Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П

На собрания и совещания может уходить колоссальное время. В этой главе рассказывается, как сократить его потери и с толком использовать собрания, на которых вам приходится присутствовать.

Собрания: работа или пустая трата времени?

Если вы типичный служащий, то наверняка значительную часть времени проводите на разного рода собраниях и заседаниях. Долгие собрания, короткие собрания, утренние брифинги, дневные брифинги — можно целый день провести на собраниях (что некоторые и делают).

Между тем многие из подобных мероприятий — не более чем пустая трата времени. Часто на них рассматриваются вопросы, которые можно было бы решить другим способом, в иной обстановке и с меньшими потерями времени. По существу, собрание является одним из наименее продуктивных и наиболее времяпоглощающих компонентов рабочего дня.

Задумайтесь над тем, какова стоимость собраний в пересчете на заработную плату участников. Де-

192

сять присутствующих на часовом совещании человек тратят на него десять часов рабочего времени и сумму стоимости часа рабочего времени каждого из них. Если на совещании присутствуют сотрудники достаточно высокого уровня, цена его для компании может оказаться значительной.

Председательствующие любят шокировать аудиторию суммами, в которые собрания обходятся компаниям. Уэнди, председатель на ежемесячных заседаниях совета директоров, которые, несмотря на все ее усилия, неизменно растягиваются на неопределенное время, решила преподать участникам урок. Она написала на доске сумму общей стоимости часа рабочего времени всех присутствующих (только без значка фунтов стерлингов). Через каждые 20 минут перерасхода запланированного времени по причине пустой его траты участниками она спокойно прибавляла к начальной сумме ее треть. Наконец один из директоров не выдержал и поинтересовался, что все это означает. Когда присутствующие узнали, что такова стоимость для компании их сегодняшнего заседания, в кабинете воцарилась мертвая тишина. На следующее заседание ушел ровно час, и ни минутой больше.

Собрания являются пожирателями времени, поскольку очень часто бесполезны, плохо организованы или преследуют неясные цели. В ходе некоторых из них не удается создать деловую атмосферу, участники ведут себя беспокойно и не могут сосредоточиться. На других присутствуют не те, кому следовало бы. Еще больше собраний не имеют достаточно авторитетного председателя и проваливаются из-за организационных недочетов. Подобные собрания крадут у вас время самыми разнообразными путями.

193

И все же не стоит подходить предвзято к собраниям как таковым. Один из лучших способов выиграть время и повысить собственную продуктивность — отказаться от очевидно бессмысленных собраний и рационализировать свое участие в работе тех собраний, присутствие на которых обязательно.

Исключите из графика необязательные собрания

Первый шаг в исключении необязательных собраний из своей жизни состоит в том, чтобы взять в руки ежедневник и посмотреть, на каких собраниях вы должны будете присутствовать в следующем месяце и на каких присутствовали в прошлом месяце. Сколько из последних действительно были необходимы? Не лукавьте и ответьте, какие из прошедших собраний проводились по следующим основаниям:

регулярное собрание, созываемое раз в неделю, месяц или год; для обсуждения темы прошедшего собрания;

чтобы собрать людей вместе; для доведения информации; для дачи рабочих указаний; любимое развлечение босса;

в качестве предварительного собрания.

Рассмотрим некоторые из приведенных поводов для созыва собраний. Множество собраний проводится потому, что проводились всегда, стали традиционными. Если какие-то из регулярных собраний достались вам в наследство от прошлых поколений, вы должны решить, стоит ли и дальше на них присутствовать или их организовывать. Если на

194

них производится только бумага для архива или они представляют собой своего рода дискуссионный клуб, то задумайтесь, не могли бы использовать свое время с большей пользой. Прежде чем отправляться на любое периодическое собрание, выясните, какова конкретная цель его проведения. Идите только в случае, если участие будет полезно для вашей работы. Если требуется участие представителя от вашего отдела, пошлите кого-нибудь из персонала. С другой стороны, если протокол может пригодиться вам, чтобы быть в курсе событий, попросите прислать вам экземпляр.

