• В Excel имеются следующие категории функций:

• Математические выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций и т.п.

• Статистические выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, дисперсии, корреляции, среднего значения, максимального или минимального значения, медианы и т.п.

• Текстовые выполняют операции над текстовыми строками.

• Логические используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия. Например, = Если С1D1*B1; «УРА!»; «УВЫ».

• Финансовые используются в сложных финансовых расчетах, например, определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита и др.

• Последние – это 10 последних использованных функций.

• Все - все функции в алфавитном порядке.

• Дата и время выполняют преобразование даты или времени из текстового формата в числовой и наоборот, вычисляют количество дней между двумя датами и др.

• Сортировка данных

• Сортировка используется для выстраивания данных в алфавитном или цифровом порядке по возрастанию или убыванию.

• Необходимо сначала выделить необходимый диапазон. Выбрать меню Данные=> Сортировка. Откроется диалоговое окно, в котором задаются ключи сортировки, порядок сортировки и различные Параметры.

• Вне зависимости от порядка сортировки, пустые ячейки помещаются в конец данных.

• Сортировать можно через панель инструментов. Необходимо соблюдать осторожность при сортировке ячеек, содержащих формулы (относительные адреса будут меняться, что скажется на результате вычислений).

• Фильтрация данных

• Фильтрация используется для получения только тех данных таблицы, которые отвечают введенному фильтру.

• Для фильтрации данных таблицы необходимо: выделить всю таблицу, выбрать меню Данные => Фильтр => Автофильтр.

• В верхней строке таблицы в каждой ячейке появится значок . Щелкнув по какому-нибудь значку, появится содержимое данного столбца. Выбрав нужное значение, щелкнуть по нему левой кнопкой,Excel уберет все лишнее и оставит только те строки, которые имеют выбранное нами значение (оно называется критерием фильтра). Для того, чтобы восстановить все данные необходимо выбрать из списка критериев столбца, по которому производилась последняя фильтрация, критерий Все.

• Отменить фильтрацию можно через меню Данные =>Фильтр => Автофильтр.

• Можно производить фильтрацию по нескольким критериям. Для этого в раскрывшемся списке критериев столбца выбрать параметр Условие. Откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр. Для критерия отбора можно использовать условия больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, равно, не равно, а также операторы И и ИЛИ.

• Для фильтрации по сложному комплексному критерию используется меню Данные=> Фильтр => Усиленный фильтр. Чтобы использовать Усиленный фильтр, сначала создается таблица критериев на свободном месте таблицы (копируются имена нужных столбцов).

• Пример:

  № группы	Информатика
  009	>88

• Затем, выбрав команду Усиленный фильтр, в открывшемся окне задается Исходный диапазон, который нужно отфильтровать, и Диапазон условий (включая имена столбцов). В строке “Обработка” указывается выполнять фильтрацию на месте или перенести выходные данные в другое место рабочего листа.

• При фильтрации используются также вычисляемые критерии.

• Операции с отфильтрованными данными

• Отфильтрованные строки можно выделить цветом, шрифтом, которые сохраняются при снятии фильтрации. В отфильтрованном участке можно продолжать фильтрацию по другому критерию или производить вычисления, используя для этого функцию “Промежуточные итоги”.

• По отфильтрованному участку таблицы можно вычислять суммы, произведения и другие операции так, будто никаких скрытых строк нет. Если выделить все показанные на листе строки и нажать на кнопку Автосумма на Панели инструментов, то посчитается специальная функция Промежуточные итоги. В ней первым аргументом является номер математической или статистической операции (см. ниже список номеров операций), а вторым – интервал вычислений.

• Номера некоторых математических и статистических операций:

• 1 – вычисление среднего;

• 2,3 – подсчет количества чисел и непустых ячеек;

• 4, 5 – вычисление максимума и минимума;

• 6 – произведение;

• 7, 8 – стандартное отклонение;

• 9 – суммирование;

• 10,11 – дисперсия.

• Возможности базы данных в Excel. Формы данных

• Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков – списков номеров телефонов, списков клиентов предприятия, списков торговых и финансовых операций и т.д. Такого рода большие списки, содержащие однотипную информацию, называют базой данных. Основные правила оформления баз данных:

1. каждый столбец должен содержать информацию одного типа;

2. несколько верхних строк (как минимум - одна) должны содержать заголовки, описывающие содержимое расположенного ниже столбца;

3. не включать в список пустые строки и столбцы.

• Заполнение таблицы с помощью формы данных

• Новую информацию в список можно внести, если перейти к первой пустой строке внизу списка и вводить данные с клавиатуры. Однако более удобным способом добавления информации в базу данных является использование Формы данных.

• Для ввода данных с помощью Формы необходимо выделить любую ячейку списка и в пункте меню Данные выбрать команду Форма. В результате появится диалоговое окно, представляющее собой одну строку списка с подписанными названиями столбцов. Рядом с каждым заголовком столбца расположено поле для ввода информации, если этот столбец не содержит значений, вычисленных по формуле. В правой части Формы находятся кнопки для работы со списком.

• Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Предыдущая, Следующая, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных. Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишей Tab.

• Чтобы вставить в список новую строку, следует нажать кнопку Добавить. Чтобы вернуться в лист таблицы, достаточно нажать кнопку Закрыть.

• Часть 3. Создание и редактирование диаграмм

• В Excel термин диаграмма используется для обозначения всех типов графического представления числовых данных. Построение диаграмм производится на основе ряда данных. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

• Диаграмма – это объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные или на отдельном листе. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных сразу же меняется вид диаграммы.

• Электронные таблицы Excel позволяют строить диаграммы различных типов. Построение диаграмм осуществляется несколькими способами.

• Способы построения диаграмм

• Способ 1: сложные диаграммы различных типов можно создать с помощью специальной подпрограммы, которая называется Мастер диаграмм, запускаемый щелчком по кнопке на стандартной панели инструментов или менюВставка=> Диаграмма. .

• Способ 2: простейшую диаграмму можно создать, если нажать клавишу F11. В этом случае, используются установки по умолчанию, и диаграмма появится на отдельном листе. Это самый быстрый способ построения простой диаграммы. В Основном меню появится новый пункт Диаграмма, содержащий команды, с помощью которых можно вносить различные изменения в диаграмму.

• Окно мастера диаграмм имеет вид:

• Окно Мастера диаграмм (шаг 1)

  

• Удобно перед запуском Мастера диаграмм выделить область, содержащую данные, на основе которых будет строиться диаграмма, но это не является обязательным, так как эту информацию можно ввести и в процессе работы Мастера диаграмм.

• Работа Мастера диаграмм

• На первом этапе выбирается тип диаграммы, затем её вид. Можно выбрать как Стандартный так и Нестандартный тип диаграммы на вкладках. Если вы хотите увидеть, какая диаграмма у вас получается, то следует нажать на кнопку Просмотр результата. Затем следует щелкнуть кнопку Далее.

• В результате вы попадете во второе диалоговое окно Мастера диаграмм.

• На втором этапе работы мастера выбирается диапазон данных, по которым диаграмма будет строиться. Если диапазон был выбран до начала работы мастера, то он уже высвечивается в строке диапазона:; и в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы.

• 

• Третий этап работы (после щелчка по кнопке Далее) состоит в оформлении диаграммы:

• Название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

• Отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

• Отображение сетки линий, параллельным осям координат (вкладка Линии сетки);

• Описание построенных графиков (вкладка Легенда);

• Отображение надписей отдельных элементов на графике (вкладка Подписи данных);

• Представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).