- •Воронеж – 2008
- •Методическое пособие
- •Воронеж – 2008
- •1.1. Общие сведения
- •1.2. Запуск программы
- •1.3. Главное окно Microsoft Access
- •Р ис. 1. Главное окно базы данных
- •1.4.Окно базы данных
- •1.5. Завершение работы ms Access
- •2. Разработка баз данных
- •2.1. Этапы проектирования базы данных
- •2.2. Создание новой (пустой) базы данных
- •2.3. Создание таблицы
- •2 Создание таблицы при помощи мастера таблиц
- •3. Создание таблиц путем ввода данных в таблицу
- •4. Автоматическое создание таблиц по имеющимся данным
- •2.4. Определение структуры таблицы
- •Р ис. 3. Таблица в режиме Конструктора
- •2.5. Присвоение имен полям и выбор типа данных
- •2.6. Установка первичного ключа
- •2.7. Установка характеристик поля
- •Назначение свойств полей таблицы
- •2.8. Добавление, удаление и перемещение полей
- •2.9. Сохранение структуры таблицы
- •3. Работа с таблицами
- •3.1. Ввод записей
- •3.2. Переход на нужное поле или запись
- •3.3. Быстрый путь ввода данных
- •3.4. Сохранение данных
- •3.5. Добавление и удаление записей
- •3.6. Вставка в запись рисунка или объекта
- •3.7. Установление связей между таблицами
- •4. Работа с данными таблицы
- •4.1. Просмотр данных таблицы в виде формы
- •4.2. Добавление записей в таблицу с помощью формы
- •4.3. Поиск и замена данных в таблице
- •4.4. Сортировка данных
- •4.5. Фильтрация данных
- •Р ис. 4. Использование расширенного фильтра
- •4.5.1. Использование условий отбора в запросах или расширенных фильтрах для получения определенных записей
- •4.5.2. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр для получения соответствующих записей
- •4.6. Удаление с экрана лишних данных
- •4.7. Фиксация столбцов
- •4.8. Создание простого отчета
- •5. Создание запросов
- •5.1. Создание и открытие запроса
- •Бланк запроса
- •5.2. Запрос на выборку
- •5.3. Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного фильтра
- •5.4. Запрос с параметром (параметрический запрос)
- •5.5. Вычисляемые поля в запросах
- •5.6. Итоговые запросы
- •Статистические функции для итоговых вычислений
- •5.7. Перекрестный запрос
- •5.8. Запрос на создание таблицы
- •5.9. Запрос на обновление
- •5. 10. Запрос на добавление записей
- •5.11. Запрос на удаление записей
- •5.12. Редактирование запросов
- •5.12.1. Добавление в запрос таблицы или запроса
- •5.12.2. Удаление таблицы или запроса из запроса
- •5.12.3. Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе
- •Добавление полей в бланк запроса или расширенного фильтра
- •Удаление поля из бланка запроса или расширенного фильтра
- •Перемещение поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.7. Вставка поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.8. Изменение имени поля в запросе
- •6. Создание форм и отчетов
- •6.1. Создание формы
- •6.1.1. Создание пустой формы и выбор источника записей
- •6.1.2. Создание формы с помощью автоформы
- •6.1.3. Создание формы с помощью мастера
- •6.1.4. Создание формы самостоятельно без помощи Мастера форм
- •6.2. Создание разделов формы
- •6.2.1.Добавление и удаление заголовка, примечания и колонтитулов формы
- •6.2.2. Изменение размеров заголовка, примечаний и других разделов в форме или отчете
- •Изменение ширины или высоты.
