Лабораторная работа 2 Access. Основные операции в таблице

Запустите Access и откройте вашу базу данных, созданную в лабораторной работе 1.

Работа с таблицами

Работа с таблицей предусматривает редактирование и форматирование самой таблицы, а также ее данных, осуществление поиска данных, сортировки, установку связей между таблицами и фильтрацию данных.

1. Вставка, удаление и переименование полей таблицы в режиме Конструктор.

Откройте таблицу Оборудование в режиме Конструктор. Перед полем Цена вставьте новое поле командами Вставка ‑ Строка. Введите название поля Название фирмы поставщика и тип этого поля – текстовый. Затем переименуйте название этого поля на Фирма ‑ поставщик. Для этого установите курсор на имени этого поля и введите новое имя или отредактируйте старое. Для удаления поля в таблице выделите строку с этим полем и нажмите клавишу Delete или используйте контекстное меню или на панели Режим таблицы группа Поля и столбцы. Удалите вновь вставленное поле в этой таблице. Закройте таблицу с сохранением изменения.

2. Вставка, удаление и переименование полей таблицы в режиме Таблица

Откройте таблицу Оборудование в режиме Таблица. Выделите столбец Название (щелчок левой кнопкой мыши на имени поля), выведите контекстное меню этого столбца и выбрать команду Переименовать и введите новое имя Наименование.

Выделите тот столбец в таблице, перед которым нужно вставить новый, т. е. Цена и из контекстного меню выбрать команду Добавить столбец или на панели Режим таблицы группа Поля и столбцы. Удалите вновь вставлены столбец, для этого его выделите и в контекстном меню выберите команду Удалить столбец.

3. Операции с записями таблицы

Находясь в режиме Таблицы осуществлять перемещение по записям можно используя кнопки, расположенные на нижней границы окна таблицы. Назначение этих кнопок следующее: |< - перемещение на первую запись, < - на предыдущую запись, > - на следующую запись, >| - на последнюю запись, >* - создание новой записи.

Используя эти кнопки, перейдите с 1-ой записи на последнюю, с последней на предпоследнюю и так до первой, а затем на вторую.

Существую три операции с записями: добавление, изменение и удаление. Существует несколько вариантов добавления записи в таблицу:

• панель инструментов Таблица и кнопка Новая запись;

• кнопка добавления новой записи >* в нижней части окна таблицы;

• переместить указатель на запись в таблице, отмеченную в области выделения звездочкой;

• пункты в строке меню Вставка‑Новая запись;

• из контекстного меню выбрать команду Новая запись.

Откройте таблицу Сотрудники и добавьте несколько записей, используя три из приведенных способов.

Измените одну из вновь введенных записей, предварительно установив на нее указатель и ввести новы данные. Для перехода на следующее поле нажимают клавишу Tab.

Удалите те записи в таблице Сотрудники, которые вы вновь ввели, используя один из способов: кнопка Удалить на панели инструментов или одноименная команда в контекстном меню, а также команда Удалить из пункта меню Правка или кнопка Delete.

4. Сортировка данных в таблице

Откройте таблицу Необходимое оборудование и произведите сортировку записей по полю Название. Для этого вам необходимо выделить данный столбец, щелкнув левой кнопкой мыши на его названии. И далее, используя контекстное меню или соответствующую кнопку на панели Главная группа Сортировка и фильтр выберите тип сортировки (по возрастанию или убыванию) - по возрастанию. Произведите сортировку и для столбцов с именами Цена и Код заказа.

5. Поиск данных в таблице

Осуществите поиск соответствующих записей в таблице Необходимое оборудование, в одном из полей которой введено название оборудования Задвижка. Для этого на панели Главная группа Найти выберите режим Найти. В открывшемся диалоговом окне Поиск введите образец поиска и включите или уберите нужные флажки. Нажмите кнопку Найти. После первой найденной записи, нажмите кнопку Найти далее. Завершите операцию поиска.

6. Изменение макета таблицы

Изменение порядка расположения столбцов

Чтобы изменить порядок расположения столбцов, его необходимо выделить и перетащить левой кнопкой мыши в нужное место и опустить кнопку. Осуществите эту операцию на любой таблице.

