новая папка 1 / 207559

11

Для выполнения теоретического задания контрольной работы студент должен использовать дополнительную литературу по делопроизводству и раскрыть тему шире, чем в лекциях. Однако объём теоретической части не должен превышать 3 листов.

1.2. ВТОРОЕ ЗАДАНИЕ

Задание на выполнение отдельных реквизитов документов

выполняется с использованием справочного пособия "Формуляры организационно-распорядительных документов (ОРД)". На страницах 6-12 данного пособия излагаются правила оформления основных реквизитов документов и приводятся примеры их оформления.

Студенту необходимо прочитать задание контрольной работы (например, "Вам необходимо отправить письмо начальнику отдела рекламы Игнатову Т.И. турфирмы "Орион").

Необходимо в справочном пособии "Формуляры" найти ключевое слово "адресование" и найти вариант "адресование на имя начальника отдела". Прочитав правила оформления данного реквизита, выполнить своё задание по аналогии с примером, приведенным в пособии.

Все задания по реквизитам выполняются на одном листе. В центре листа ставится номер задания (например, 2.1.) и, переписывая задание, выполняют его.

Реквизит "адресат" оформляется от 8,5 см горизонтальной линейки компьютера, поэтому вставьте таблицу из 2-х столбцов и одной строки. Выделите таблицу и удалите границы. Разделительную линию таблицы подвиньте к 8,5 см и во втором столбце выполняйте задание, соблюдая интервалы, установленные для данного реквизита.

№ 2.1.

Турфирма "Орион"

Начальнику отдела рекламы Т.И. Игнатову

№ 2.2. и т.д.

Все остальные реквизиты располагаются слева или справа, в зависимости от места расположения реквизита на формуляре документа. Сам упомянутый в задании документ, не составляется.

Если нужно поставить дату или подпись, то это делается вручную синей ручкой.

11

12

1.3. ТРЕТЬЕ ЗАДАНИЕ

Выполнить различные документы, указанные в Вашей контрольной работе: НАПРИМЕР:

1.3.1.. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА НА БЛАНКЕ С УГЛОВЫМ

РАСПОЛОЖЕНИЕМ РЕКВИЗИТОВ

Для выполнения на ПК документа по заданию нужно изучить теоретически все о письмах и реквизитах письма.

Открыть в справочном пособии "Формуляры ОРД" формуляр письма на угловом бланке, а затем начать набор документа, соблюдая следующие

правила.

ПЕРЕД НАЧАЛОМ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВЫПОЛНЯЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ОПЕРАЦИИ:

1. Установить параметры страницы:

Размётка страницы"

Параметры страницы

Верхнее поле – 2 см

Нижнее	- 2
Левое	– 2, 5
Правое	– 1-1,5

По умолчанию

Да 2. Установить шрифт, наиболее приближённый к шрифту пишущей

машинки и выбрать кёгль № 14 по умолчанию:

Главная

Шрифт № 14

По умолчанию

Да 3. Активировать знак непечатаемых символов дабы выдержать

необходимые пропуски.

4. Установить границы текста

12

13

Кнопка "Office"

Параметры Word

Дополнительно (слева)

Показывать содержание документа (справа)

Показывать границы текста

ОК 5. Установить точный интервал в 12 пт.:

Главная

↓

Абзац

Межстрочный

Точно (12 пт)

ОК

ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА НА УГЛОВОМ БЛАНКЕ ВЫПОЛНЯЮТСЯ КОНКРЕТНЫЕ ДЛЯ ЭТОГО ВИДА ДОКУМЕНТА ОПЕРАЦИИ:

1.Создать таблицу и скрыть границы:

"Таблица"

Вставить

Столбцов – 3

Строк – 2

ОК

2. Установить ширину столбцов:

Левый столбец – 7,25 см Правая разделительная линия – 8,5 см

13

14

НАБОР ТЕКСТА ДОКУМЕНТА ИДЁТ СВЕРХУ ВНИЗ БЕЗ ВЫСТАВЛЕНИЯ ИНТЕРВАЛОВ И АБЗАЦЕВ, А ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА ВЫПОЛНЯЕТСЯ СНИЗУ ВВЕРХ.

