Функции
Функция — это специальная, заранее созданная в MS Excel формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает одно или несколько значений (см.рис.3).
Рис.3.
Функции можно использовать в качестве
составных частей сложных формул.
Применение функций на рабочих листах
упрощает и сокращает длинные формулы.
Функцию можно вводить в формулу
непосредственно с клавиатуры, однако
удобнее выполнять эту операцию с помощью
Мастера функций
.
Все встроенные функции MS Excel разделены на категории, названия которых соответствуют типу включенных в них функций (см.рис.4).
Рис.4.
Мастер функций, позволяющий в пошаговом режиме ввести функцию в формулу, дает пояснения о назначении функции, ее аргументах.
Наглядное представление данных
Графики и диаграммы
Диаграмма является графическим представлением данных рабочего листа. Дополнение табличных материалов диаграммами делает процесс анализа, оценки, сравнения данных наглядным, удобным для восприятия. Процесс построения начинается по команде Вставка\Диаграмма..., указывается местоположение диаграммы. Диаграмма может располагаться на том же рабочем листе, что и связанные с ней данные — встроенная диаграмма. В случае, когда требуется дать общее представление о данных, диаграмма строится на отдельном листе рабочей книги. Затем активизируетсяМастер диаграмм, представляющий собой ряд диалоговых окон, в которых задаются интервал данных, тип диаграммы и т.д. В ряде случаев область данных, на основе которых строится диаграмма, состоит из несмежных интервалов. Для выделения несмежных интервалов сначала выделите ячейку в первой строке или столбце, а затем при нажатой клавишеCTRLвыделяйте остальные ячейки.
У каждого типа диаграмм есть, по крайней мере, одна разновидность или подтип, который позволяет представить одни и те же данные несколько по-иному. При создании диаграммы определяется ориентация данных, т.е. расположение рядов данных на рабочем листе — в строках или столбцах. Следует различать область диаграммы и область построения диаграммы. Область диаграммы содержит все ряды данных, оси, название диаграммы, названия осей, легенду. Область построения для плоской диаграммы ограничивается осями. В объемной диаграмме область построения включает метки засечек, имена категорий, названия осей.
В процессе работы диаграмму можно модифицировать (см.рис.8), например изменить ее тип. При работе с диаграммой доступны широкие возможности по ее модификации: тип диаграммы (Формат\Тип диаграммы...), порядок построения рядов данных (Формат\Выделенный тип диаграммы\Порядок рядов), обратный порядок отображения данных вдоль соответствующих осей (двойной щелчок по оси — панель Шкала).
Рис.8.
Иногда после создания диаграммы требуется обновить ее, добавив (команда Новые данныеиз менюВставка) или удалив (командаОчистить\Рядыиз менюПравка) ряды, точки данных.
Форматирование таблиц
MS Excel располагает множеством параметров форматирования, что позволяет сделать данные более выразительными. Ячейки рабочего листа можно форматировать до или после ввода данных (Формат\Ячейки... или контекстное меню). Столбцы и строки всего рабочего листа имеют стандартную ширину и высоту. Это значение может быть изменено как для всех элементов, так и для отдельных фрагментов рабочего листа (Формат\СтрокаилиСтолбец...). Кроме того, отдельные столбцы или строки можно скрыть (не выводить на экран). Форматирование шрифтов, выравнивание данных удобно выполнять, пользуясь панелью инструментовФормат. Выбор ориентации текста в ячейке может быть сделан на вкладкеВыравниваниев командеФормат ячеек.... Здесь же устанавливается флажок «Переносить по словам».
При оформлении таблицы используются рамки разного типа и толщины (Формат ячеек\Границы), а также разнообразные узоры и цветовые гаммы (Формат ячеек\Вид).