Раздел II.2swot-анализ
Правила построения SWOT-анализа
Правило 1. Тщательно определите сферу каждого SWOT-анализа. Компании часто проводят общий анализ, охватывающий весь их бизнес. Скорее всего, он будет слишком обобщенным и бесполезным для менеджеров, которых интересуют возможности на конкретных рынках или сегментах. Фокусирование SWOT-анализа, например на конкретном сегменте, обеспечивает выявление наиболее важных для него сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.
Правило 2. Поймите различия между элементами SWOT: силами, слабостями, возможностями и угрозами. Сильные и слабые стороны — это внутренние черты компании, следовательно, ей подконтрольные. Возможности и угрозы связаны с характеристиками рыночной среды и неподвластны влиянию организации.
Правило 3. Сильные и слабые стороны могут считаться таковыми лишь в том случае, если так их воспринимают покупатели. Нужно включать в анализ только наиболее относящиеся к делу преимущества и слабости.
Правило 4. Будьте объективны и используйте разностороннюю входную информацию. Важно понимать, что SWOT-анализ — это не просто перечисление подозрений менеджеров. Он должен в как можно большей степени основываться на объективных фактах и данных исследований.
Правило 5. Избегайте пространных и двусмысленных заявлений. Слишком часто SWOT-анализ ослабляется именно из-за того, что в него включают подобные утверждения, которые, скорее всего, ничего не значат для большинства покупателей. Чем точнее формулировки, тем полезнее будет анализ.
В соответствии с приведёнными выше правилами составления SWOT-анализа для предприятия, была выбрана информационно-аналитическая сфера Министерства сельского хозяйства Челябинской области.
Таблица № 1 – SWOT-матрица
Сильные стороны |
Слабые стороны |
|
|
Возможности |
Угрозы |
|
|
Сильные стороны
Технологическое обеспечение Министерства сельского хозяйства. Минсельхоз имеет в наличии современные технологии, такие как : телефонная связь, видеосвязь, интернет, конференц-связь.
Информационная поддержка. Министерству сельского хозяйства поставляется информация из удалённых отделений Минсельхоза и из других регионов. Также Министерство сельского хозяйства располагает всеми приказами Правительства Российской Федерации и информацией о развитии сельского хозяйства других стран.
Техническая грамотность сотрудников (главного отделения Минсельхоза Челябинской области). Все сотрудники Минсельхоза, которые в работе имеют дело с техникой (компьютерной техникой и т.д.) или наладкой связи и сообщения между отделениями Минсельхоза, имеют соответствующее образование и опыт.
Государственная поддержка сельского хозяйства. Так как Министерство сельского хозяйства является государственным органом управления Российской Федерации, то ему предоставляется всяческая поддержка, в том числе и технологическая.
Собственная ведомственная система связи. Позволяет оперативно и бесплатно связываться с другими отделениями Министерства сельского хозяйства (как в Челябинской области, так и в других регионах).
Возможности
Постоянный научно-технологический прогресс. В связи с постоянным совершенствованием технологий, улучшается эффективность работы Министерства.
Государственные инвестиционные программы. Министерство сельского хозяйства часто попадает в государственные инвестиционные программы, благодаря которым выделяются средства, с помощью которых совершенствуется информационно-технологическое обеспечение Министерства сельского хозяйства Челябинской области.
Обучение сотрудников и повышение их технической грамотности. Периодически проводятся курсы, семинары, инструктажи и просто занятия по повышению знаний в области коммуникационной технике.
Слабые стороны.
Техническая грамотность сотрудников (отделений Минсельхоза Челябинской области, удалённых от главного). Не все сотрудники удалённых отделений Минсельхоза умеют правильно обращаться с компьютерной техникой и наладить её работу.
Изношенность техники. Некоторая техника в Министерстве сельского хозяйства устарела или находится в плохом состоянии, что приводит к нарушению сообщения в Министерстве между отделами и отделениями.
Информационная поддержка (опоздание, в отправлении документации из отделённых отделений Минсельхоза Челябинской области). Из-за несвоевременного получения информации, нарушается работа Минсельхоза, сдвигаются запланированные сроки.
Угрозы.
Финансовый экономический кризис 2008-20?? (сбои финансирования). Поправки в бюджете правительства РФ могут урезать объём финансирования в Министерстве сельского хозяйства Челябинской области.
Обрывы связи между отделениями Минсельхоза из-за природно-климатических факторов (в результате ЧС, природных катаклизмов).