3. Вставить курсор в левый столбец таблицы и набирать все элементы без выставления интервалов, абзацных отступов. Конец законченного реквизита обозначается командой Enter.

4.Выполнение линий для даты и номера:

-на линейке компьютера установить место окончания первой черты (для даты) – 3,75 см и место окончания второй черты (для номера) – 6,75 см;

-на панели инструментов включить знак подчёркивания Ч; (вначале каждой черты знак подчеркивания Ч включается, а в конце черты –

выключается).

-после включения знака подчёркивания, нажимаем сочетание клавиш Ctrl + tab, появляется черта;

-знак подчеркивания Ч выключается;

-до и после значка № делаются пробелы и, затем, операция повторяется:

ВЫПОЛНЕНИЕ ЛИНИЙ ДЛЯ ДАТЫ И НОМЕРА, НО В ВИДЕ

СХЕМЫ:

На линейке компьютера установить место окончания первой черты (для даты) – 3,75 см и место окончания второй черты (для номера) – 6,75 см: Знак подчёркивания Ч (включ.) затем Ctrl + tab (появляется черта и в конце черты Ч (выкл.) – пробел № пробел и всё повторяется.

Также выполняется ссылка на запрос (во второй строке): На № пробел Ч Ctrl+tab Ч пробел от пробел Ч Ctrl+tab Ч

(включ.)	(выкл.)	(включ.)
(выкл.)

5.Переместить курсор во вторую строку столбца и набрать заголовок, разбивая на смысловые группы.

6.Переместить курсор в третий (правый) столбец и набрать все

реквизиты адресата

(напр., Директору АО "Заря" -нажать кл. Enter А.В. Горлову -нажать Кл. Enter ул.Широкая, д.28, Москва, 231987 ):

7.Вывести курсор из таблицы (щелчок левой клавишей мыши под таблицей ).

8.Набрать текст без выставления абзацев. Конец каждого абзаца обозначаем нажатием клавиши Enter.

9.Если после текста есть ссылка на приложение, то печатать его. Если приложений несколько, то открыть сборник "Формуляры ОРД", найти

ключевое слово "приложение" и посмотреть как нужно оформлять несколько приложений.

14

15

10. От поля набираем должность подписавшего документ, затем устанавливаем на линейке позицию табуляции (подводим курсор к 12,5 см на линейке компьютера и щелкаем левой клавишей, появляется значок установленной табуляции └ ), от которой печатается расшифровка подписи (см. формуляр письма) и затем нажимаем кнопку tab, курсор перемещается к нужному месту и здесь печатаем инициалы и фамилию (если подписей несколько, то между ними всегда 12 пт), Enter.

11. Нажимаем несколько раз Enter и от поля печатаете свою фамилию, имя, отчество и на второй строке – служебный телефон исполнителя.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА (СНИЗУ ВВЕРХ)

12. Ставим курсор на должность подписавшего документ и на формуляре документа смотрим, сколько пунктов нужно добавить перед этим элементом. Входим: Абзац – Межстрочный -точно 12пт - Интервал – Перед

– проставляем пункты (указанные после знака плюс в пособии "Формуляры ОРД") – ОК.

13.Ставим курсор на слово "приложение" и смотрим на формуляре документа, сколько пунктов нужно добавить над этим реквизитом, - ОК.

14.Форматируем текст:

Выделяем текст без приложения:

Абзац

Межстрочный

Точно 18 пт.

Первая строка -Отступ - 1,25 см

Выравнивание - по ширине

ОК

15.Если есть вступительное обращение (Уважаемый ….), то нужно выровнять его по центру.

16.Ставим курсор на заголовок, по формуляру смотрим, сколько пунктов нужно добавить до и после заголовка, выставляем – ОК.

