Организация и управление данными в списке
Для упорядочивания, поиска данных, создания отчетов на их основе используются:
Сортировкаданных списка в алфавитном, числовом, хронологическом порядке. В диалоговом окне команды Сортировка может быть задан необходимый порядок сортировки, определяющий способ переупорядочивания данных. Команда выполняется как для всего списка, так и для выделенного фрагмента.
Фильтрацияданных с целью быстрого поиска и работы с подмножеством данных. В отличие от сортировки фильтрация не переупорядочивает список, а только временно скрывает строки, которые не нужно выводить на экран. Во время фильтрации строк MS Excel устанавливает рабочий лист в режим фильтра. КомандаАвтофильтрпозволяет задать пользовательские критерии для каждого столбца. КомандаРасширенный фильтр — для ввода критериев использует интервал критериев, задается над или под списком.
Сводная таблица
Один из способов обработки данных и получения итоговой информации — Сводная таблица, находящаяся с менюВставка(см.рис.9).
Чтобы определить, какие данные нужно включить в сводную таблицу и как их в ней организовать, из исходной таблицы или списка выбираются те поля и элементы, которые должны войти в итоговую таблицу.
Рис.9.
В сводной таблице можно использовать два типа полей из исходного списка или таблицы:
поля, применяемые в качестве меток строк, столбцов и страниц сводной таблицы;
поля данных, состоящие из данных, которые нужно просуммировать.
Элементы из исходного списка становятся метками столбцов или строк в результирующей сводной таблице (см.рис.10). Числовые, а иногда и текстовые, данные суммируются в области данных сводной таблицы.
Рис.10.
Для заполнения таблицы данными нужно перетащить в соответствующие разделы интересующие поля исходной таблицы. Пример сводной таблицы, отображающей выручку за каждую дату продажы по каждому району приведён на рисунке 11.
Рис. 11.
Упорядоченное расположение полей и элементов сводной таблицы называется макетом. Макет может быть изменен с помощью всплывающего менюпри нажатии правой кнопкой мыши, поля и элементы могут быть переименованы или удалены. При создании или редактировании сводной таблицы задается ориентация полей: перемещая их из поля строки или столбца в поле листа, получаем различные варианты таблицы.