Обрывы связи между отделениями из-за человеческого фактора (кражи, несвоевременный ремонт, поломки).
В результате обрывов связи между отделениями Министерства сельского хозяйства Челябинской области, нарушается вся работа и главного отделения, и удалённых от него.
Метод оценок
В квадрантах SO, ST, WO, WT выставить в клетках (aij) оценки влияния соответствующих факторов S и W на использование благоприятных возможностей или на защиту (или усугубление) от опасности, пользуясь следующими правилами:
- оценка +5 – фактор дает полную возможность использовать благоприятные возможности или предотвратить отрицательные последствия угроз;
- оценка +4, +3 – содействие использованию благоприятных возможностей или защите от угроз;
- оценка +2, +1 – положительное влияние на использование благоприятных возможностей или на защиту от угроз;
- оценка 0 – нет практического влияния фактора на конкретные факторы О и Т;
- оценка -1, -2 – отрицательное влияние на использование благоприятных возможностей или на содействие усилению угрозы;
- оценка -3, -4 – сильное отрицательное влияние на использование благоприятных возможностей или на четкое усиление угрозы;
- оценка -5 – невозможность использовать благоприятные возможности и предотвратить действие угрозы.
На пересечении строки и столбца ставится экспертная оценка значимости данного сочетания угроз и сильных сторон, возможностей и сильных сторон и прочее. Если угроза значима для сильных и слабых сторон предприятия, то оценка значимости такого сочетания будет высокой. Таким образом, получаем количественную оценку проблем, возникших на пересечении сильных и слабых сторон предприятия, с угрозами и возможностями внешней среды. Представим эти данные в виде матрицы (таблица №2).[4,5]
Таблица №2 – Количественная оценка сильных и слабых угроз, угроз и возможностей внешней среды
|
|
Сильные стороны |
Слабые стороны |
|||||||
|
|
Технологическое обеспечение Минсельхоза |
Информационная поддержка |
Техническая грамотность сотрудников (главного отделения Минсельхоза Челябинской области) |
Налаженные связи с удалёнными отделениями Минсельхоза Челябинской области |
Государственная поддержка Минсельхоза Челябинской области |
Собственная ведомственная система связи |
Техническая грамотность сотрудников (отделений Минсельхоза Челябинской области, удалённых от главного) |
Изношенность техники |
Информационная поддержка (опоздание, в отправлении документации из отделённых отделений Минсельхоза Челябинской области) |
Возможности |
Обучение сотрудников и повышение их технической грамотности |
+5 |
+4 |
+5 |
+4 |
+5 |
+4 |
+4 |
+2 |
+5 |
Постоянный научно-технологический прогресс |
+4 |
+2 |
+5 |
+5 |
+3 |
+4 |
+2 |
+1 |
+3 |
|
Государственные инвестиционные программы |
+5 |
+2 |
+2 |
+1 |
+5 |
0 |
+1 |
+4 |
0 |
|
Угрозы |
Финансовый экономический кризис 2008-20?? (сбои финансирования).
катаклизмов) |
-4 |
0 |
0 |
0 |
-2 |
0 |
0 |
-4 |
0 |
Обрывы связи между отделениями Минсельхоза (в результате ЧС, природных |
+2 |
-4 |
+4 |
-4 |
+4 |
-4 |
-4 |
-3 |
-5 |
|
Обрывы связи между отделениями из-за человеческого фактора (кражи, несвоевременный ремонт, поломки) |
+3 |
-4 |
+4 |
-4 |
+3 |
-4 |
-5 |
-5 |
-5 |
|
Суммируя полученные оценки, можно определить общую значимость сильных и слабых сторон, угроз и возможностей внешней среды (таблица №3).
Таблица №3 - Количественная оценка сильных и слабых угроз, угроз и возможностей внешней среды
Сильные стороны |
|
Слабые стороны |
|
|
+15 |
|
-2 |
|
0 |
||
|
+20 |
||
|
-5 |
||
|
-2 |
||
|
+2 |
||
|
+18 |
||
|
0 |
||
Возможности |
Угрозы |
||
|
+29 |
|
-14 |
|
+20 |
||
|
-17 |
||
|
+38 |
||
|
-10 |
||
Такой анализ позволяет, исходя из состояния внешней среды, определить насколько существенны сильные стороны и слабые, а также насколько важны угрозы и возможности, исходя из состояния внутренней среды. Количественная оценка слабых и сильных сторон позволяет расставить приоритеты на основе этих приоритетов распределять ресурсы между различными проблемами.
