- •Воронеж – 2008
- •Методическое пособие
- •Воронеж – 2008
- •1.1. Общие сведения
- •1.2. Запуск программы
- •1.3. Главное окно Microsoft Access
- •Р ис. 1. Главное окно базы данных
- •1.4.Окно базы данных
- •1.5. Завершение работы ms Access
- •2. Разработка баз данных
- •2.1. Этапы проектирования базы данных
- •2.2. Создание новой (пустой) базы данных
- •2.3. Создание таблицы
- •2 Создание таблицы при помощи мастера таблиц
- •3. Создание таблиц путем ввода данных в таблицу
- •4. Автоматическое создание таблиц по имеющимся данным
- •2.4. Определение структуры таблицы
- •Р ис. 3. Таблица в режиме Конструктора
- •2.5. Присвоение имен полям и выбор типа данных
- •2.6. Установка первичного ключа
- •2.7. Установка характеристик поля
- •Назначение свойств полей таблицы
- •2.8. Добавление, удаление и перемещение полей
- •2.9. Сохранение структуры таблицы
- •3. Работа с таблицами
- •3.1. Ввод записей
- •3.2. Переход на нужное поле или запись
- •3.3. Быстрый путь ввода данных
- •3.4. Сохранение данных
- •3.5. Добавление и удаление записей
- •3.6. Вставка в запись рисунка или объекта
- •3.7. Установление связей между таблицами
- •4. Работа с данными таблицы
- •4.1. Просмотр данных таблицы в виде формы
- •4.2. Добавление записей в таблицу с помощью формы
- •4.3. Поиск и замена данных в таблице
- •4.4. Сортировка данных
- •4.5. Фильтрация данных
- •Р ис. 4. Использование расширенного фильтра
- •4.5.1. Использование условий отбора в запросах или расширенных фильтрах для получения определенных записей
- •4.5.2. Ввод условия отбора в запрос или расширенный фильтр для получения соответствующих записей
- •4.6. Удаление с экрана лишних данных
- •4.7. Фиксация столбцов
- •4.8. Создание простого отчета
- •5. Создание запросов
- •5.1. Создание и открытие запроса
- •Бланк запроса
- •5.2. Запрос на выборку
- •5.3. Сортировка записей с помощью бланка запроса или расширенного фильтра
- •5.4. Запрос с параметром (параметрический запрос)
- •5.5. Вычисляемые поля в запросах
- •5.6. Итоговые запросы
- •Статистические функции для итоговых вычислений
- •5.7. Перекрестный запрос
- •5.8. Запрос на создание таблицы
- •5.9. Запрос на обновление
- •5. 10. Запрос на добавление записей
- •5.11. Запрос на удаление записей
- •5.12. Редактирование запросов
- •5.12.1. Добавление в запрос таблицы или запроса
- •5.12.2. Удаление таблицы или запроса из запроса
- •5.12.3. Объединение нескольких таблиц и запросов в запросе
- •Добавление полей в бланк запроса или расширенного фильтра
- •Удаление поля из бланка запроса или расширенного фильтра
- •Перемещение поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.7. Вставка поля в бланке запроса или расширенного фильтра
- •5.12.8. Изменение имени поля в запросе
- •6. Создание форм и отчетов
- •6.1. Создание формы
- •6.1.1. Создание пустой формы и выбор источника записей
- •6.1.2. Создание формы с помощью автоформы
- •6.1.3. Создание формы с помощью мастера
- •6.1.4. Создание формы самостоятельно без помощи Мастера форм
- •6.2. Создание разделов формы
- •6.2.1.Добавление и удаление заголовка, примечания и колонтитулов формы
- •6.2.2. Изменение размеров заголовка, примечаний и других разделов в форме или отчете
- •Изменение ширины или высоты.
