8.2. Сфера употребления и подстили официально-делового стиля. Документ

Два строгих стиля чётко различаются сферой употребления. Так, официально-деловой стиль обслуживает сферу отношений между государствами, государственными органами, между организациями (учреждениями) и их структурными подразделениями, а также между частными лицами в процессе их производственной и правовой (юридической) деятельности.

Ключевым понятием официально-делового стиля является документ – зафиксированная на материальном носителе по определённым установленным правилам информация, имеющая юридическую силу. Что же это за правила и кто их устанавливает?

Всё официально-деловое общение осуществляется по моделям, охарактеризованным да­лее в табл. 8.1. Модели делового общения, а следовательно, и настоятельная потребность в состав­лении документов по особым правилам возникли ещё в Древней Руси: именно с Х в. до нас до­шли такие типы документов, как завещания, закладные и др. А сам официально-деловой стиль сформировался прежде других книжных стилей – приблизи­тельно в Петровскую эпоху.

Таблица 8.1

Модели делового общения

Модель делового общения	Подстили	Жанры
Государство - государство	Дипломатический	Пакт, договор, коммюнике
Человек - человек	Законодательный	Доверенность, завещание
Государство - организация	Законодательный и административный	Указ, положение, правила, контракт, трудовая книжка
Государство - человек	Законодательный и административный	Конституция, закон, вид на жительство, паспорт,
Организация - организация	Административный	Договор, деловое письмо, рекламация
Организация - человек	Административный	Трудовой договор, абонемент, диплом
Организация - её подразделение	Административный	Устав, штатное расписание, справка

Таким образом, в соответствии с моделями делового общения, выделяют следующие подстили официально-делового стиля:

• дипломатический подстиль, регулирующий отношения между государствами;

• административный (или административно-канцелярский, управленческий) подстиль, регулирующий отношения между организацией и человеком, а также между организацией и её структурными подразделениями;

• законодательный (правовой, юридический) подстиль, используемый в качестве языка законотворческой и правоприменительной деятельности и регулирующий правовые отношения как между человеком и государством, так и между людьми.

Уже в общей характеристике подстилей можно обнаружить сходство коммуникативной направленности дипломатического и административного подстилей: оба они ориентированы на формулирование позиций сторон или на достижение договорённости между ними. Что же касается законодательного подстиля, то в его рамках формулируются условия и обстоятельства, влекущие за собой юридическую ответственность.

Каким из подстилей важно овладеть в первую очередь? Конечно же, административным, потому что он, будучи наиболее распространённым, затрагивает интересы любого из носителей языка. Однако следует учитывать многообразие жанров административного подстиля, которое обусловлено многоаспектностью деятельности любого предприятия, организации и его работников. Ведь документы регулируют не только производственную, но и юридическую, финансовую и другие стороны его работы. Наиболее востребованные жанры административного подстиля приведены в табл. 8.2.

Таблица 8.2

Жанры административного подстиля

Виды документов	Основные жанры
Организационные	Устав, штатное расписание, положение, договор, должностная инструкция
Распорядительные	Приказ, распоряжение, решение
Справочно- информационные	Акт, протокол, служебная записка, справка, письмо, телеграмма, телефонограмма, факс
Документы по личному составу	Личное дело, личная карточка, заявление, трудовой контракт (договор), трудовая книжка
Финансово- бухгалтерские	Главная книга, годовые отчёты, бухгалтерские балансы, счета, отчёты, сметы

Каждая разновидность документа (жанр) официально-делового стиля должен иметь определённую форму, под которой понимается совокупность реквизитов и содержательно-композиционная схема текста. Реквизиты как обязательные композиционно-смысловые части документа установлены законом и распорядительными документами (ГОСТом). Наиболее часто используются следующие реквизиты: 1) адресат (получатель документа); 2) адресант (отправитель документа); 3) заголовок (чаще два заголовка: первый обозначает жанр документа, второй – его информативное содержание); 4) собственно текст документа; 5) дата; 6) подпись составителя или должностного лица; 7) печать; 8) резолюция.

Совокупность реквизитов называется формуляром. Наибольшее количество реквизитов (более 30) содержат документы большой государственной важности: международные договоры, указы Президента и др. Любое отступление от существующего государственного стандарта в оформлении того или иного реквизита лишает документ юридической силы. Так, любой документ недействителен без подписи, а в тексте доверенности необходимо указать паспортные данные как доверителя, так и доверенного лица.

Документы различаются по информативному содержанию, по объёму, по степени общественной значимости. Не каждый из нас способен составить устав предприятия или, к примеру, правила пользования общественным транспортом – этим занимаются специалисты. Но существует особая разновидность документов, к составлению которых вынужден прибегать любой взрослый человек, независимо от возраста, пола и рода занятий. Причём некоторые документы приходится составлять неоднократно: заявления, отчёты о командировках и т. п. Подобного рода документы, имеющие хождение в административно-управленческой сфере (анкета, заявление, служебная записка и др.), носят название деловые бумаги.

Стандартность оформления деловых бумаг обусловлена типовым характером производственных ситуаций, требующих их оформления. Алгоритм их составления дан на рис. 8.1.

Осмысление

официально-деловой

ситуации

Подбор жанра

документа

(выбор заголовка)

Уяснение

композиции текста

Отбор

языковых средств

и составление

документа

Использование

обязательных

реквизитов

в строгой

последовательности

Рис. 8.1. Алгоритм составления деловых бумаг

Заключительный этап, связанный с письменным оформлением деловых бумаг, также регламентируется (подробнее в § 8.5.). На практике это означает, что, скажем, в заявлении о предоставлении административного отпуска мы не имеем права использовать такие (с языковой точки зрения абсолютно нейтральные) выражения, как очень прошу, мне нужно, разрешите мне. В рамках официально-делового стиля выработаны устойчивые формулы (канцелярские клише), предназначенные для употребления в той или иной деловой ситуации. В рассматриваемом случае это будет выражения В связи с…прошу предоставить отпуск. А вот обращение, уместное и даже необходимое в устном деловом общении, в заявлении не используется.

► Результатом какой модели делового общения является свидетельство о рождении? свидетельство о браке? ордер на получение квартиры?

► Какие виды деловых бумаг приходилось Вам составлять? Какие трудности при этом вы испытывали?