После определения количественных характеристик следует сформулировать возникшие проблемы для каждой комбинации сильных и слабых сторон с угрозами и возможностями. Таким образом, получаем проблемное поле предприятия (таблица №4).
Таблица №4 – Формирование поля решений в рамках SWOT-матрицы
|
|
Сильные стороны |
Слабые стороны |
|||||||
|
|
Техническое обеспечение Минсельхоза |
Информационная поддержка |
Техническая грамотность сотрудников (главного отделения Минсельхоза Челябинской области) |
Налаженные связи с удалёнными отделениями Минсельхоза Челябинской области |
Государственная поддержка Минсельхоза Челябинской области |
Собственная ведомственная система связи |
Техническая грамотность сотрудников (отделений Минсельхоза Челябинской области, удалённых от главного) |
Изношенность техники |
Информационная поддержка (опоздание, в отправлении документации из отделённых отделений Минсельхоза Челябинской области) |
Возможности |
Обучение сотрудников и повышение их технической грамотности |
|
||||||||
Постоянный научно-технологический прогресс |
||||||||||
Государственные инвестиционные программы |
||||||||||
Угрозы |
Финансовый экономический кризис 2008-20?? (сбои финансирования).
катаклизмов) |
|
||||||||
Обрывы связи между отделениями Минсельхоза (в результате ЧС, природных |
||||||||||
Обрывы связи между отделениями из-за человеческого фактора (кражи, несвоевременный ремонт, поломки) |
||||||||||
Сформулированные таким образом решения (варианты устранения проблем и сглаживания угроз) могут быть количественно оценены с использованием метода парных сравнений и ABC-анализа. Количественная оценка (приоритет) решения складывается как сумма оценок данной задачи.
Метод парных сравнений
П1 Разработка оптимального плана расходов на улучшение технической обеспеченности.
П2 Рациональное использование имеющегося оборудования
П3 Повышение технической грамотности персонала (семинары, курсы и т.д.)
П4 Использование(приобретение) улучшенных, новых модификаций техники для непрерывной связи с отделами и отделениями Министерства сельского хозяйства(между собой)
П5 Корректировка планов расходов на улучшение технического обеспечения в соответствии с возможным сокращением финансирования
П6 Ужесточение мер наказания за поломку оборудования, кражи
П7 Создание оперативных групп по устранению неполадок и сбоев сообщения между отделениями Минсельхоза и неполадок технического оборудования
Символы |
П1 |
П2 |
П3 |
П4 |
П5 |
П6 |
П7 |
Сумма баллов по строке |
Относительная значимость признака |
Ранг признака |
П1 |
1 |
1 |
1 |
2 |
2 |
2 |
1 |
10 |
0,204082 |
1 |
П2 |
1 |
1 |
0 |
1 |
1 |
1 |
1 |
6 |
0,122449 |
4 |
П3 |
1 |
2 |
1 |
2 |
2 |
1 |
1 |
10 |
0,204082 |
2 |
П4 |
0 |
1 |
0 |
1 |
1 |
2 |
1 |
6 |
0,122449 |
5 |
П5 |
0 |
1 |
0 |
1 |
1 |
0 |
0 |
3 |
0,061224 |
7 |
П6 |
0 |
1 |
1 |
0 |
2 |
1 |
1 |
6 |
0,122449 |
6 |
П7 |
1 |
1 |
1 |
1 |
2 |
1 |
1 |
8 |
0,163265 |
3 |
Итого |
4 |
8 |
4 |
8 |
11 |
8 |
6 |
49 |
1 |
|
АВС-анализ
П1=0,204082
П3=0,204082
П7=0,163265
П2=0,122449
П4=0,122449
П6=0,122449
П5=0,061224
Зона А: П1+П3+П7=0,571429<0,75
Зона В: П2+П4+П6= 0,367347
А+В=0,938776<0,95
Зона С: П3=0,061224
А+В+С=1
Вывод
Таким образом, основными задачами, стоящими перед руководством информационно аналитического отдела Министерства сельского хозяйства Челябинской области являются:
Разработка оптимального плана расходов на улучшение технической обеспеченности.
Повышение технической грамотности персонала (семинары, курсы и т.д.)
Создание оперативных групп по устранению неполадок и сбоев сообщения между отделениями Минсельхоза и неполадок технического оборудования
Решение этих задач принесёт наибольший положительный эффект для улучшения функционирования не только информационно-аналитического отдела, но и всего Минсельхоза в целом.