Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем - Калинин С.И

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ТРЕНИНГ

С. И. Калинин

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

ПРАКТИКУМ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ

Лучшие методы управления временем — это методы, удобные лично для вас.

ББК 88.5

К17

Калинин С. И.

К17 Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — СПб.: Речь, 2006. - 371с .

ISBN 5-9268-0424-8

Книга посвящена очень актуальному в нашу эпоху вопросу: как управлять временем своей жизни, как успевать сделать все необходимое, не потратив при этом слишком много сил.

В книге представлены основные принципы тайм-менеджмента, предложены методики индивидуальной и групповой работы для формирования навыков управления временем.

Книга будет полезна многим: психологам, консультантам, коучам, работающим в бизнес-среде, менеджерам различного профиля, всем, кто интересуется проблемой времени или заинтересован в оптимальной организации своей жизни.

ББК 88.5

	© Калинин С. И., 2006
	© Издательство «Речь», 2006
ISBN 5-9268-0424-8	© Борозенец П. В., оформление, 2006

ocr:Jansal

for natahaus.ru

ОГЛАВЛЕНИЕ

Неформальное предисловие	7
Введение	13
Глава 1
ПРИРОДА ВРЕМЕНИ	19
1.1. Что такое время?	19
1.2. Исторический темпорализм	24
1.3. Виды времени	27
1.4. Социальное время	28
1.5. Экономическое время	30
1.6. Жизненный цикл фирмы (ЖЦФ)	32
1.7. Жизненный цикл товара (услуги)	37
1.8. Индивидуальный фонд времени и его структура	38
1.9. Фонд времени организации (подразделения)	43
1.10. Этапы карьеры	45
1.11. Типы карьеры	49
1.12. Причины медленной и неудачной карьеры	51
1.13. Виды психологического времени	54
1.14. Временная перспектива и временная трансспектива	57
1.15. Основные типы внутренних концепций времени	60
Глава 2
ВРЕМЯ КАК РЕСУРС И ЦЕЛЬ	62
2.1. Время — стратегический ресурс организации и человека	62
2.2. Основной закон времени как стратегического ресурса	68
2.3. Помехи («воры времени»)	70
2.4. Внутренние и внешние помехи	72
2.5. Тайная причина внутренних помех	74
2.6. Почему гибнут великие компании?	76
2.7. Энергетический потенциал работы	78
2.8. Как улучшить способ работы?	80
2.9. Система управления временем	82
2.10. Компетентность организации во времени	86
2.11. Компетентность менеджера во времени	88
2.12. Собственная система управления временем	89
2.13. Историческая справка о ТМ	92

Глава 3
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ВРЕМЕНИ		105
3.1. Основные методы инвентаризации личного и организационного
времени		105
3.2. Алгоритм инвентаризации и анализа времени		107
ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации		109
ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж)		110
ЭТАП 3. Анализ времени		110
ЭТАП 4. Изменение стратегии/способов управления временем..... 111
3.3. Поточная карта		111
3.4. Поточная диаграмма		114
3.5. Карта совместных операций		116
3.6. Сетевой анализ		119
3.7. Простой органайзер	.'.	.122
3.8. Органайзер для качественного учета времени		126
3.9. Категории временных затрат (кодификатор)		130
3.10. Категории временных затрат менеджера		133
3.11. Хронокарта Гастева		135

3.12.Анализ временных трат с использованием хронокарты Гастева...138

3.13.Ежедневный экспресс-анализ временных трат с использованием

органайзера

142

3.14. Итоговый анализ временных трат с использованием органайзера .. 146

3.15. Анализ помех (углубленный анализ трат времени)	153
1. Листок учета дневных помех	154
2. Оценка важности помех за учетный период	155
3. Ментальные карты помех, листки-памятки	156
3.16. Результаты инвентаризации и анализа времени	157
Глава 4
ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ, ПЛАНИРОВАНИЕ, ИСПОЛНЕНИЕ	160
4.1. Главный секрет эффективного управления временем	160
4.2. Цели организации и цели личности	162
4.3. Назначение целей в организации	166
4.4. Ключевые аспекты целеполагания	169
4.5. Целеполагание и процесс достижения цели	174
4.6. Свойства целей	178
4.7. Поиск и формулировка целей	184
4.8. SMART-технология постановки целей (по Д. Доурдэну)	188
4.9. Проектная система постановки целей (по Г. Архангельскому)	190
4.10. Алгоритм и методы целеполагания	193
4.11. Ситуационный анализ (по Л. Зайверту)	198
4.12. Постановка целей: от общего — к частному	201
4.13. Семь главных проблем с целями	203
4.14. Принципы и правила планирования	208
4.15. «Золотые» пропорции планирования времени	213
4.16. Система планов	216