- •6.3. Подчиненные формы
- •6.3.1. Создание подчиненной формы и добавление ее в существующую форму
- •6.3.2. Одновременное создание формы и подчиненной формы
- •6.4. Создание отчета
- •6.4.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов
- •6.4.2. Создание отчета самостоятельно без помощи Мастер отчетов
- •6.5. Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты
- •6.6. Создание почтовых наклеек
- •7. Элементы управления
- •7.1 Создание элементов формы или отчета
- •Р ис. 4. Панель элементов
- •7.2. Создание надписи
- •7.3. Создание кнопки с помощью мастера
- •7.4. Создание кнопки без помощи мастера
- •7.5. Выделение текста в текстовом поле или другом элементе управления
- •7.6. Перемещение текстового поля или другого элемента управления вместе с подписью
- •7.7. Изменение размера текстового поля или другого элемента управления
- •7.8. Взаимное выравнивание текстовых полей и других элементов управления в форме или отчете
- •8. Макросы
- •8.1 Создание макросов
- •8.2. Выполнение макросов
- •Создание макроса
- •Запуск макроса
- •9. Обмен данными
- •9.1. Экспорт данных
- •9.2. Импорт данных
- •10. Связь с таблицами
- •11.1. Предварительный просмотр
- •Пример Разработка базы данных учета и отпуска товаров в Microsoft access
- •1.1. Разработка логической структуры базы данных
- •1.2. Создание таблиц новой базы данных
- •1.3. Установление связей между таблицами
- •2. Ведение базы данных
- •2.1 Создание экранных форм
- •2.2 Использование экранных форм
- •Технология выборки данных из бд и создания отчетов
- •3.1. Создание запросов
- •3.2 Создание отчетов
- •Вопросы для самоконтроля
- •Упражнения
- •Этап 1. Проектирование согласованных таблиц
3.2 Создание отчетов
Для представления полученных результатов в виде соответствующего документа в форме накладной, воспользуемся Мастером и конструктором отчетов. Для этой цели выполним следующие действия:
1. В основном окне базы данных перейти на вкладку Отчеты;
2. Нажать на кнопку Создать в окне базы данных;
3.В окне Новый отчет выбрать режим Мастер отчетов, а в качестве источника данных – созданный запрос с условием отбора по номеру накладной;
4. На первом шаге Мастера отчетов поместить в список "выбранные поля" все поля запроса и нажать кнопку Далее;
5. На втором шаге Мастера отчетов сгруппировать данные, относящиеся к "шапке накладной" (номер и дата накладной, покупатель и его реквизиты);
6. На третьем шаге Мастера отчетов с помощью режима "Итоги" установить расчет суммы по полю "Стоимость" (сумма по накладной к оплате);
7. На последующих шагах выбрать макет отчета и стиль его заголовков;
8. Открыть созданный отчет в режиме Конструктора, изменить заголовок отчета, откорректировать ширину и формат полей отчета;
9.Открыть отчет. В ответ на сообщение "Введите значение номера-накладной", введите "1". Результатом правильно выполненных действий должен быть отчет в форме накладной.
Вопросы для самоконтроля
1. Из каких объектов может состоять БД Microsoft Access?
2. В каком виде хранятся все данные в БД Microsoft Access?
3. Из чего состоит таблица БД?
4. Из каких основных этапов состоит создание таблицы БД? Для каких целей служит каждый из них?
5. Какую роль выполняет в таблице ключевое поле?
6. Каким образом можно добавить поле (столбец) в таблицу?
7. В каком режиме осуществляется ввод записей?
8. Для каких целей используются формы?
9. Можно ли изменить порядок следования записей, например, по алфавиту? Как это сделать?
10. Для каких целей используется фильтрация данных?
11. В каких случаях может быть применена команда Скрыть столбцы?
12. В каких случаях может быть применена фиксация столбцов?
13. Для каких целей используются отчеты?
14. Каким образом устанавливаются связи между таблицами
15. Какие существуют типы связей между таблицами?
16. Для каких целей используются запросы в БД?
17. Какие типы запросов позволяет выполнять Microsoft Access?
18. Какие преимущества по сравнению с обычным запросом на выборку предоставляет запрос с параметром?
19. Какие типы запросов позволяют получить новые данные на основе базовых таблиц?
20. Какие типы запросов приводят к изменению данных в базовой таблице?
21. В каких случаях следует использовать запрос на создание таблицы?
22. В каких случаях следует использовать запрос на обновление данных?
23. В каких случаях следует использовать запрос на добавление?
24. В каких случаях следует использовать запрос на удаление записей?
25. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать форму?
26. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать отчет?
27. Какие элементы может содержать окно формы или отчета?
28. В каком режиме осуществляется создание элементов окна?
29. Могут ли в формах или в отчетах содержаться данные, основанные на вычисляемых выражениях?
30. В каком режиме создаются вычисляемые поля?
31. Для каких целей используется Построитель выражений?
32. Для каких целей используются макросы?
33. Может ли макрос содержать более одного действия (макрокоманды)?
34. Какие существуют методы выполнения макросов?
35. Какие способы обмена данными существуют в Microsoft Access?
36. Какие способы получения справочной информации существуют в Microsoft Access?