3.2.8. Создание и печать отчетов
Отчёт– это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать. Отчеты позволяют выбрать из базы данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Как правило, для формирования отчёта создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора, и далее на базе такого запроса проектируют отчёт, который позволяет:
представить данные в удобной для чтения и анализа форме,
сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений,
включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).
Ниже приведены виды отчетов.
Одноколонный отчет(в столбец) – длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.
Многоколонный отчет– создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.
Табличный отчет– отчет, имеющий табличную форму.
Отчет с группировкой данных и подведением итогов– создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.
Перекрестный отчет– строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
Составной отчет– отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
Отчет, полученный слиянием документов с Word(составной документ).
Почтовые наклейки– специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.
Отчет по связанным таблицам– отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.
Отчёты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчётах больше, а элементов управления, наоборот, меньше.
Структура отчета
Отчет может состоять из следующих разделов (рис 3.14).
Заголовок отчета – отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.
Верхний колонтитул– выводится на верху каждой страницы; как правило содержит заголовки столбцов.
Рис. 3.14. Структура отчета в окне Конструктора
Заголовок группы– печатается перед первой записью, входящей вгруппу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
Область данных– предназначена для отображения записей источника данныхотчета.
Область примечания группы– отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
Нижний колонтитул– выводится внизу каждой страницы; содержит,например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.
Раздел примечаний– отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет.
Отчет может быть создан при помощи: Автоотчета(автоотчет в столбец – позволяет создавать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов, автоотчет ленточный – позволяет создавать отчет, названия полей которого расположены сверху, как и в таблице),Мастера отчетов– позволяет создавать отчет на основе выбранных полей и позволяет создавать итоговые поля,Конструктора отчетов– самостоятельно разрабатываются собственные отчеты с заданными свойствами.
Как и в случае форм Access, элементы управления в отчетах могут быть трех типов: связанными с полем в таблице или запросе, вычисляемыми с использованием выражений, составленных из некоторых комбинаций функций Access и ссылок на поля, или несвязанными, как в случае с линиями, окнами и текстовыми надписями. Для добавления новых связанных элементов управления к отчету используются диалоговое окноСписок полейиПанель элементов. Для элементов управления есть собственный свойства, и вы можете изменять с их помощью внешний вид и содержимое самого отчета.
Этапы создания отчетов:
Выбрать вкладку Создание;
Группа Отчеты;
Выбрать необходимый вид отчета;
В сложных представлениях данных Accessгруппы– это составные единицы отчета. Группы определяют, как данные организованы в отчете и как информацию подытожить, проведя статистические расчеты, например, суммирование и определение средних значений. В режиме конструктора отчетов группы представлены иерархией областейЗаголовок, Данные, Примечание.
Используя мастер отчетов, вы можете выбрать поля, которые вам нужны для группировки отчета, и указать, как сводить группы, проведя конкретные вычисления. Чтобы правильно определить опции группировки и сортировки, вам, однако, нужно перейти в режим конструктора и щелкнуть по кнопке Сортировка и группировка. Эта кнопка отражает диалоговое окно представленное на рис. , которое дает вам возможность контролировать практически все параметры группировки.
В режиме конструктора доступны такие свойства отчета, как сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировкаможно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию.Accessпозволяет группировать данные двумя способами – по категориям и по диапазону значений, которое может быть как числовым, так и алфавитным. Чтобы выбрать параметр группировки для этого в списке областиСвойства группыв строкахЗаголовок группыиПримечание группынадо выбратьДа. После определения группировки в окнеКонструктора отчетовпоявляются дополнительные разделыЗаголовок группыиПримечание группы. В заголовке группы, как правило, размещаются поля, по которым производится группировка. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки уровней записи. Для включения в отчет расчетного реквизита поместите элементПолес Элементов управленияв разделПримечание группы. Далее в свойствах элемента свободный определите выражение для расчета (сумма, ср. знач. и т. д.). Затем поместите элемент подпись к вычисляемому полю и введите название для вычисляемого поля.
Прежде чем вывести готовый отчет на печать, его необходимо предварительно просмотреть. Для этого нужно в контекстном меню выбрать Предварительный просмотр.. Отчет при просмотре отобразится таким, каким он будет напечатан. В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов. Для просмотра нужных страниц отчета можно использовать стандартное поле номера страниц в нижнем левом углу окна отчета.
Вывод отчета на печать осуществляется с помощью кнопки Печатьпанели инструментов. С помощью Главного меню командыПечатьвыбирают принтер, задают формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию. КомандаПечатьпозволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета или выделенные записи, распечатать заданное число копий, вывести отчет в файл, который должен распечататься в другое время.