4.17. Планирование дня с помощью метода «Альпы»	218
4.18. Как выполнять дневной план?	223
Глава 5
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ И КОНТРОЛЬ	226
5.1. Принятие решений	226
5.2. Принятие решений по отклонениям	229
5.3. Типы решений ворганизации	233
5.4. Виды контроля в ТМ	236
5.5. Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту)	240
5.6. Контроль в организации	242
5.7. Правила и ошибки контроля	245
5.8. Использование карт контроля	248
Глава 6
СПОСОБЫ ПОВЫШЕНИЯ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ	253
6.1. Два главных направления повышения личной эффективности	... 253
6.2. 28 принципов лидерства	256
6.3. Стратегический алгоритм лидерства	260
6.4. Что можно делегировать?	263
6.5. Правила эффективного делегирования	265
6.6. Как преодолеть сопротивление делегированию	269
6.7. Для чего нужно делегирование?	271
6.8. Система заместителей	273
6.9. Коммуникативная компетентность	276
6.10. Деловое общение и принципы деловых коммуникаций	278
6.11. Построение системы коммуникаций в организации	281
6.12. Формализация информации	284
6.13. Система межличностных коммуникаций руководителя
(менеджера)	287
6.14. Эффективное проведение совещаний (цели и участники)	291
6.15. Правила проведения совещаний	296
6.16. Планирование и подготовка совещаний	298
6.17. Совещание для руководителя	300
До совещания	300
Во время совещания	301
После совещания	302
6.18. Биоритмы человека	302
1. Суточные биоритмы человека	304
2. Недельные биоритмы человека	307
3. Периоды жизни (жизненные циклы)	308
6.19. Персональные правила «хорошего» рабочего дня	311
6.20. Персональная система работы с информацией	314
6.21. «Краткий курс» по повышению эффективности работы
с информацией	319
Работа с деловыми бумагами (документами)	319

Общение по телефону		320
Работа с почтой (деловой корреспонденцией)		321
Работа с книгами и печатной прессой (газетами, журналами)		321
Как конспектировать, делать выписки?		322
Использование «умной» техники		322
Заключение		325
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 1		327
Задание 1. Тест на восприятие времени «Субъективная минута»		327
Задание 2. Рисуночный тест «Персональная концепция времени»		328
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 2		332
Задание 1. Тест «Персональная компетентность во времени»		332
Задание 2. Анализ персональной системы управления временем		334
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 3		337
Задание 1. Кодификатор трат времени		337
Задание 2. Экспресс-анализ дневных затрат времени		338
Задание 3. Составление ментальной карты дневных помех		338
Задание 4. Заполнение аналитической поточной карты		339
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 4		342
Задание 1. Жизненные ценности личности		342
Задание 2. Целеполагание: постановка долгосрочных целей		343
Задание 3. Целеполагание: анализ взаимосвязей между целями		344
Задание 4. Целеполагание: анализ «цели — ценности»		345
Задание 5. Целеполагание: ситуационный анализ		346
Задание 6. Целеполагание: анализ «цель — средства»		347
Задание 7. Целеполагание: анализ «цель — задачи»		347
Задание 8. Планирование рабочего дня по методу «Альпы»		347
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ	6	348
Задание 1. Оценка индивидуальных суточных ритмов		348
Задание 2. Анализ индивидуальной системы коммуникаций		349
Приложение. ТМ-БЛАНКИ		351

НЕФОРМАЛЬНОЕ ПРЕДИСЛОВИЕ

Здравствуй, уважаемый читатель! Не подумай ничего плохого, но здороваюсь я не просто потому, что у нас в деревне так принято, и не только из вежливости, а дабы отметить точку старта предлагаемого твоему вниманию временного отрезка — текста.

(Сразу прошу простить меня всех тех, кому не нравится обращение на «ты». Поверьте, в обыденной жизни я человек отнюдь не наглый и вполне этикетосообразный. Но я намеренно сокращаю дистанцию и разрушаю перегородки, ибо речь пойдет о вещи более чем интимной — о Времени. И, как говорили многие хорошие люди вроде Бахтина, Бубера и проч., — либо диалог состоится, либо Вы к нему еще не готовы.)

Вот оно — началось! Открой свои глаза и уши, растопырь сознание и постарайся максимально эффективно использовать этот отрезок своей жизни. Мне не нравится выражение «потратить время», поэтому я искренне надеюсь, что ты не «потратишь время» на чтение этой книги, а приобретешь его. Во всех смыслах этого слова...

Очень хочется верить, что темпомир этой маленькой семиотической реальности (текста данной книги) будет для тебя не просто полезным, но и уютным. Текст этот создавался с душой, и, перефразируя известную формулу щедрости: «Время моей души — время твоей души». Дар этот будет в чем-то полезным, в чем-то трудным, а в чемто поистине троянским — выбирай, пробуй, думай!

Признаюсь откровенно, как и многие избравшие профессию психолога, на определенной стадии своего личностного саморазвития я переболел болезнью перфекционизма. Образование психологическое я получал еще в те далекие времена, когда пересчитать вузы, обучающие психологов в нашей стране, хватило бы пальцев на двух-трех руках. Такое положение дел создавало иллюзию собственной исключительности и мотивировало эту самую «исключительность» развивать и поддерживать.

