Другие возможности расширенной фильтрации
В диалоговом окне Расширенный фильтрпредставлены еще две опции, которые рассматриваются дальше.
Скопировать результат в другое место.
Только уникальные записи.
Копирование отобранных строк
Если вы выберете переключатель Скопироватьрезультат в другое место в диалоговом окнеРасширенный фильтр, то отобранные строки будут скопированы в другое место активного рабочего листа или на другой лист. Место определяется в полеПоместитьрезультат в диапазон. Обратите внимание, что при использовании этой опции сам список не фильтруется.
Отображение только уникальных строк
При выборе опции Только уникальные записивсе одинаковые строки, отвечающие определенному критерию, будут скрыты. Если вы не установили диапазон критериев, то в списке будут скрыты все одинаковые строки.
Сортировка списка
Обычно порядок строк в списке не имеет значения. Но иногда необходимо, чтобы строки имели определенную последовательность. Так, например, чтобы какое-либо наименование товара легче было найти в списке, нужно, чтобы строки были расположены в алфавитном порядке по наименованиям товара. Кроме того, иногда необходимо изменить порядок строк в готовом отчете, для того чтобы значения сумм располагались в списке в последовательности от большей к меньшей.
Изменение порядка строк в списке называется сортировкой. Excel-очень гибкая система в отношении методов сортировки данных, поэтому часто для выполнения описываемой операции бывает достаточно сделать всего один щелчок мышью.
Простая сортировка
Чтобы быстро отсортировать список в порядке возрастания, переместите табличный курсор в начало столбца, по которому нужно выполнить сортировку. Затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию, расположенной на панели инструментовСтандартная. КнопкаСортировка по убываниюработает таким же образом, но список сортируется в порядке убывания. В обоих случаяхExcelсамостоятельно определяет размер списка и сортирует все строки в нем.
Сортировка отфильтрованного списка выполняется только для видимых строк. Если фильтрация отменяется, то список окажется не отсортированным.
Будьте внимательны во время сортировки списка с формулами. Если в формулах используются значения ячеек, находящихся в тех же строках, то никаких проблем не воз-
никнет. Однако если в формулах используются значения ячеек находящихся в других строках списка, то после сортировки эти формулы не будут верными. Если формулы в списке связаны с ячейками вне списка, убедитесь, что были указаны абсолютные адреса этих ячеек.
Более сложная сортировка
В отдельных случаях необходимо выполнить сортировку по двум или нескольким столбцам. Такая операция проводится, если сортировка по одному полю оставляет не отсортированными записи, соответствующие одинаковым значениям в сортируемом поле. Например, если список, приведенный на рис.8, отсортировать по месяцам, то строки для каждого месяца расположатся вместе. Однако иногда желательно, чтобы в пределах каждого месяца отдельные записи тоже были отсортированы, например, по значениям поля, в котором представлены менеджеры по продажам. В этом случае нужно выполнять сортировки по двум столбцам (Месяц и Менеджер).
Если необходимо выполнить сортировку по нескольким полям, выберите команду Данные/Сортировка - появится диалоговое окно Сортировка (рис.13.8). В раскрывающемся списке Сортировать по выберите поле и укажите порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию) и нажмите Добавить уровень Затем сделайте то же самое для второго поля. Если необходимо отсортировать и по третьему полю, определите третье поле в третьем разделе. Щелкните на кнопке ОК, и строки быстро перегруппируются.
Рис. 13.8 Окно сортировки
Если результат сортировки оказался неудовлетворительным, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>, чтобы вернуть список к первоначальному состоянию.
Очень часто бывает необходимо, чтобы записи в файле хранились в своем первоначальном порядке, а сортировка выполнялась лишь временно, для просмотра. Выход один - добавить к списку дополнительный столбец и хранить в нем порядковые номера строк (для создания номеров строк не используйте формулы). Затем после сортировки можно вернуться к первоначальному порядку, еще раз отсортировав список по полю, содержащему порядковые номера. Для возврата к первоначальному порядку также можно использовать возможность отмены последнего действия. Однако использование дополнительного столбца имеет то преимущество, что позволяет выполнить дополнительные операции над временно отсортированным списком (и результат действия этих операций не будет отменен после возврата к первоначальному порядку в списке).
Если в диалоговом окне Сортировка диапазонащелкнуть на кнопке Параметры, на экране появится диалоговое окно Параметры сортировки, показанное на рис.13.9.
Рис.13.9 Параметры сортировки
Ниже приведено описание опций этого диалогового окна.
Учитывать регистр.
При сортировке будет учитываться различие между прописными и строчными буквами. В результате при сортировке по возрастанию прописные буквы будут располагаться перед строчными. По умолчанию различие между прописными и строчными буквами не учитывается.
Сортировать. Позволяет выполнить сортировку по столбцам, а не по строкам (задано по умолчанию).