17.Форматируем согласно формуляру и остальные элементы бланка.

18.Форматируем реквизиты адресата.

19.Не забудьте ближе к нижнему полю оформить свои данные (Фамилия Имя Отчество и сл.телефон) как исполнителя документа.

Например:

Орлова Нина Ивановна

8(499)-749-79-23

15

16

20. Готовый документ распечатываем и шариковой ручкой синими чернилами проставляем в бланке дату и номер документа. Расписываемся за подписавшего документ. Если нужно оформить резолюцию или отметку об исполнении документа, они также выполняются от руки шариковой ручкой.

Перечень вопросов (примерных) к зачёту по курсу

1.Что такое ДОУ?

2.Что такое документ?

3.На какие две большие группы делятся все документы в стране?

4.Что такое ОРД?

5.Какие группы документов входят в состав ОРД?

6.Что такое юридическая сила документа?

7.Какие элементы придают юридическую силу документу?

8.Что такое бланк документа?

9.Какие виды бланков вы знаете?

10.Какие способы расположения реквизитов бланка вы знаете?

11.Гербовые бланки и особенности их использования и хранения.

12.Что такое формуляр документа?

13.Назовите максимальное количество реквизитов, предусмотренных ГОСТами, для построения любого документа.

14.Расскажите о требовании к реквизиту «заголовок».

15.Шесть вариантов реквизита «адресат». Правила оформления реквизита «адресат».

16.Требования к оформлению текста документа.

17.Правила оформления различных вариантов приложения к тексту.

18.Правила оформления различных вариантов реквизита «подпись».

19.Правила проставления оттиска печати на документах.

20.Что такое «виза». Правила оформления данного реквизита на документах.

21.Реквизит «отметка об исполнителе». Правила оформления этого реквизита.

22.Реквизит «отметка об исполнении и направлении в дело». Правила оформления этого реквизита.

23.Реквизит «резолюция». Правила оформления данного реквизита.

24.Оформление грифа согласования на документах.

25.Назовите виды докладных записок.

26.Особенности оформления внутренних докладных записок.

27.Нужно ли регистрировать внутренние докладные записки.

28.Кто подписывает внешние докладные записки?. Особенности оформления этого вида документа.

29.Справки. Классификация справок по содержанию.

30.Как оформляются справки личного характера?

31.Кто подписывает справки личного характера.

32.Особенности оформления справок по производственным вопросам.

33.Протоколы. Виды протоколов.

16

17

34.По какой формуле рассматривается каждый вопрос повестки дня.?

35.Что является датой протокола?

36.Кто подписывает протокол?

37.Особенности оформления и заверения выписки из протокола.

38.Акты. Основание для издания акта.

39.Кто подписывает акты?

40.Что является датой акта?

41.Назовите группы распорядительных документов.

42.Особенности оформления приказа по основной деятельности.

43.Каков порядок визирования и подписания приказов?

44.Кто регистрирует приказы?

45.Порядок ознакомления с приказом под расписку.

46.Можно ли выдавать на руки оригинал приказа?

47.В каких случаях может изыматься оригинал приказа?

48.В течение скольких дней должны знакомить работника с приказом?

49.Какой срок предусмотрен законом для подачи искового заявления в суд по поводу неправильной формулировки приказа?

50.Сколько лет хранятся приказы по основной деятельности.

51.Распоряжение. Чем этот документ отличается от приказа?

52.Резюме. Особенности оформления этого документа.

53.Трудовой контракт. Особенности его оформления и хранения.

54.Приказ по личному составу. Виды приказов по л/с.

55.Трудовая книжка, Особенности заполнения разделов трудовой книжки.

56.Как оформляется в трудовой книжке запись о приёме на работу?

57.С какого возраста могут выдавать трудовую книжку гражданину?

58.Как оформляется запись об увольнении в трудовой книжке.

59.Как заверяется запись об увольнении в трудовой книжке.

60.Сколько лет хранятся трудовые книжки.

61.Личные дела. Особенности их формирования и оформления.

