3.Общие требования к бухгалтерским первичным документам.
Единообразный подход к первичным документам является основой формирования общих требований к ним, которые не зависят от вида и назначения документа и предопределены обязательными реквизитами. Общие требования к заполнению документов сформулированы в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (29.07.83г.) и состоят в следующем:
1. Документ должен быть составлен по форме с указанием всех реквизитов, обеспечивающих ему юридическую силу:
а) Документ должен иметь наименование. Наименование документа заключает в себе финансово-экономическое содержание хозяйственной операции, которую бухгалтер имеет право отразить в нём. Документ, не имеющий наименование, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будут иметь юридической силы.
Например, в документе с наименованием «Приходный кассовый ордер» отражаются хозяйственные операции по приходу (увеличению) наличных денег предприятия. Напротив, в документе «Расходный кассовый ордер» показываются операции по расходу (уменьшению) наличных средств предприятия. Заполнив чек в чековой книжке, можно получить наличные деньги в банке, но не сдать наличность в банк. Расчётная ведомость служит лишь для начисления заработной платы, выдавать её можно только по платёжной или расчётно-платёжной ведомостям. Бухгалтер не должен:
- заполнять первичные документы с нечётким наименованием или при его отсутствии;
- принимать от граждан или сторонних организаций документы с отсутствием или не чётким наименованием.
Б) В документе должны быть названия, а в некоторых случаях адреса и расчётные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции, отраженной в нём. Любая хозяйственная операция всегда имеет определённое финансовое направление, представляющее взаимоотношения сторон. Сторона, которая платит, называется активным субъектом хозяйственной операции, сторона, принимающая оплату, - пассивным субъектом операции.
Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен.
Если в документе с наименованием « платёжное поручение» не будут указаны реквизиты (название предприятия, название и местоположение учреждения банка, расчётный счёт организации в банке) хотя бы одной из сторон, то банк не примет данный платёжный документ и вернёт его для доработки. Наличие ошибок в реквизитах сторон хозяйственной операции приведёт к зачислению суммы по платёжному поручению на другой счёт, тем самым удлинится время платежа для истинных плательщика и получателя, денежные средства могут быть потеряны. Отсутствие, неясное или неправильное написание реквизитов получателя в товарно-транспортной накладной может стать причиной частичной или полной потери товарного груза.
В) В документе необходимо указывать дату составления. При отсутствии или нечётком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Становится непонятно, в каком интервале возможен учёт такого документа. Фактически подобный документ не имеет юридической силы.
Г) В документе должно быть отражено содержание оформленной им хозяйственной операции, т.е. раскрыт объект документирования. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме.
Например, платёжное поручение предназначено для оформления платежей через банк. Конкретные же источник, величина и назначение платежа определяются содержанием операции, указанным в данном документе. Бухгалтер должен помнить о необходимости строгого соответствия между наименованием документа и содержанием по нему хозяйственных операций.
Д) В документе следует указывать измерители осуществляемой хозяйственной операции. Измерители могут быть натуральными (в единицах веса, габаритов), трудовыми (в человеко-часах), денежными. Отсутствие измерителей в документе лишает его учётно-расчётной базы.
Е) Документ должен иметь подписи ответственных лиц. Первая подпись принадлежит распорядителю кредитов (директору, генеральному директору, президенту, ректору...), вторая - главному бухгалтеру. Как правило, право первой подписи определяется учредительными документами (Уставом предприятия, Протоколом собрания учредителей №1, Приказом вышестоящих организаций). Назначение главного бухгалтера осуществляется по приказу руководителя предприятия. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов.
2. Документы заполняются работниками бухгалтерии
КАК? Чётко, разборчиво, однозначно, с использованием официального государственного языка.
ЧЕМ? С помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке, с применением вычислительной техники. Зная финансовое положение фирмы, бухгалтер выберет соответствующий материал и способ записи. Однако следует соблюдать следующее правило: каждый документ должен быть заполнен с помощью выбранного способа записи от начала и до конца.
НА ЧЁМ? Как правило, для документов используются типовые формы, имеющие межведомственный характер и изготавливаемые в виде бланков.
КОГДА? Наиболее общим будет ответ - своевременно, не нарушая регламентированных государством (учредителями) сроков оформления документа, а также его хранения. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по её окончании.
КАК БЫТЬ С ОШИБКАМИ? Если ошибка произошла во внутрихозяйственных учётных записях, то можно применить способ отрицательной, или сторнировочной, записи (перевод счёта), При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами (пастой шариковой ручки красного цвета) или стандартными цветами (синий, чёрный) с заключением её в прямоугольную рамку. Красный цвет или прямоугольная рамка аннулирует ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Значительно менее красив, но возможен способ исправления ошибок в учетных записях путём зачёркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачёркивается одной чертой и над ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).
Важно помнить, что в кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.
Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
3. В работе с любым документом бухгалтер опирается на определённые принципы и методологические основы, закреплённые в официальных государственных документах. Это принципы:
Имущественной самостоятельности предприятия. Предприятие имеет собственное имущество, собственный баланс. Любая фирма имеет право купли, продажи, использования собственного имущества. Предприятие не отвечает по долгам собственника, а собственник не отвечает по долгам предприятия;
Денежного измерителя. Деньги служат сквозным измерителем, средством анализа всего комплекса операций внутри и между отдельными предприятиями как одной, так и нескольких отраслей хозяйства, различных территориальных образований и стран;
Действующего предприятия. Однажды созданное предприятие, как предполагается, будет работать неопределённо долго (вечно). Отсюда
бухгалтер не должен постоянно изменять стоимость экономических ресурсов предприятия в соответствии с текущей рыночной стоимостью. И только в случае закрытия предприятия будет необходима оценка его ресурсов по ликвидационной стоимости (рыночной).