7. Оформление таблицы

Для оформления вашей таблицы можно по желанию использовать сетку или нет. Для этого в режиме Таблиц выделите название таблицы (например Сотрудники) и выберите на панели Главная группа Шрифт установите цвета для фона, сетки и шрифта, а также линии сетки (установите или уберите флажки по вертикали и горизонтали). После этого откройте таблицу и вы увидите те изменения, которые вы совершили. Установите нужные параметры для любой другой таблицы.

8. Скрытие столбцов таблицы

Скройте несколько столбцов таблицы Сведения о предприятии. Для этого используйте либо перетаскивание правой границы поля до совмещения с левой, либо команды контекстного меню Скрыть столбцы, причем скрываемые столбы должны быть предварительно выделены. Для отображения скрытых столбцов используйте команды контекстного меню ‑ Отобразить столбцы и в открывшемся диалоговом окне установите флажки на именах столбцов, которые были скрыты.

9. Отбор данных с использованием фильтра

В Access используется четыре способа отбора записей: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле текстовый фильтр и расширенный фильтр.

9.1. Фильтр по выделенному фрагменту

В таблице Заказы на работы осуществите отбор записей, код клиента которых начинается на букву Б. Для этого в поле Код клиенты третьей записи выделите первую букву Б. Затем выполните команды на панели Главная группа Сортировка и фильтр вкладка Выделение начинается с Б. В результате этого получите таблицу, в которой будут записи, название кода клиента которых начинается на букву Б. Для последующей работы со всем записями таблицы ‑ отмените фильтр.

Используйте этот тип фильтра для таблицы Заказы на работы. Для этого таблица должна быть открыта в режиме Таблицы. Затем щелкните правой кнопкой мыши на значении поля, для которого нужно указать условие отбора, в частности на поле Белова. Откроется контекстное меню, в котором щелкните левой кнопкой мыши на пункте Текстовые фильтры и выберите условия отбора. В данном случае фамилию Белова. При открытом контекстном меню можно вводить в поле Текстовые фильтры новые значения и обновлять содержимое выборки.

9.2. Использование обычного фильтра

В таблице Заказы на работы выберите те номера заказов, которые выполняла Белова. Для этого выполните на панели Главная группа Сортировка и фильтр вкладка Дополнительно выберите Изменить фильтр. Откроется диалоговое окно, в котором представлена линейка наименований полей таблицы. В поле Код сотрудника откройте список и выберите пункт Белова. Затем выполните команду Применить фильтр. Получите результирующую таблицу. Удалите фильтр.

Выполните еще раз обычный фильтр для поля Код сотрудника. Результатом отбора должны быть фамилии Белова и Новиков. Здесь будет применена логическая операция Или, т. е. все повторяете точно также как и с Беловой (в предыдущем случае), но после выбора этой фамилии щелкаете на Или внизу окна и в списке этого же поля выбираете еще и фамилию Новиков. Затем применяете фильтр. Получаете результирующую таблицу с отобранными этими двумя фамилиями. Удалите фильтр.

9.3. Использование расширенного фильтра

В таблице Оборудование выберите те элементы, цена которых > 10 рублей. Для этого выберите на панели Главная группа Сортировка и фильтр вкладка Дополнительно выберите Расширенный фильтр. Перенесите название поля Цена в строку Поле во второй половине окна. В строке Условие отбора введите >10. Затем выполните команду –Применить фильтр. Получите результирующую таблицу. Сохраните ее в виде запроса. Для этого выполните еще раз на панели Главная группа Сортировка и фильтр вкладка Дополнительно –Расширенный фильтр - Сохранить как запрос и введите имя запроса. Закройте окно фильтра без перезаписи таблицы и в окне базы данных в режиме Запросы просмотрите сохраненный запрос.

При использовании расширенного фильтра часто используются логические операции (And – логическое И, Or – логическое Или, Not – логическое отрицание). В этой же таблице Оборудование выберите, только то оборудование, цена которого >10, но <20 рублей. Для этого при открытой таблице вызовите Расширенный фильтр, перенесите поле цена в строку Поле. В строке условия отбора введите запись >10 And <20. Сохраните этот фильтр как запрос. Закройте окна фильтра и таблицы, а на вкладке Запросы откройте и просмотрите только что созданный запрос.