Основные виды коммуникаций Коммуникации между организацией и ее средой

Средства коммуникации организации с элементами внешнего окружения:

1. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

2. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном или международном уровне.

3. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты.

4. Обсуждения, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.

Коммуникации внутри организации

Коммуникации внутри организации подразделяются:

– на межуровневые коммуникации – перемещение информации в рамках вертикальной коммуникации. Может происходить по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);

– коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство должно добиваться, чтобы подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении;

– коммуникации «руководитель – подчиненный». Связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности отдела в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных;

– коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы;

– неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций – это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа «между нами».

– маркетинг: товары, произведенные фирмой, доля на рынке;

Перечень в номенклатуре, доля на рынке 2 %.

каналы распределения и сбыта: мебельные салоны, собственный офис продаж, интернет магазин.

возможность собирать необходимую информацию о рынках – собственная статистика, интернет.

Нововведения: Дизайн мебели, Пядевая система мер, орнаментика, автоматизированное проектирование.

стимулирование сбыта, реклама, ценообразование; Цена равна затратам времени и сил. Реклама производиться по тематическим каналам, среди заинтересованных людей.

– финансы и учет: финансовая устойчивость и платежеспособность; прибыльность и рентабельность (по товарам, регионам, каналам сбыта, посредникам); собственные и заемные средства и их соотношение; эффективная система учета, в том числе учета издержек, формирования бюджета, планирования прибыли.

Анализ внешней среды предприятия

Среда организации подразделяется:

Среда прямого воздействия – факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации:

– поставщики;

– акционеры;

– трудовые ресурсы;

– законы;

– учреждения государственного регулирования;

– профсоюзы;

– потребители;

– конкуренты.

Среда косвенного воздействия – факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании:

– состояние экономики;

– научно-технический прогресс;

– социально-культурные и политические изменения;

– влияние групповых интересов;

– существенные для организации события в других странах.

Основные характеристики:

– взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обусловливать изменение других;

– сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;

– подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения;

– неопределенность внешней среды – соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Задачи организации по отношению к внешней среде:

1. Менеджерам необходимо учитывать действие факторов, находящихся вне организаций, поскольку организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей.

2. Менеджер должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, подбирать методы и способы реагирования на внешние воздействия.

3. Организации вынуждены приспосабливаться к среде, чтобы выжить и сохранить эффективность.

Таблица факторов внешних и внутренних среды предприятия

Наименование факторов	Влияние на организацию	Влияние на отрасль	Направленность влияния	Степень важности
1	2	3	4	5
Сильные стороны
Компетентность	3	3	+	+9
Наличие финансовых ресурсов	3	2	+	+6
Хорошая репутация у покупателей	3	2	+	+6
Лидер на рынке	1	1	+	+1
Изобретательность при стратегическом планировании	3	2	+	+6
Низкие издержки	3	3	+	+9
Защищённость от сильного конкурентного давления	1	1	+	+1
Современная технология	3	3	+	+9
Преимущество в конкурентной борьбе	1	1	+	+1
Склонность к инновациям	2	2	+	+4
Эффективный менеджмент	3	2	+	+6
Современный производственный аппарат управления	3	2	+	+6
Возможность расширения производственной специализации	2	2	+	+4
Оказание дополнительных сервисных услуг	1	1	+	+1
Удобное географическое расположение	1	1	+	+1
Высокое качество реализуемой продукции	3	2	+	+6
Мощное исследовательское, конструкторское, технологическое, экспериментально и испытательная база	3	3	+	+9
Слабые стороны
Отсутствие стратегических направлений	0	0	-	0
Ухудшающаяся конкурентная позиция	0	0	-	0
Устаревшее оборудование	0	0		0
Низкая рентабельность продукции	0	0	-	0
Недостаточный управленческий опыт	0	0	-	0
Отсутствие квалифицированных специалистов	0	0	-	0
Плохой контроль за выполнением стратегии	0	0	-	0
Наличие сложно разрешимых производственных проблем	1	1	-	-1
Неспособность противостоять конкурентному давлению	0	0	-	0
Отставание в области исследования и разработок	0	0	-	0
Узкая производственная специализация	0	0	-	0
Недостаточное знание рынка	0	0	-	0
Конкурентные недостатки	1	1	-	-1
Небольшие маркетинговые способности	0	0	-	0
Неспособность финансировать стратегические изменения	0	0	-	0
Низкое качество реализуемой продукции	0	0	-	0
Недостаточная мотивация труда работников	0	0	-	0
Высокая себестоимость продукции	0	0	-	0
Неудовлетворительный сбыт продукции	0	0	-	0
Недостаточная гибкость производства	1	1	-	-1
Устаревшая технология изготовления продукции	0	0	-	0
Сильная зависимость от поставщиков	2	3	-	-6
Плохая реклама	1	1	-	-1
Высокая текучесть кадров	0	0	-	0
Невысокая популярность предприятия	1	1	-	-1
Возможности
Возможность выхода на новые рынки	3	3	+	+9
Увеличение разнообразия в производстве взаимосвязанных продуктов	0	0	+	0
Налаживание производства сопутствующих продуктов	0	0	+	0
Возможность перехода к более эффективным стратегиям	2	2	+	+4
Ускорение роста рынка	0	0	+	0
Привлечение иностранного инвестора	0	0	+	0
Получение госзаказа	3	3	+	+9
Расширение старых рынков	3	3	+	+9
Уход конкурентов с рынка	0	0	+	0
Слабая насыщенность рынка	2	1	+	+2
Отсутствие конкурентов	0	0	+	0
Льготное налогообложение	0	0	+	0
Снижение процентных ставок по банковским кредитам	0	0	+	0
Появление новых технологий и оборудования	1	1	+	+1
Снижение цен на сырьё	2	2	+	+4
Государственная поддержка	0	0	+	0
Постоянные поставщики и приобретение сырья со скидкой	3	3	+	+9
Монополия на рынке	1	1	+	+1
Угрозы
Возможность появления новых конкурентов	2	2	-	-4
Рост продаж замещающего продукта	0	0	-	0
Замедление темпов роста рынка	0	0	-	0
Неблагоприятная политика правительства	1	1	-	-1
Возрастающее конкурентное давление	1	1	-	-1
Затухание делового цикла	0	0	-	0
Возрастание силы торга у покупателей поставщиков	0	0	-	0
Изменения потребности и вкуса покупателей	1	1	-	-1