Документация и документооборот

Бухгалтерский учет хозяйственной деятельности предприятий начинается с составлений первичного документа, которым оформляется хозяйственная операция. Дальнейшая учетная обработка документов состоит из следующих трех этапов.6

1. составление бухгалтерской проводки, указывается на каких счетах должна быть отражена хозяйственная операция. Каждой бухгалтерской проводке присваивается свой очередной номер, отражается на первичном документе или отдельном бланке.

2. Хронологическая запись хозяйственных операций в журнале регистрации. Она производится для непрерывного отражения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они оформляются документами.

3. Систематическая запись хозяйственной операции – это группировка операций на счетах по экономически однородным признакам. Каждая операция отражается на определенном счете в соответствии с ее экономическим содержанием.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственной операции ведется раздельно или вместе.

При раздельном варианте хронологическая запись в журнале предшествует систематической записи на счетах.

Во втором случае их производят одновременно в одном общем учетном регистре.

Документ – письменное доказательство свидетельства. Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. Документы используемые на предприятиях, составляются на типовых бланках, соответствующих утвержденным формам, которые содержат необходимые реквизиты.

Реквизиты - показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнять данными совершившихся операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость в различных формах учетных документов, содержащих соответствующие реквизиты. В каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа:

- наименование документа

- дата и место составления документа

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции

- подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и оформление документа.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, счетах, журналах и т.д.

Учетные документы бывают внешними и внутренними.

Внешние документы поступают на предприятие из государственных органов вышестоящей организации, банков, налоговой инспекции, поставщиков, покупателей и др. Документы составляются по типовым формам. Примером такого документа могут служить: платежное поручение, платежное требование, счет – фактуры поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии.

Учетная бухгалтерская документация должна быть точной, простой и ясной. Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах должна быть качественной и эффективной, т.е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

На каждом предприятии разрабатывается свой график документооборота.