Какими только «болезнями» самосовершенствования ваш покорный слуга не переболел! Тут были и западная философия и восточная мистика, и «физика» и «лирика», и мрачное одиночество и беспорядочное общение, и суровая аскеза и попытки достичь «абсолютной» свободы, и многое-многое другое.

Пишу об этом в прошедшем времени, не потому, что хочу все забыть и от всего отречься, — думаю, многие попытки «стать лучше» были вполне искренними и диктовались не только желанием оправдать модный имидж «настоящего» психолога. Просто все это происходило много лет назад, и жизнь не стояла на месте, а вершила свою «терапию реальностью», постоянно проверяя и перепроверяя багаж моих увлечений на востребованность и эффективность. Многое «отболело» и прошло, но кое-что осталось, и этим «кое-чем» я не прочь похвастаться и поделиться.

В череде моих опытов над самим собой не малое место занимали попытки «подружиться» со временем собственной жизни, сделать его более осмысленным и наполненным. По своемускладу я человеккрайне неорганизованный и непунктуальный. Я живу в вечном и болезненном обострении между внутренним «хочу» и внешним «надо». Пирог времени для меня всегда большая проблема — размышляю, мучаюсь и потом нарезаю на кривенькие такие кусочки: «Это вот — для ХОЧУ, а это — для НАДО».

Не знаю, знакомо ли это пронзительное чувство раздвоенности тебе, уважаемый читатель, так как мне, например, достаточно часто встречались люди полностью «роботизированные», лишенные этого чувства. Эти люди принесли свое внутреннее время в жертву времени внешнему, благо современное общество это поощряет (Матрице ведь нужны новые винтики?). Они стали хорошими механизмами, эдакими швейцарскими часами, пунктуально тикающими... по чужим расписаниям. Но я не уверен, существуют ли такие люди (индивидуальности) на самом деле — ведь не существует времени их жизни, они «живут» чужим. Нет своего времени, нет своей жизни, нет их самих? И откуда-то сбоку к их бытию подкрадывается Пустота, и отсутствие смысла, и стрессы, и добрые взгляды людей в белых халатах...

Видел я и людей из другой категории, лишенных всяких сомнений относительно времени свой жизни. Время для них — это синоним внутреннего времени. Они живут своей жизнью, в своей обособленной реальности, занимаясь своим любимым делом. Как влюбленные — «часов не наблюдают». Нет, это не сумасшедшие, это Творцы. Для окружающего мира они чудаки, вечно опаздывающие и теряю-

щие зонтики; их наручные часы оставлены дома или давно уже остановились. Причина этого проста: циферблат их времени — вечность, минутная стрелка скачет веками, часовая шагает эпохами. Но таких людей единицы, а куда податься нам, консуетальным индивидуумам?

Мы, как справедливо заметил Эрик Берн, вынуждены решать проблему структурирования времени с момента своего рождения и до момента своей смерти. Кто-то слепо мечется, используя для подчинения Времени метод проб и ошибок, а кто-то подходит к этому делу серьезно, выстраивая системы и разрабатывая алгоритмы. Знания о Времени накапливаются веками, правда, сущность времени от этого яснее не становится; рецептов примирения со Временем становится все больше, но битву эту каждый отдельный человек может выиграть только самостоятельно.

Сначала (это было еще в то время, когда я учился в старших классах школы) в обширной библиотеке моего отца я «раскопал» книгу А. К. Гастева «Как надо работать» и еще несколько книжек по популярной в советские годы «научной организации труда» (НОТ). С одной стороны, меня восхитила энергетика книги Гастева, с другой — очаровали «маленькие хитрости», содержащиеся в книгах по НОТ. Эти книги дали мне надежду — можно работать быстрее и удобнее, можно вовремя достигать планируемых целей, можно и нужно управлять временем своей жизни!

Следующим этапом в направлении оптимизации временных затрат на привычные для меня виды работ стало увлечение системой Г. С. Альтшуллера ТРИЗ (теория решения изобретательских задач). Потом было еще много книг и идей, но настоящей сенсацией для меня стало знакомство с книгой немецкого «классика» Time Management Лотара Зайверта «Ваше время — в Ваших руках» (М.: Экономика, 1991). Мне посчастливилось купить ее «тепленькой», только что изданной, и книга вызвала у меня настоящий «культурный шок». Упрямо игнорируя поговорку «что русскому хорошо, то немцу...», я старательно считал все эти минуты, заполнял все эти бланки и следовал всем этим рекомендациям. Мне было очень тяжело истязать мою бескрайнюю русскую душу немецкой дисциплиной, но, как говорят сторонники йогической аскезы, я «упражнялся в терпении».

Потом были другие книги и другие методы и системы управления временем. Точно я не считал, но, думаю, мои «игры со временем» продолжаются уже лет двадцать, а то и более. Я не стал «фанатом» какойто одной системы и не изобрел в управлении временем чего-либо революционно нового (я вообще сомневаюсь, что это можно сделать).