Сводные таблицы

Сводная таблица — это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.

Отчет сводной таблицы позволяет обобщать, анализировать, изучать и представлять данные из одной таблицы или внешнего источника. Отчет сводной таблицы может оказаться особенно полезным в ситуации, когда необходимо просуммировать большой набор чисел, а объединенные данные позволяют взглянуть на данные под разными углами и сравнить однотипные показатели из разных групп данных.

Чтобы создать отчет сводной таблицы, выполните следующие действия:

1. Выделите нужный диапазон данных (или щелкните любую ячейку в диапазоне ячеек, содержащих данные — тогда Excel автоматически подставит всю таблицу в диапазон данных). Будьте внимательны — первая строка указанного диапазона не должна быть пустой — в этом случае Excel сообщит об ошибке. Также обязательно следует создать заголовки для каждого столбца базовой таблицы — это сделает настройку сводной таблицы намного удобней.

2. На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица.

3. В диалоговом окне Создание сводной таблицы выберите вариант Выбрать таблицу или диапазон и проверьте правильность диапазона ячеек в поле Таблица или диапазон. Excel определяет диапазон для отчета сводной таблицы автоматически, однако его можно изменить, указав другой диапазон или заданное для него имя.

4. Выполните одно из указанных ниже действий.

• Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, щелкните элемент На новый лист.

• Чтобы поместить отчет сводной таблицы в определенное место на существующем листе, выберите пункт На существующий лист и укажите в поле Расположение первую ячейку диапазона, в котором необходимо разместить отчет.

5. Нажмите кнопку ОК.

Microsoft Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и настроить отчет. В разделе полей приводятся имена полей, которые можно добавить в раздел Макет. В разделе макета есть области Фильтр отчета, Названия столбцов, Названия строк и Значения.

Для добавления полей в отчет сводной таблицы в списке полей сводной таблицы выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

• Чтобы поместить поле в область по умолчанию раздела макета, установите флажок напротив имени данного поля в разделе полей. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область Названия строк, числовые — в область Значения, а иерархии даты и времени — в область Названия столбцов.

• Чтобы поместить поле в определенную область раздела макета, щелкните правой кнопкой мыши имя соответствующего поля в разделе полей и выберите команду Добавить в фильтр отчета, Добавить в названия столбцов, Добавить в названия строк или Добавить в значения.

• Чтобы перетащить поле в нужную область, щелкните имя поля в разделе полей и, удерживая кнопку нажатой, перетащите его в нужную область раздела макета.

К числовым полям, помещенным в область данных сводной таблицы, Excel по умолчанию применяет функцию "Сумма", а к любым нечисловым полям — "Количество значений". Для изменения функции щелкните правой мышкой по полю в области значений, в раскрывшемся меню выберите пункт Параметры полей значений, в окне Параметры поля значений в списке Операций выберите функцию, которую следует использовать для сведения данных в выбранном поле.

Изменение исходных данных не приводит к автоматическому обновлению сводной таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно:

• выполнить команду Обновить на вкладке Работа со сводными таблицами (Параметры) в группе Данные;

• выполнить команду Обновить контекстного меню.