2. Порядок выполнения работы

2.1. Работа с базой данных

В Microsoft Access создается пустая база данных, а затем в нее добавляются таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

2.1.1. Создание базы данных

После вызова программы на экране появляется окно начала работы базы данных (Рис. 1).

Рис. 1. Окно начала работы базы данных

1. Для создания новой базы данных щелкните строку Новая база данных. Откроется окно создания базы данных (Рис. 2).

Рис. 2. Окно создания баз данных

2. В поле Папка выберите диск и папку, для размещения файла базы данных

3. В поле Имя файла укажите имя Вашей базы.

4 Щелкните кнопку Создать. (Откроется окно базы данных).

После создания пустой базы данных необходимо создать объекты этой базы данных.

2.1.2. Открытие базы данных

1 Для открытия базы данных в основном окне щелкните строку Открыть базу данных. Откроется окно, аналогичное окну создания базы данных.

2 В поле Папка выберите диск и папку, в которой размещен файл Вашей базы данных

3 Выделите файл Вашей базы данных

4 Щелкните кнопку Открыть. (Откроется окно базы данных).

Примечание

Чтобы открыть одну из нескольких баз данных, открывавшихся последними, выберите имя базы данных в списке окна начала работы (Рис.1) и щелкните кнопку Открыть. База данных будет открыта с теми же настройками, с которыми она была открыта последний раз.

2.1.3. Окно базы данных

Окно базы данных (рис. 3.) содержит три кнопки и шесть вкладок.

Рис. 3. Окно базы данных

Вкладки используются для работы с соответствующими объектами базы данных.

Кнопки Создать, Открыть и Конструктор используются соответственно для создания, заполнения или просмотра и изменения структуры объекта.

2.2. Создание таблиц

В Microsoft Access существует несколько способов создания таблиц. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу, определив все параметры макета таблицы в режиме конструктора

Можно также создать таблицу с помощью мастера. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.

2.2.1. Создание новой таблицы в режиме конструктора

1 В окне база данных нажмите вкладку Таблица, а затем кнопку Создать.

2. В окне Новая таблица выберите строку Конструктор и щелкните кнопку ОК. Открывается окно (рис. 4.) в котором нужно определить поля таблицы.

Рис.4. Окно ввода параметров макета таблицы

3 Введите в ячейку столбца Поле имя первого поля.

4 В ячейке столбца Тип данных оставьте Текстовый или нажмите кнопку раскрытия списка и выберите тип данных.

5 Введите сведения о данных в поле Описание (Описание является необязательным).

6 При необходимости задайте значения свойств поля, список которых выводится в нижней части окна.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

2.2.2. Сохранение таблицы

1 Нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов.

2 При первом сохранении таблицы введите ее имя в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access в диалоговое окно Сохранение и нажмите кнопку OK.

2.2.3. Сохранение копии таблицы с новым именем

1 Если таблица открыта и выделена, выберите команду Сохранить как. Если таблица закрыта, выберите таблицу, а затем команду Сохранить как.

2 В текущей базе данных в диалоговом окне Сохранение таблицы, введите имя таблицы в соответствии с соглашением об именах объектов Microsoft Access и нажмите кнопку OK.

2.2.4. Удаление таблицы

1 В окне базы данных выберите вкладку таблицы.

2 Выберите таблицу и нажмите клавишу DELETE.

Чтобы отменить удаление нажмите кнопку Отменить на панели инструментов.

2.2.5. Добавление поля в таблицу в режиме таблицы

1 Откройте таблицу в режиме таблицы.

2 Выберите столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.

3 Установите указатель на заголовок столбца, дважды нажмите кнопку мыши и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия следует выполнить в режиме конструктора.

2.2.6. Добавление полей в таблицу в режиме конструктора

1 Откройте таблицу в режиме конструктора.

2 Для добавления поля в таблицу выберите строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.

Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.

3 Выберите столбец Имя столбца и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

4 В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (“Текстовый”) или выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке в ячейке столбца Тип данных.

5 В столбце Описание введите описание, помещаемое в это поле. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.