Оперирование данными

Фильтрация данных.

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки, кроме тех, которые удовлетворяют условиям отбора. Фильтрация данных по определенному признаку позволяет видеть не всю таблицу, а только ту ее часть, которая сейчас нужна. Это особенно удобно при большом количестве данных в таблице.

Автофильтр.

Для простых условий отбора данных используется командаФильтр. Сначала следует выделить любую ячейку в списке, затем в пункте менюДанныевыбрать командуФильтр. В результате появятся кнопки со стрелочками радом с каждым заголовком столбца. Этокнопки фильтра. Нажав на эту кнопку, можно раскрыть список значений, которые можно использовать для условий отбора. После фильтрации списка вСтроке состояниябудут содержаться количество отобранных строк и общее число записей.

Для того, чтобы восстановить все данные (воспроизвести таблицу в полном виде с перечнем всех товаров), достаточно убрать отметку команды Фильтр (команда Данные Фильтр).

Примеры использования Фильтра:

1. Фильтр можно использовать, чтобы найти заданное число наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого следует нажать на кнопку фильтра и выбрать условие отбора: Первые 10.

2. Для того, чтобы найти пустые ячейки в данном столбце нужно нажать кнопку фильтра и внизу условий фильтрации выбрать условие отбора Пустые.

3. Если требуется оставить в таблице только те строки, в которых в ячейках данного столбца содержится определенное число, то в списке условий отбора в фильтре следует выбрать именно это число.

Скрытые столбцы.

Электронные таблицы позволяют временно скрыть некоторые столбцы, которые не участвую в данный момент в обработке данных. Для этого нужно выделить столбец, который хотите скрыть, затем вызвать контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выбрать команду Скрыть. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального менюФорматСкрыть или отобразить. Скрытые столбцы можно вернуть, если выделить таблицу целиком (кнопка без опознавательных знаков выше названия первой строки) и воспользоваться командой менюФорматСкрыть или отобразить.

Задание 3.3

Теперь осталось научиться оперировать с введенными данными.

1. Вы заполнили таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого примените сортировку строк:

1. выделите таблицу без заголовка и выберите команду ДанныеСортировка;

2. выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортироватьвыберите «Отдел» и установите переключатель в положениепо возрастанию(все отделы в таблице расположатся по алфавиту);

3. чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке Затем повыберите «Наименование», установите переключатель в положениепо возрастанию.

Теперь вы имеете полный список товаров по отделам.

Контрольные вопросы

1. Какое расширение имеют файлы электронных таблиц Excel?

2. Перечислите основные элементы окна Excel. В чем основные отличия окна Excel от редактора Word?

3. Какая информация отображается в Поле имени? Для чего нужна Строка формул?

4. Как произвести ввод данных в ячейку и зафиксировать их? Как дополнить содержание ячейки?

5. Что такое интервал ячеек? Какими способами можно выделить столбец, строку, всю таблицу?

6. Какими способами изменить ширину столбца, строки?

7. Какими способами можно скопировать, переместить, удалить содержание ячейки?

8. Что такое Маркер заполнения и какие операции с помощью него можно произвести?

9. С какого знака начинается задание формулы в Excel? Как можно просмотреть формулу, которая содержится в ячейке? Какой формулой задается суммирование интервала ячеек?

10. Как произвести обрамление таблицы? Каким образом можно изменить шрифт текста в ячейке?

11. Опишите способ изменения ориентации текста в ячейке. Какие дополнительные возможности ориентации текста в ячейке предоставляют электронные таблицы Excel по сравнению с редактором Word?

12. Какими способами можно заполнять данными таблицу в Excel?

13. В каких случаях удобно использовать Фильтры? Как с помощью команды Автофильтра произвести фильтрацию списка при заданном условии отбора?

14. Какими способами можно скрыть некоторые столбцы таблицы? Как вернуть скрытые столбцы?

12