4.1.3. Показатели назначения.

4.1.3.1. Система должна обеспечивать возможность одновременной работы 10 пользователей для подсистемы операционной деятельности, и не менее 5-ти пользователей для других подсистем при следующих характеристиках времени отклика системы:

− для операций навигации по экранным формам системы – не более 5 сек;

−для операций формирования справок и выписок – не более 15 сек.

4.1.3.2.Время формирования аналитических отчетов определяется их сложностью и может занимать продолжительное время.

4.1.3.3. Обеспечение приспособляемости системы должно выполняться за счет:

− Своевременного администрирования;

− Обновления процессов ввода и обработки данных в соответствии с новыми требованиями;

− Изменение вида представления данных конечным пользователям;

−Наличие специальных файлов с настройками подсистем;

4.1.3.4. В зависимости от различных вероятных условий система должна выполнять требования, приведенные в таблице № 1.

Таблица № 1.

Вероятное условие	Требование
1	2
Отсутствие электроснабжения серверного оборудования продолжительностью до 15 мин.	Система полностью работоспособна
Выход из строя сервера БД	Уведомление администратора
Отсутствие интернет соединения	Возможность ввести входные данные локально с одного источника

4.1.4. Требования к надежности

Для защиты данных от ошибочных действий пользователя система должна:

– при обнаружении ошибок в действиях пользователя выдать сообщение с информацией, достаточной для их исправления;

– производить подсветку другим цветом или выделять иным образом ошибочно введённые реквизиты на формах ввода;

– проверять данные при вводе в зависимости от установленных параметров в системе;

– протоколировать действия пользователей.

4.1.4.1. В системе должны быть использованы средства и реализованы технические решения, обеспечивающие сохранность информации и восстановления функционирования системы без потери информации в аварийных ситуациях.

4.1.4.2. Сохранность информации в серверах должна обеспечиваться при следующих аварийных ситуациях:

− отказ системы в результате сбоя или выхода из строя его технических средств;

− сбой или отказ системы в результате ошибки в прикладном программном обеспечении системы.

4.1.4.3. В системе должны быть предусмотрены средства резервного копирования всей централизованно сохраняемой и критической информации. Для её хранения должны быть использованы устройства хранения данных, поддерживающие дублирование всех компонентов: дисков, источников питания, вентиляторов. Должен быть разработан и приведён в эксплуатационной документации на систему регламент и определены процедуры резервного копирования, восстановления данных и программного обеспечения с учётом категории данных и времени их актуальности.

4.1.5. Требования к безопасности.

Система должна обеспечить защиту:

– от ошибочных действий пользователей;

– от нарушения функционирования в результате неправильных действий персонала;

– сохранение данных при любых действиях персонала и одиночных отказах программно – технических средств;

4.2. ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИЯМ (ЗАДАЧАМ) ВЫПОЛНЯЕМЫМ СИСТЕМОЙ

Для реализации поставленных целей система должна решать следующие задачи:

− обработка управленческой информации и принятие решений;

− хранения нормативно-справочной информации;

− осуществление гибких настроек и функциональных подсистем и обеспечивающие поддержку вспомогательных функций;

В рамках поставленных задач система «БОСС-РЕФЕРЕНТ» должна состоят из определённых модулей, которые представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino.

Функциональное назначение модулей представлено в Таблице № 2.

