3.2. Microsoft Access

Приложения MS–Access – это настольная система управления реляционными базами данных, предназначенных для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением Windows.

Средствами Access проводятся следующие операции.

• Проектирование базовых объектов информационных систем (ИС) – двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Например, прежде чем заполнить данными таблицу, надо создать её макет.

• Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирование таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).

• Создание, модификация и использование производных объектов (форм, запросов и отчётов).

Формы – необязательный элемент ИС, но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных. Запрос – это производная таблица, в которой мы собираем данные из других таблиц и производим над ними различные операции. Отчёт – это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге.

Объектом обработки MS-Access является файл базы данных, смеющий произвольное имя и расширение .accdb. В этот файл входят основные объекты MS-Access: таблицы, формы, запросы, отчёты, макросы и модули.

Рис. 3.4. Окно приложения Access

Загрузка Access обычно производится нажатой левой кнопкой мыши на значке Б. Д. на рабочем столе или из главного меню Пуск – Программы –Microsoft Office - Microsoft Access

После загрузки Access можно либо Создать новую базу данных (т. е. файл с расширением .accdb.), либо Открыть существующую базу данных. Для этого нужно выбрать соответствующий режим, нажав кнопку Office (рис.3.4).

Открыть существующую Б.Д. можно двойным щелчком на имени файла в любой папке, в которой содержится Б.Д и это, в свою очередь, вызовет автоматическое открытие приложения MS Access.

3.2.1. Окно базы данных

При создании новой базы данных или открытии существующей приложение Access следует нажать вкладку создание (здесь создаются или редактируются объекты текущей базы данных).

Предварительно перед созданием базы данных выбираем или создаем новую папку , где будут храниться файл базы.

Назначение окон и кнопок вкладки создание:

• Таблица – это базовый элемент хранения информации в базе данных Access;

• Запросы – это механизм, который позволяет извлекать из отдельных таблиц, связанных таблиц или из других запросов необходимую часть данных в соответствии с заданными критериями;

• Формы – это инструмент, используемый для ввода при соблюдении правил проверки достоверности данных, а также для просмотра и редактирования информации;

• Отчеты –это инструмент предназначенный для представления данных из таблиц или запросов в удобной для восприятия форме или в определенном формате;

• Макросы позволяют запрограммировать любую последовательность операций над базой данных Access;

• Модули представляют собой наборы процедур и функций, написанных на языке Visual Basic и служащих для манипулирования содержимым базы данных.

Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчёт) можно создавать либо вручную (в режиме конструктора), либо с помощью мастера.

Рекомендация для начинающих пользователей MS-Access:

• таблицы и запросы создавать вручную;

• формы и отчёты создавать с помощью мастера.