А если именно вы являетесь организатором подобных собраний? Тогда поставьте себя на место приглашенных и задайтесь вопросом, всегда ли у вас хватает времени на участие в них. Если нет, почему у других должно хватать? Можете ли вы решать те же вопросы иными способами? Если да, то не созывайте регулярные собрания.

Если босс считает, что ваше присутствие на определенных собраниях абсолютно необходимо, посещайте их, остальные же старайтесь избегать. Рассказывайте боссу о характере прошедшего собрания и всякий раз снова спрашивайте о необходимости вашего присутствия.

Некоторые собрания созываются, только чтобы обсудить тему недавно прошедшего собрания. Ну да вы знаете, что в таких случаях говорят: «Необходимо завершить обсуждение этих вопросов, а потому нужно еще одно собрание». Почему обсуждение нуждается в «завершении»? Может быть, потому, что предыдущее собрание было не достаточно хорошо организовано для полноценного обсуждения вопроса в отведенное для этого время? Если да, то подобные собрания вам не нужны. Вы должны быть уверены в

195

том, что собрание пройдет на высоком уровне (об организации собраний читайте ниже в этой главе).

Многие собрания созываются, чтобы просто собрать людей вместе и дать им возможность побыть в кругу коллег, пообщаться. В таком случае предложите другие, лучшие способы совместного времяпрепровождения — скажем, собираться раз в месяц и вместе обедать.

Собрания, созывающиеся для доведения до присутствующих какой-либо информации, наверняка можно заменить другими способами информирования. Рассылка письменных бюллетеней, видеокассет и просто телефонные звонки позволили бы сотрудникам более эффективно использовать свое время.

Существуют также инструктивные собрания. Босс хочет сказать вам, что делать, и чтобы при этом все его услышали. Собрание может являться достаточно действенной формой оказания начальственного нажима и все же чаще превращается в пустую трату времени.

Собрания — популярная арена борьбы за власть и демонстрации властных полномочий. Генриетта иногда созывает собрания, просто чтобы доказать, что может это делать, и чтобы обнародовать свою инициативу по поводу очередного проекта. Если вы не вовлечены в подобные игры, выслушайте ее предложение и покиньте собрание, предоставив ему развиваться в полном соответствии с начальственными замыслами.

Предварительные собрания — квинтэссенция бездарного времяпрепровождения. Повестка дня основного собрания либо стоит обсуждения и последующей реализации, либо нет. Собрание для подготовки к собранию — имитация деятельности и пустая трата времени.

196

Не позволяйте подобным собраниям лишать вас продуктивного времени. Если не можете их отменить, то по крайней мере уклоняйтесь от участия в них.

Не ходите на собрания

Если не можете воспрепятствовать проведению бесполезных собраний, избегайте участия в них. Воспользуйтесь уловками, позволяющими избавиться от досадной повинности:

пошлите вместо себя кого-нибудь из сотрудников; запросите копию протокола;

отправьте организаторам собственные комментарии по теме собрания; попросите секретаря собрания выслать вам со-

стоящее из одного абзаца резюме утвержденных собранием мероприятий; имейте на время собрания другие неотложные дела.

Еще один резон пропустить собрание — отсутствие планов внести в его работу собственный конструктивный вклад. Стоит ли сидеть на собрании, если вам нечего сказать? Если так и оно есть, после-

197

дующее чтение протокола, скорее всего, обеспечит вас всей необходимой информацией.

Иные формы собраний

Если требуется групповое обсуждение, подумайте о других способах его организации. Если вы принимаете решение по этому поводу, то вам могут пригодиться изложенные ниже идеи. Если нет, предложите их соответствующему ответственному лицу.

Современные технологии позволяют проводить собрания, не покидая рабочего места. Обсуждение со многими участниками можно провести по телефону (телеконференция), воспользовавшись услугой, предоставляемой телефонной компанией. Способ окажется полезен как в рамках крупной компании, где ценят время каждого человека, так и при привлечении к дискуссии участников, находящихся в разных регионах страны и мира.

Другим вариантом, позволяющим сэкономить время людям, которым для участия в собрании пришлось бы совершить долгую поездку, является видеоконференция. При ее проведении участники могут воочию видеть друг друга. Вы можете организовать видеосвязь прямо из офиса своей компании либо воспользоваться централизованным узлом связи местной телефонной компании.

Для дальней связи используйте возможности компьютеров. Располагая модемом, выходом в Интернет и необходимым программным обеспечением, вы можете беседовать с людьми в любой части света, набирая собственные сообщения на клавиатуре и получая на экран монитора немедленные ответы вашего корреспондента.

198

Для экономии времени и поддержания динамичного ритма информационного обмена все участники дистанционного общения должны готовиться к нему так же, как если бы речь шла об очном собрании или совещании. То же знание относящихся к делу документов, то же наличие под рукой всех необходимых материалов, избрание председателя и секретаря. При организации конференции учитывайте возможную разницу во времени и начинайте собрание вовремя. Особое значение при дистанционном общении приобретает четкое следование повестке дня, учитывая стоимость использования коммуникационных линий и систем.

Делегируйте представителя

Не ходите на собрания, если имеете возможность посылать вместо себя кого-то другого. Лучшим кандидатом будет должным образом подготовленный сотрудник. Он проинформирует вас об итогах собрания в удобное для вас время, и вы сможете в спокойной обстановке принять собственные решения.

Отказ сотрудникам в участии в собраниях будет с вашей стороны актом превышения полномочий, проявлением пренебрежения менеджерскими обязанностями. Людям необходимо набираться опыта, совершенствовать профессиональное мастерство, да и вам нужен персонал, способный действовать самостоятельно и с успехом справляться с самыми различными ситуациями. Чем большими полномочиями вы наделяете сотрудников, тем большую компетентность они приобретают и тем более продуктивной становится ваша совместная работа (см. главу 10).

Максимально задействуйте способности и таланты персонала. Фрэнсис отметила, что Энни, ее лич-

199

ный помощник по работе в бюро по трудоустройству, обладает прекрасными навыками общения и ведения подробных записей. После предварительной подготовки Фрэнсис доверила Энни участие в собрании менеджеров, обслуживающих соседний регион. Энни полностью справилась с поручением и теперь представляет Фрэнсис чуть ли не на всех собраниях и совещаниях. Фрэнсис может полностью положиться на Энни в изложении на собрании своей собственной позиции и в подготовке сжатого и точного отчета об этом мероприятии. В итоге Фрэнсис экономит массу времени, а Энни имеет возможность набраться опыта и теперь является реальным кандидатом на должность младшего менеджера.

Организация собраний

Совершенствуя порядок проведения собраний, можно сократить их длительность и повысить продуктивность. Если организация собраний не ваша прерогатива, вы можете, по крайней мере, вносить собственные рационализаторские предложения. Что касается собраний, которые входят в вашу сферу ответственности, то вы сможете сделать их более эффективными, воспользовавшись предлагаемыми в этой главе идеями и советами.

Для чего проводится собрание?

Собрание не будет эффективным, если все его участники не имеют четкого представления о цели его проведения. Прежде чем созывать собрание, уясните для себя, чего хотите с его помощью добиться. Обычно итогом собрания становится выра-

200

ботка некоего плана действий. Имейте представление о том, что намерены предложить участникам к его исходу. Собираетесь ли просить их сделать что-то конкретное? Хотите ли предложить поразмыслить и представить собственные предложения по поводу темы собрания? Потребуете ли представить отчеты? Подготовиться к выступлению на следующем собрании? Если вы являетесь рядовым участником собрания, с самого начала выясните, для чего оно организовано; если разговор начинает уходить в сторону, напомните присутствующим о цели сбора и направьте дискуссию в нужное русло.

Какой бы ни была цель проводимого вами собрания, вы должны постоянно о ней помнить. Кроме того, о цели должны быть заранее уведомлены все участники, о ней же должно быть еще раз объявлено в самом начале собрания с четким изложением ожиданий по поводу его итогов и вклада присутствующих в его ход. Ни у кого из участников не должно быть ни малейшего повода заявлять о своей неосведомленности по части намерений организаторов.

Повестка дня

Повестка дня обеспечивает ход собрания по намеченному руслу, работу мысли присутствующих в нужном направлении. Воздерживайтесь от желания привнести в работу собрания что-то из того, что вдруг приходит вам в голову по ходу дела. Повестку

201