ИМЭЭП очно-заочное отделение 1 курс Информатика 2 семестр

Использование списков и анализ данных в Microsoft Excel Оглавление

1. Списки и средства их обработки 1

Создание и редактирование списка 1

Сортировка данных в списке 2

2. Формирование сводной информации 4

Промежуточные итоги 4

Консолидация данных 5

Сводные таблицы 6

Сводные диаграммы 8

3. Анализ данных с помощью таблиц данных 9

Таблица данных с одним параметром для одной функции 9

Таблица данных с одним параметром для нескольких функций 10

Таблица данных с двумя параметрами 10

4. Сценарии 11

Примеры решения задач 13

1. Списки и средства их обработки

Списком в Excel является таблица, строки которой содержат однородную информацию. Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т.д.

Список состоит из трех структурных элементов:

1. заглавная строка — это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов — это метки (названия) соответствующих полей;

2. запись — совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы);

3. поля — отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Создание и редактирование списка

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

1. Рабочий лист должен содержать только один список, т. к. некоторые операции могут работать только с одним списком.

2. Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время работы со списком.

3. Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

4. Заголовки столбцов могут содержать до 255 символов.

5. Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа "дефис".

6. Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.

7. При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

8. В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.

Создав списки в MS Excel, можно легко управлять данными. Из списков можно извлекать данные, удовлетворяющие некоторому критерию, сортировать данные в списках в определенном порядке, суммировать, сравнивать и так далее.

Сортировка данных в списке

Списки можно сортировать, чтобы изменить порядок следования записей. Сортировка может осуществляться по отдельным полям (одноуровневая сортировка), а при равенстве значений в полях — по другим полям (многоуровневая сортировка). В MS Excel опускается до трех уровней сортировки данных в списках.

Одноуровневая сортировка

Для быстрой сортировки по отдельному полю следует выделить любую ячейку в столбце, по которому будет проводиться сортировка и на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр выполните одно из указанных ниже действий.

• Чтобы отсортировать значения по алфавиту в порядке возрастания, нажмите кнопку Сортировка от А до Я.

• Чтобы отсортировать значения по алфавиту в порядке убывания, нажмите кнопку Сортировка от Я до А.