12 Работа с шаблонами

Шаблон– это макет документа, в котором можно выделить постоянные данные (постоянная часть) и данные, которые могут изменяться при заполнении документа (переменная часть), поэтому он представляет собой удобную основу для создания документа, и таким образом, один шаблон может служить основой для неограниченного числа такого же типа документов.

При открытии шаблона создается новый документ на его основе. Далее пользователь работает с новым документом, включающим все элементы исходного шаблона, удаляя и добавляя информацию при необходимости. Поскольку новый документ не является шаблоном, то изменения сохраняются в документе, а шаблон остается без изменений.

12.1 Последовательность действий при создании шаблона

Выполнить команду Создать кнопкиOffice. В появившемся окнеСоздание документащелкнуть левой клавишей мыши по категории Мои шаблоны…и в новом окнеСоздатьвключить переключательШаблон.

Для формирования переменной части документа используется вкладка Разработчик. Для её отображения на ленте необходимо:

• нажать кнопку Office;

• внизу окна под списком недавно использованных документов щелкнуть по кнопке Параметры Word;

• в окне Параметры Wordслева выделить категориюОсновные;

• в середине окна в группе Основные параметры работы с Word включить флажокПоказывать вкладку Разработчикна ленте;

• нажать кнопку ОК.

На вкладке Разработчикв группеЭлементы управлениярасположены следующие элементы.

1. Элемент управления Форматированный текст. При щелчке по этому логотипу элемент управления в документе будет представлен в виде . Если элемент управления подсвечен, и в группеЭлементы управлениявыбрана командаСвойства, то в открывшемся окне в полеНазваниеможно ввести поясняющий текст, например,Фамилия и инициалы и нажать кнопку ОК.

После этого элемент управления примет вид:

Над текстом отображается заголовок, который помогает понять, какие сведения необходимо ввести в эту область при заполнении шаблона.

2. Элемент управления Текствставляется в документ аналогично предыдущему элементу, но не позволяет отобразить заголовок над текстом. Для изменения фразы "Место для ввода текста" в рассмотренных элементах управления необходимо выбратьРежим конструкторав группеЭлементы управления, а затем ввести новый текст.

Теперь этот текст отобразится в качестве поясняющего:

3. Поле со списком используется для ввода данных, хранящихся в виде списка. При щелчке по этому логотипу элемент управления в документе будет представлен в виде:

Чтобы создать список, необходимо выбрать команду Свойства.

В поле Название ввести поясняющий текст, например,Название учрежденияи, последовательно нажимая кнопкуДобавить, в окнеДобавить вариантвводить элементы списка.

Формирование списка завершается нажатием кнопки ОК в окне Свойства элементов управления содержимым.

После этого элемент управления примет вид: .

При раскрытии списка нужный элемент выбирается щелчком по соответствующей строке.

4. Поле выбор датыиспользуется для ввода данных, хранящихся в виде даты. При щелчке по этому логотипу элемент управления в документе будет представлен в виде: .

При нажатии направленной вниз стрелки элемент управления, вставленный в документ, выглядит следующем образом: