Тема 2 контроль за исполнением документов и принятых решений

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 2

Цель занятия: изучение организации документооборота на различных предприятиях, выполнение различного рода задач по работе с документами.

В результате выполнения заданий студенты должны:

- иметь представление об организации делопроизводства на различных предприятиях;

- знать правила ведения канцелярии;

-знать особенности ведения кадрового документооборота;

-уметь работать с современными базами данных.

Задания

1. Покажите движение документов в организации (входящих, внутренних, исходящих). Распределите документы на три потока.

2. Расскажите о порядке регистрации документов.

2.1. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?

2.2. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:

1) вх. № 980 от 2.12.2000 2) вх. № 981 от 06.01.2000

2.3. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?

2.4. Можно ли приказы регистрировать следующим образом: от 12.01.2000 №5, от 12.01.2000 №6, от 14.01.2000 №7, а затем от 12.01.2000 №5а?

2.5. Какая дата указывается при регистрации протокола?

2.6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами, и если да, то как вы себе это представляете?

2.7. Допускается или нет регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?

3. Какие существуют сроки исполнения документов?

4. Если Вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изображением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?

5. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам организации.

6. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

7. Составьте оперограмму движения внутреннего, входящего и исходящего документа.

8. Определите объем кадрового документооборота в день, месяц, год на различных предприятиях.

Тема 3 хранение кадровой документации

3.1. Оперативное хранение документов

Организация хранения документов. Формирование дел текущего архива. Составление заголовков дел. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив. Особенности формирования дел и описей по личному составу.

3.2. Номенклатура дел и экспертиза ценности документов

Сроки хранения кадровых документов в организации. Понятие «номенклатуры дел», ее назначение. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Принципы и критерии ценности документов. Организация проведения экспертизы ценности документов. Экспертные комиссии организаций. Перечень типовых документов и его структура. Порядок уничтожения дел. Экспертиза ценности документов по личному составу.

3.3. Архивное хранение документов

Законодательство об архивном деле в РФ. Виды и функции архивов, хранение и комплектование их документами. Архивы по личному составу. Обеспечение сохранности кадровых документов. Размещение документов в хранилищах. Учет, проверка наличия и состояния дел. Формы использования документов из архивного фонда организации. Выдача из хранилищ архивных дел на руки. Работа с населением. Исполнение справок социально-правового характера.

Контрольные вопросы

1. Как формируются документы в дела? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя?

2. Каков порядок оформления дела?

3. Составьте опись дела.

4. Объясните необходимость заверительной надписи.

5. Как оформляется обложка дела?

6. Дайте определение номенклатуры дел.

7. Какие могут быть номенклатуры дел?

7. Что такое сводная номенклатура дел, как она составляется? Как вы понимаете индексацию дел? Кто составляет номенклатуру дел, кем она утверждается?

9. Дайте понятие примерной и типовой номенклатуры дел.

10. Какую работу осуществляет ЭПК?

11. Составьте акт об уничтожении документов за конкретный период.

12. Составьте формуляр-образец сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения.

13. Перечислите признаки классификации документов. Расскажите и покажите, как происходит классификация архивных фондов.

14. Дайте определение архивного фонда и объясните методику их создания.

15. Раскройте методику передачи дел из ведомственных архивов в государственный архив.

16. Дайте определение экспертизы ценности документов. Объясните ее назначение и задачи.

17. Расскажите, как проводится экспертиза приказов по основной деятельности.

18. Расскажите о государственной и негосударственной части архивного фонда.

Рекомендуемая литература

Учебная

1. Алексеева Е.В. Архивоведение: учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования, обучающихся по специальности 0611 "Делопроизводство и архивоведение" / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова. - 2-е издание, переработанное и дополненное. – М, 2004.

2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Описание документов и дел – основа создания системы научно-справочного аппарата архива организации. //Делопроизводство. №1, 2004. С.88-94

3. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Опись –важнейший архивный справочник (история и методика составления). Делопроизводство. №2, 2004. С.98-101. №3, 2004. С.99-103

4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. Учебник для средних специальных заведений. – М, 1996.

5. Тельчаров А.Д. Архивоведение: конспект лекций - М, 2004.

Дополнительная

1. Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление. Делопроизводство. №2-4, 2004.

2. Боровлева З.А. Анализ некоторых функций номенклатуры дела. //Делопроизводство. №4, 2006. С.24-28

3. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его назначение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства. //Делопроизводство. №4, 2004. С.29-32

4. Лаптев Г.Г. Электронные архивы: введение в тему. Делопроизводство. №3, 2004. С.79-82

5. Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов. Делопроизводство. №3. 2005. С.108-112

6. Объедкова С.Ю. Теоретический аспект организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы предприятия. Делопроизводство. №3, 2004. С.33-44

7. Санкина Л.В. Приказы по личному составу. //Справочник секретаря и офис-менеджера. №0. 2002. С.32-41

8. Санкина Л.В. Примерная номенклатура дел кадровой службы. //Делопроизводство и документооборот на предприятии. №1, 2005