- •6.3. Подчиненные формы
- •6.3.1. Создание подчиненной формы и добавление ее в существующую форму
- •6.3.2. Одновременное создание формы и подчиненной формы
- •6.4. Создание отчета
- •6.4.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •6.4.2. Создание отчета самостоятельно без помощи Мастер отчетов
- •6.5. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
- •6.6. Создание почтовых наклеек
- •7. Элементы управления
- •7.1 Создание элементов формы или отчета
- •Р ис. 4. Панель элементов
- •7.2. Создание надписи
- •7.3. Создание кнопки с помощью мастера
- •7.4. Создание кнопки без помощи мастера
- •7.5. Выделение текста в текстовом поле или другом элементе управления
- •7.6. Перемещение текстового поля или другого элемента управления вместе с подписью
- •7.7. Изменение размера текстового поля или другого элемента управления
- •7.8. Взаимное выравнивание текстовых полей и других элементов управления в форме или отчете
- •8. Макросы
- •8.1 Создание макросов
- •8.2. Выполнение макросов
- •Создание макроса
- •Запуск макроса
- •9. Обмен данными
- •9.1. Экспорт данных
- •9.2. Импорт данных
- •10. Связь с таблицами
- •11.1. Предварительный просмотр
- •Пример Разработка базы данных учета и отпуска товаров в Microsoft access
- •1.1. Разработка логической структуры базы данных
- •1.2. Создание таблиц новой базы данных
- •1.3. Установление связей между таблицами
- •2. Ведение базы данных
- •2.1 Создание экранных форм
- •2.2 Использование экранных форм
- •Технология выборки данных из бд и создания отчетов
- •3.1. Создание запросов
- •3.2 Создание отчетов
- •Вопросы для самоконтроля
- •Упражнения
- •Этап 1. Проектирование согласованных таблиц
Запуск макроса
Запуск макроса можно осуществить следующими способами:
щелкнуть на кнопке Запуск (на ней изображен восклицательный знак);
задать команду Сервис >Макрос >Запуск макроса (имя макроса);
открыть вкладку Макросы, установить курсор на имя нужного макроса и щелкнуть на кнопке Запуск.
После запуска созданного ранее макроса «Размещение_на_экране» будут загружены и размещены должным образом все отмеченные в макросе объекты базы данных.
9. Обмен данными
Microsoft Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с другими базами данных Microsoft Access, с программами работы с электронными таблицами (Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной базы данных Microsoft Access в другую.
9.1. Экспорт данных
Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в -базе данных при работе с другой программой:
1. В окне базы данных выбрать из списка таблицу, которую предполагается экспортировать;
2. Применить команду Файл►Сохранить как►Экспорт или команду Файл из контекстного меню;
3. В открывшемся окне Сохранение объектов выбрать опцию Во внешнем файле или базе данных;
4. Нажать ОК;
5. В открывшемся окне диалога Сохранение объекта: Таблица в... указать тип файла, выбрать устройство и папку, в которую предполагается поместить таблицу, а также имя таблицы;
6. Нажать кнопку Экспорт;
7. В открывшемся окне диалога указать необходимые опции;
8. После нажатия ОК таблица будет сохранена в новом файле указанного типа.
9.2. Импорт данных
Microsoft Access может считывать данные, представленные в другом формате, и сохранять их в новой таблице данных.
Для того чтобы приступить к импорту или связыванию, необходимо можно выполнить команду Файл►Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.
1. В окне базы данных, в которую предполагается импортировать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.
2. Выбрать Импорт таблиц и нажать кнопку ОК.
3. В окне диалога Импорт в поле «Тип файлов» выбрать тип импортируемых данных Microsoft Access, указать папку с БД Microsoft Access, из которой будет осуществлен импорт таблицы.
4. Выбрать файл и нажать кнопку Параметры. При импорте могут быть скопированы связи, установленные между таблицами. Укажите, следует ли копировать всю таблицу или только ее структуру.
5. Выделить одну или несколько таблиц для импорта.
10. Связь с таблицами
Для установления связи между исходным файлом и таблицей, сохраненной во внешних по отношению к Microsoft Access форматах, используется специальная связь с таблицами. Связанные таким образом таблицы можно одновременно обрабатывать как в Microsoft Access, так и во внешних приложениях.
Для того чтобы приступить к импорту или связыванию, необходимо можно выполнить команду Файл►Внешние данные с последующим выбором опции Импорт или Связь с таблицами.
В окне базы данных, с которой предполагается связать таблицу, перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать.
Выбрать Связь с таблицами и нажать кнопку ОК.
3. В открывшемся окне диалога указать тип связываемых файлов (например, Microsoft Excel для установки связи с электронной таблицей) и папку, в которой находится файл для связи.
4. Выбрать файл и нажать кнопку Связь. Microsoft Access запустит Мастер связывания таблиц.
11. Вывод на печать таблиц, запросов,
форм и отчетов