релиза. Его вручают на пресс-конференции и рассылают в редакции. Текст пресс-релиза должен соответствовать следующим требованиям: объем – не более трех машинописных страниц; материал излагается от третьего лица; сообщаются только новые факты, не публиковавшиеся ранее ни в отечественной, ни в зарубежной прессе; сведения подаются так, чтобы журналисту не нужно было тратить много времени на обработку материала; в конце указывается телефон, телефакс и адрес лица, у которого можно получить информацию по интересующему вопросу.