Работа с сгрупиррованными данными

Можно формировать различные структуры документа с различными вложенностями . Для этого используются знаки + и – напротив указания уровней иерархии, которые добавляются в список.

РЕДАКТИРОВАНИЕ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ

Очень часто возникает необходимость применения нескольких итоговых формул или нескольких группировок, к одному столбцу или к разным столбцам.

Например. Необходимо посчитать средний оклад по каждому отделу и одновременно ср. оклад по каждой должности в каждом отделе. Для этого надо:

• Поставить указатель на любое место списка

• Если необходимо применить несколько итоговых формул одновременно к одному столбцу т.е. посчитать ср. оклад по отделу, суммарный и кол-во сотрудников в отделе. В это случае надо вызвать окно ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ столько раз сколько операций, убирая флажок ЗАМЕНИТЬ ТЕКУЩИЕ ИТОГИ И ЗАМЕНИТь….

• Если необходимо применить несколько итоговых формул одновременно к разным столбцам :

  • Последовательно осуществить сортировку по всем полям по которым надо подводить итоги ( по отделу и по должности)

  • Затем вызвать ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ, первый раз для того столбца, по которому будет первый уровень группировки ( 1- отдел), приэтом первые итоги – ВНЕШНИЕ, остальные - ВЛОЖЕННЫЕ

  • Для того чтобы удалить промежуточные итоги из списка надо вызвать ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ (данные группа, структура, промежуточные итоги) и нажать кнопку УБРАТЬ ВСЕ.

Создание диаграмм по промежуточным итогам.

Для этого нужно

• добавить в список ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ

• затем используя левые кнопки структуры ПРОМЕЖУТОЧНЫХ ИТОГОВ отобразить тот список по которому будет создаваться диаграмма, т.е. свернуть

• вставка, диаграмма, вызвать ДИАГРАММА и построить промежуточную диаграмму.

Аналитическая обработка данных с помощью сводных таблиц

Сводные таблицы – вспомогательные таблицы, которые содержат часть анализируемых данных с наиболее удобным образом отображенными зависимостями между этими данными.

Их можно создавать на основе 1 или нескольких массивов и на основании внешних данных.

На основе списка:

• указать ячейки на любом месте списка

• ВСТАВИТЬ – гр. таблицы- сводная таблица( раскрыть свернутый список созданный сводной таблицей:

  • Нужно убедиться, что правильно обозначен диапазон списка

  • Указать место размещения сводной таблицы

  • Сост. Пакета СТ: слева макет, справа окно списка пакета СТ

Необходимо добавить столбцы списка в созданный макет для этого :

• В списке полей СТ поставить галочки

По умолчанию для нечисловых полей добавить в область названий строк, числовые в область значений дата/время – название столбцов.

• Щелкнуть правой клавишей по этом у полю СТ , добавить фильтр, значение, название

• Перетащить вручную

В каждую область несколько полей.

Работа со сводной таблицей

После создания СТ надо ее реорганизовать в соответствии с имеющимися потребностями*

• Поля помещенные в область строк и столбцов отображать как все так и выборочно. Чтобы выбрать элементы надо открыть свернутый список рядом с выбранным макетом и те поля, которые помещены в область фильтра они отображают толь 1 элемент своего поля или все элементы.

• Можно реорганизовать сводную таблицу (ее ориентацию).

Для реорганизации необходимо изменить область расположения полей в макете сводной таблицы:

• Переставить поля за заголовки

• Использовать область списка полей СТ

Если нет списка область полей СТ –левая кнопка- показать список полей. По умолчанию, когда создается СТ все элементы полей в которой отображаются, но их можно сортировать и фильтровать.

Группировка значений: элементы полей, помещенных в область строк или столбцов можно группировать (особенно для дата/время).

Правая клавиша мыши щелкнуть по названию поля и выбрать ГРУППИРОВКА.

Вычисления в сводных таблицах (СТ) – В числовых полях, которые помещаются в область значений Exel по умолчанию применить Сумма. Для текстовых полей в области значений автомат – КОЛЛИЧЕСТВО. Чтобы поменять функцію : среднее, сумма, минимум, максимум нужно правой клавишей щелкнуть – ПАРАМЕТРЫ ПОЛЯ, можно одновременно поместить в область значений несколько копий или одно поле к котрому приманять разные операции. Для этого нужно поместить в область сталько, сколько нужно и поменять операции.