Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П

как в ее рабочем дневнике на то же время была отмечена важная презентация проекта перед советом директоров. Как вы, вероятно, уже догадались, вовремя сопоставить сделанные записи Луиза не удосужилась.

Если вы ясно представляете, что вам нужно делать, то сможете распланировать свое время на чем угодно: на листке бумаги, в записной книжке, в простом ли, сложном ли ежедневнике или на полном развороте органайзера. Лучше всего, если ваши планы, расписания, записи и пометки будут содержаться в одном месте. Возможно, для этого понадобится большой органайзер со сложной внутренней структурой, а возможно, достаточно будет единственного ежедневника. Все зависит от ваших потребностей и характера работы. Выберите для себя достаточно вместительный ежедневник или органайзер — чтобы в нем было место как для ежедневного рабочего графика, так и для записей и списка прочих дел — и вместе с тем настолько компактный, чтобы уместиться в портфеле или даже

вкармане куртки. Собственные приоритеты в плане работы, домашних дел, учебы и досуга лично я отмечаю в стандартном еженедельнике, купленном

вближайшем магазине канцелярских принадлежностей.

Выбор средств для планирования времени широк:

лист бумаги; записная книжка; ежедневник; обычный органайзер;

электронный органайзер; компьютер.

Преимущества инедостатки различных инструментов управления временем

Если четко представляете свои приоритеты и обладаете хорошей памятью (или имеете толкового секретаря), возможно, единственное, что вам понадобится, чтобы спланировать предстоящий день, — это чистый лист бумаги. Для большинства же из нас этого будет недостаточно. Что же делать? Начните с самого обыкновенного ежедневника. Вы, вероятно, представляете себе два типа ежедневников: тот, в который заносятся мысли (дневник), и тот, в котором делаются записи относительно предстоящих дел. Для многих людей ежедневник — это лишь средство напоминания о встречах и личный телефонный справочник (то есть скорее записная книжка). Серьезное планирование осуществляется иным образом.

В ежедневнике, используемом как средство управления временем, каждый день должен быть разбит по крайней мере на получасовые интервалы. Если вы человек крайне занятой, найдите такой, в котором часы разбиты на 15или 20-минутные интервалы (рис. 5). В ежедневнике также должны иметься страницы для записей и разделы по каждому дню для заметок и для дополнительного расписания. Выберите ли вы вариант с дневным или недельным разворотом — дело ваше, но если предпочтете первое, вам, возможно, придется чаще обращаться к предварительно составленному недельному плану.

В ежедневнике могут присутствовать дополнительные разделы:

53

для персональных сведений; для записей;

для информации общего характера; для учета расходов;

а также схемы железных и шоссейных дорог.

Если какие-то страницы стандартного ежедневника вам не нужны, последуйте примеру Питера, специалиста по компьютерным системам. У него есть любимая форма ежедневника, но в нем присутствуют ненужные страницы. Питер их просто вырывает и в результате может без труда обращаться к интересующей его информации.

Для ведения записей и оперативного составления списка дел можно пользоваться и блокнотом, но если подобные пометки делаются не в ежедневнике или органайзере, вы можете их потерять или забыть с ними свериться. Когда забываете на работе или дома сам ежедневник, делайте записи на листке бумаги и немедленно переносите в ежедневник, как только он вновь окажется у вас в руках. Многие менеджеры предпочитают пользоваться ежедневниками с целым разворотом на один день, что позволяет им делать более подробные записи.

В вашем ежедневнике должны быть:

страницы для ежедневного расписания; страницы для недельного планирования; страницы для месячного планирования; графы для годового планирования; страницы для заметок; страницы для ближайших дел.

Органайзер менеджера

Органайзером менеджера пользуются многие деловые люди. Он представляет собой сочетание всех

54

элементов приведенного выше списка и при умелом использовании является эффективным инструментом организации времени. Подобно многим, вы, возможно, также обнаружите, что ваша жизнь существенно изменится с началом комплексного контроля за собственными временными затратами и потребностями с помощью этого универсального инструмента. К недостаткам органайзера можно отнести громоздкость, что делает его неудобным в использовании на ходу.

Не колеблясь, избавляйтесь от ненужных или потерявших актуальность страниц. В противном случае со временем органайзер будет становиться все толще, и найти среди многочисленных страниц то, что вам срочно необходимо иметь перед глазами, будет непросто. Непомерное разбухание органайзера легко может отвратить вас от работы по упорядочению своей жизни. Компактная книжица у вас в руках — признак вашей организованности, озабоченности делом, а не деловым видом.

Электронный органайзер

Электронный органайзер — воплощение универсального инструмента планирования. В компактном устройстве, которое всегда можно иметь при

56

себе, содержится все необходимое для рационализации использования времени. Обычно устройство содержит список встреч (иногда с возможностью автоматической вставки особо отмеченных регулярных встреч), телефонный и адресный указатель, оно оснащено возможностью подключения к коммуникационным линиям, текстовым редактором, счетными таблицами и графопостроителем. В сочетании с модемом электронный органайзер можно использовать для отправки и получения факсов и сообщений электронной почты, а потому через связь с собственным офисом возможно периодическое обновление графика контактов. Кроме того, содержащаяся в органайзере информация может быть распечатана или перенесена в ваш персональный компьютер.