Таблица № 2

Модуль	Функции
1	2
Функциональные модули
Канцелярия	Ввод электронных документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов. Регистрация корреспонденции с автоматической или полуавтоматической нумерацией. Резервирование номеров для исходящих документов. Отправка документов на рассмотрение и исполнение, списание в дело. Создание поручений по документам. Печать контрольных карточек (в том числе по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word) и карточек резолюций. Ведение нескольких канцелярий с возможностью пересылки документов из одной канцелярии в другую. Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система включает несколько баз данных «Канцелярия», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности.
Принятие решений	Создание и хранение документов/проектов документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов. Обработка документов в соответствии с предопределенными процессами, которые могут включать такие стадии, как подготовка, согласование, визирование, подписание, утверждение документов. Контроль движения документов. Автоматическая и ручная регистрация документов. Резервирование номеров для договоров, проектов исходящих и организационно-распорядительных документов. Поддержка работы с листами ознакомления и списками рассылки. Формирование поручений по документам и контроль их исполнения. Создание отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно распорядительным документам», и т.д.). Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система включает несколько баз данных «Принятие решений», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности.
Поручения	Подготовка проекта поручения. Отражение в системе сведений о ходе исполнения поручения. Автоматическое оповещение об истечении срока исполнения поручения и о выполнении поручения. Изменение срока исполнения поручения и ответственного исполнителя поручения. Возврат поручения на доработку. Утверждение результатов выполнения поручений.
Общесистемные словари и справочники
Справочник организации	Ввод и хранение информации о структуре организации в виде иерархического дерева. В случае, если структура организации включает самостоятельные подразделения (филиалы), возможно ведение общего справочника для всей компании или отдельных «Справочников организации» для каждого подразделения. Хранение служебных и личных данных по каждому сотруднику (ФИО, должность, номера телефонов, и др.). Создание списков рассылки. Оформление совместительства, перевода сотрудника в другое подразделение, увольнения и восстановления в должности. Назначение ролей по обработке документов для пользователей системы. Настройка механизма делегирования полномочий для передачи в случае необходимости прав на работу в системе другим сотрудникам — отдельно для основной и совмещаемой должности (проекта). Поддержка общесистемных настроек: хранение лицензионного ключа, регистрация пользователей и их групп, поддержка работы с несколькими канцеляриями.
Внешние адресаты	Предназначен для хранения данных об организациях-контрагентах (заказчиках, партнерах, клиентах) и их представителях. Во «Внешних контактах» может храниться самая разнообразная информация — от банковских реквизитов организации до мобильного телефона ее представителя. В системе данные из модуля «Внешние адресаты» используются везде, где требуется указывать контрагентов, например, при работе с договорами, входящими и исходящими документами, и т.д.
Словари	Предназначен для создания и хранения списков ключевых слов, используемых для заполнения полей ввода в карточках баз данных системы. Используется большинством модулей системы БОСС-Референт в качестве справочника словарных значений. Добавление новых записей и редактирование старых осуществляется администраторами или специально выделенными сотрудниками.
Общесистемные сервисы
Коммутатор	Навигация по базам данных системы. Регистрация баз данных определенной конфигурации. Привязка рабочей станции к базе данных «Коммутатор». Добавление в рабочее пространство пользователя значка базы данных. Обновление структуры баз данных приложения. Открытие баз данных. Перенос приложения на другой сервер. Переименование баз данных. Удаление из базы данных «Коммутатор» ссылки на базы данных. Настройка адресов баз данных системы. Категоризация базы данных. Синхронизация баз данных «Коммутатор» в кластере Lotus Domino.
Кабинет	Хранение сообщений со ссылками на документы. Отслеживание текущих задач пользователя.
Поиск	Вспомогательный модуль, позволяющий производить поиск по набору атрибутов карточек документов баз данных «Канцелярия», «Принятие решений», и их архивов.
Архивные модули
Настройки Принятия решений	Вспомогательный модуль, применяемый для создания типовых процессов, в соответствии с которыми будут обрабатываться документы в базе данных «Принятие решений». В карточке типового процесса задаются стадии и этапы обработки документов, настройки значений полей документов по умолчанию, сотрудники, участвующие в обработке (согласующие, подписывающие, утверждающие, регистрирующие), а также сотрудники, имеющие право на создание документов.
Протокол	Используется для протоколирования действий пользователей при работе с документами в системе БОСС-Референт. Информация из БД Протокол предназначена только для просмотра и используется службой, ответственной за информационную безопасность
Транспорт	Относится к технологическим сервисам и представляет собой вспомогательный модуль, применяемый для обмена документами между серверами. В этой базе данных формируются запросы, транспортные документы и уведомления о прохождении по маршруту транспортных документов.
Электронные образы	Вспомогательный модуль, применяемый для хранения электронных образов документов отдельно от самих документов модулей «Канцелярия», «Принятие решений» и «Поручения», а также их архивов. Для каждого модуля создается отдельная база данных «Электронные образы».

4.3. ТРЕБОВАНИЯ К ВИДАМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

4.3.1. СЭД, построенная на основе «БОСС-РЕФЕРЕНТА, должна состоять из нескольких уровней:

• «железо» (серверы, клиентские рабочие станции, сети, и др.) и платформа (операционная система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все «железо»;

• технологическая платформа IBM Lotus, являющаяся «надстройкой» над сетевой операционной системой и включающая серверный компонент Domino и клиентский Notes;

• система БОСС-Референт, представляющая собой Lotus Domino-приложение, состоящее из модулей «баз данных» формата nsf;

• клиентские места пользователей, которые могут работать с помощью как клиента Lotus Notes, так и Web-браузера.

IBM Lotus является документоориентированной платформой, что делает ее более предпочтительной для задач СЭД, нежели реляционные СУБД.

4.3.2 Требования к математическому обеспечению

Учёт входящих, исходящих и внутренних документов должен вестись автоматически, при введении данных в регистрационную форму, в пределах календарного года.

4.3.3 Требования к лингвистическому обеспечению

Информационные языки, используемые в АС, должны отвечать следующим требованиям:

– близость к естественному языку;

– словарь и синтаксис информационного языка должны быть понятны человеку и машине;

– информационный язык должен быть адаптивным к изменениям во внешней среде.

4.3.4 Требования к программному обеспечению

Архитектура АС должна обеспечивать:

– работу приложения с несколькими рабочими базами;

– работать с различными SQL- серверами;

– работу в условиях распределённой обработки данных;

– настройку произвольного количества пользователей интерфейсов;

– автоматизацию доступа к данным и протоколирование работы пользователей;

– разработку произвольных пользовательских отчётов;

– экспорт/импорт данных;

– интеграцию с приложениями Microsoft Office.

4.3.5 Требования к техническому обеспечению

Минимальные требования к техническим характеристикам серверных компьютеров рабочих станций, необходимых для работы с Notus Lotus приложениями приведены в таблицах №№ 3-6.

Таблица № 3