Личное дело: особенности оформления и ведения

Сотруднику кадровой службы необходимо обладать точной, полной и объективной информацией о работниках компании. Документы персонального учета, содержащие сведения о работнике и его трудовой деятельности, как правило, собираются в своеобразное досье - личное дело. Личное дело сотрудника - это комплект документов, связанных с приемом на работу, с процессом продвижения по службе, с выполнением требований трудовой дисциплины, с прекращением трудовых отношений работника с работодателем и др. Сегодня мы поговорим о том, как правильно формировать личные дела сотрудников, и разберем некоторые особенности их оформления.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.

В первую очередь отметим, что ведение личных дел работников не обязательно в отношении всех категорий работников.

Обратите внимание!Личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте

Обязательное ведение личных дел предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Закон о государственной службе). Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться локальными нормативными актами работодателя.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

• руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);

• руководители структурных подразделений и их заместители;

• главные (ведущие) специалисты;

• работники, на которых возложена полная материальная ответственность;

• работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;

• работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

В нашей организации ведутся личные дела некоторых работников. При этом четкого представления о том, какие документы и как хранить в личном деле и, самое главное, в каких случаях его действительно необходимо заводить, нет. Никаких внутренних документов на этот счет в организации также не имеется. В настоящее время хотим дополнить Инструкцию по кадровому делопроизводству разделом, посвященным личным делам сотрудников. Какие моменты следует учесть при разработке этого раздела?

Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников.

Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ, учитывающий все нюансы ведения личных дел.

Независимо от выбранной вами формы при регламентации работы с личными делами необходимо уточнить:

• категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);

• способ формирования личных дел;

• состав документов личных дел (в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях);

• перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;

• порядок ведения личных дел;

• порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;

• порядок хранения личного дела после увольнения работника; другую информацию.

Нужно ли заводить личное дело на совместителя?

Ответ на этот вопрос зависит от того, занимает ли совместитель в организации такую должность, для которой работодателем предусмотрено обязательное ведение личного дела.

 Если ведение личного дела предусмотрено, то его необходимо вести независимо от статуса работника. При этом, скорее всего, для внешних совместителей будет заводиться новое личное дело, а документы, касающиеся внутреннего совместителя, могут подшиваться в уже имеющееся личное дело этого сотрудника (если оно ведется).

Формируется личное дело совместителя в общем порядке, установленном для ведения кадрового делопроизводства у конкретного работодателя.

Так, в соответствии со ст. 283 ТК РФ при приеме на работу по совместительству работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенных копий, а при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Копии перечисленных документов должны быть включены в личное дело совместителя.