Электронный органайзер отличается следующими ключевыми качествами:

обеспечивает связь с офисом и домом; является портативным устройством; оснащен совершенными компьютерными программами.

Между тем есть у него и свои недостатки. Хотя органайзер имеет достаточный объем памяти, ее хватает только для минимума информации по каждой из функций. Так, может быть достаточно памяти для телефонных номеров, но, скажем, не для адресов, или памяти может хватать лишь для краткого перечня предстоящих встреч. Кроме того, на дисплее электронного органайзера можно видеть не более одной страницы, что у некоторых пользователей вызывает раздражение. Впрочем, вполне возможно быстро переключаться с одной страницы на другую. Еще один минус: дисплей органайзера очень

57

мал, а потому, если зрение у вас неважное, разобрать изображение будет нелегко. Вы можете пользоваться электронным органайзером для ведения записей, но в ходе собрания бумага и ручка удобнее и не столь претенциозны, к тому же вы будете держать выступающего в поле зрения, а не сидеть, уткнувшись носом в дисплей. Вам придется достаточно часто подзаряжать аккумулятор, и органайзер может выйти из строя именно в тот момент, когда он больше всего нужен. В целом электронный органайзер хорош для напоминания о предстоящих встречах, но менее удобен для долгосрочного планирования. Компьютеры большего размера также могут быть оснащены соответствующим программным обеспечением, однако они не являются портативными, а потому в функции органайзера их можно использовать только в офисе.

Джон, директор компании, считает, что его новый электронный органайзер — наиболее эффективный инструмент планирования времени. «Раньше я пользовался большим офисным ежедневником на работе и всегда имел при себе еще один, карманный. Теперь благодаря органайзеру мне не нужен ни тот, ни другой. Время встреч, адреса, записи — все поступает непосредственно в его память. Я могу переправить нужную информацию напрямую на компьютер моего секретаря, и в итоге мы оба знаем, чем я должен быть занят в каждый конкретный момент времени. Я даже могу с его помощью отправлять и получать факсы и сообщения электронной почты. На работе я всякий раз подключаю органайзер к сети для подзарядки, и аккумулятор еще ни разу меня не подвел. Размер устройства идеален, оно легко умещается в кармане,

58

тем более в портфеле, а потому всегда со мной, куда бы я ни направлялся».

Зачем нужен ежедневник или органайзер?

В ежедневнике должно быть указано все, что вам необходимо в жизни запланировать, — от основных целей и задач, определенных вами при чтении главы 1, до встреч, которые состоятся у вас, скажем, в такой-то четверг после обеда; от количества времени, которое вы сможете посвятить любимому занятию, до часа, когда вам наконец удастся посетить свою престарелую тетушку. Итак, в ежедневник должны быть внесены:

ваши жизненные цели; задачи, которые предстоит решить ради достижения этих целей;

конкретные шаги, которые приведут к решению задач; ежедневные дела.

Соотнесите каждое из этих требований с основными аспектами своей жизни. К примеру, со следующими:

работа;

семья;

досуг;

учеба;

другое.

Помните, что планировать жизнь легче, если вся необходимая информация собрана воедино.

59

Планирование через приоритеты

Работая над главой 1 этой книги, вы определились с основными целями своей жизни и с теми шагами, которые вам предстоит предпринять для их достижения. Руководствуясь советами главы 2, вы выяснили, как в действительности распоряжаетесь собственным временем. Надеемся, что вы также выбрали наиболее удобный для себя тип ежедневника или органайзера. Теперь вам предстоит воспользоваться всем достигнутым с целью планирования своих дел.

Помните, что все в вашей жизни должно быть организовано с учетом приоритетов. Потому если приходится делать выбор между несколькими способами использования времени, выберите тот, что будет способствовать достижению какой-то из главных ваших целей. Например, если у вас выдался свободный летний выходной, то вы можете оказаться перед выбором между походом в паб с друзьями и поездкой с семьей на пикник. Если при этом одна из ваших жизненных целей состоит в том, чтобы проводить больше времени с семьей, то поезжайте с домашними на природу. Когда позволя-

60

ют обстоятельства, совмещайте в одном виде деятельности несколько своих приоритетов.

Обязательное время

В жизни каждого из нас есть регулярно повторяющиеся периоды времени, характер использования которых мы изменить не можем. У бизнесменов это совещания, презентации, визиты и другие мероприятия, которые в их жизни неизбежны. Для других людей речь может идти о вечерних курсах, школьных уроках, добровольно принятых на себя обязательствах, спортивных соревнованиях, составляющих суть их жизни. В своем органайзере (или в другом инструменте планирования) отметьте такое время в первую очередь (в последующих главах мы еще поговорим о том, как сократить время собственного присутствия на разного рода собраниях и совещаниях). Занесите такие мероприятия в свой годовой план, затем в ежемесячные и, наконец, в планы на каждый день с точным указанием часов. Отметьте обязательное время внеслужебного характера, которое будет вами посвящено, скажем, добровольным видам труда, учебным занятиям или встрече детей по окончании уроков в школе. Далее посмотрите, что у вас осталось. Распределите незанятое время между занятиями, связанными с профессиональной деятельностью, и досугом — в зависимости от избранных приоритетов. Продвигайтесь от плана на год в направлении планов на каждый день. Разделите блоки основных занятий на более мелкие части и распределите их по месяцам и отдельным дням, превратив тем самым в элементы рутинного расписания.

61