62.Документооборот – его основные характеристики.

63.Порядок приёма и первичной обработки поступающих документов

64.Можно ли вскрывать конверты с надписью «лично».

65.Что такое регистрация документов?

66.Три формы регистрации документов, их достоинства и недостатки.

67.Основной принцип регистрации.

68.Построение справочных картотек.

69.Контроль за исполнением документов. Виды контроля.

70.Особенности обязательного контроля за исполнением документов.

71.Сроки для документов, стоящих на обязательном контроле в

учреждении.

72.Общий контроль. Типовые сроки для документов общего контроля.

73.Правила формирования дел.

74.Особенности формирования дел с приказами.

75.Особенности формирования дел с протоколами.

76.Особенности формирования дел с перепиской.

17

18

77.Номенклатура дел, её значение и обязательность составления для учреждения.

78.Порядок составления номенклатуры дел.

79.В какие сроки должна разрабатываться и утверждаться номенклатура дел?

80.Когда вступает в силу номенклатура дел?

81.Экспертиза ценности документов.

82.Порядок образования Экспертных комиссий в учреждении и состав экспертных комиссий.

83.Как часто обязана заседать Экспертная комиссия (ЭК)?

84.В сколько этапов проводится экспертиза ценности документов?

85.Кто готовит акт на уничтожение документов с истекшими сроками

хранения?

86.Какие документы можно передавать в архив по Номенклатуре дел?

87.Для какой группы документов обязательно составляется Опись

документов, чтобы сдать эти документы в архив?

88.Правила оформления дел длительного и постоянного сроков хранения для сдачи в архив?

7. Учебно - методическое и информационное обеспечение дисциплины “Документационное обеспечение управления”

7.1.Основная литература (учебники и учебные пособия):

1.Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 "О трудовых книжках".

2.Распоряжение мэра Москвы № 595-рм от 19.10.1993 "Об утверждении размера штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосгорархив" за

нарушение действующего законодательства по архивному делу".

3. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: Госстандарт России, 2003.

4. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -М.: Главархив СССР. 1991.

6.Гущина И.А., Зайцева Н.А. Документационное обеспечение управления в социально – культурном сервисе и туризме. – М., 2009.

7. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, спецлистов и служащих. - М., 1989.

7.2.Дополнительная литература:

8.Кузнецова Т.ВДелопроизводство (документационное обеспечение управления). – М. 2008.

18

19

9.Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2008.

10.Кузнецов С.П. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). - М., 2008.

11.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. – М., 2000.

12.	Отбор на государственное хранение управленческих документов,
	образующихся в деятельности негосударственных организаций.
	Методические рекомендации. – М., 1997.
13.	Стенюков М.В.Справочник по делопроизводству. - М., 2008.

7.3.Интернет - ресурсы:

14.MS Office, Internet Explorer

15.http://www.kremlin.ru/

16.http://www.premier.gov.ru/

17.www.gov.ru

18.www.gks.ru

19.http://www.rostrud.ru/

20.www.gov.spb.ru

21.www.consultantplus.spb.ru

22.http://www.consultant.ru/

23.www.garant.ru

24.www.garant.spb.ru

25.http://kadrovik.ru/. Журнал электронный Кадровый менеджмент

26.http://www.kdelo.ru/. Кадровое дело

27.http://www.jobgrade.ru. Все об организации труда, мотивации, развитии персонала

28.http://www.jobgrade.ru/. - официальный сайт "Организации труда, мотивации труда, развитии персонала, официальные документы"

29.www.brma.ru Компания Business Relations Management

30.www.hrm.ru

31.www.hr-portal.ru

Материально - техническое обеспечение дисциплины “Документационное обеспечение управления”.

Для проведения занятий по курсу используются наглядные пособия, стенды, схемы, электронные учебники с применением компьютеров и дистанционных интернет - технологий, - аудио и - видео техника, мультимедийная доска, проектор, экран, ученическая доска, лицензионное программное обеспечение.

19