Раздел III. Направления совершенствования коммуникационной системы в ооо «галерея окон»
Рассмотрим основные пути по совершенствованию коммуникационного обмена в ООО «Галерея окон»:
Регулирование нисходящих коммуникаций.
Первый наиболее перспективный путь – это обеспечение каждого подразделения персональным компьютером с подключением к сети Интернет и закрепление за ними именных почтовых ящиков. Это сократит время доставки необходимой информации, не отрывая при этом от работы персонал занятый продажей товаров клиенту, что увеличит культуру обслуживания, а, следовательно, и привлечёт дополнительных клиентов.
Второй путь, используемый одновременно с первым,– использование коротких текстовых сообщений (SMS) отсылаемых на мобильные телефоны. Способ послания сообщения можно выбирать либо через телефон, либо с использованием сайта телекоммуникационной компании. Использование этого способа информирования увеличит скорость доставки информации до конкретного адресата, разгрузит секретаря и персонал. Он возможен для информирования о времени и дате очередного совещания, необходимости связаться с руководством и других случаях, не требующих особых пояснений со стороны отравителя.
Современная информационная технология.
Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией на предприятиях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта даёт работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку на предприятии. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта – эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку отправить несколько сообщений разным людям, а потом позвонить и получить ответы на исходные сообщения.
Регулирование информационных потоков.
Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную сторону своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он обязан определиться в оптимальном максимуме и минимуме информационных обменов. Информационные потребности зависят в значительной степени от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей личной оценки работы, отделов и служб, а также подчиненных.
Совершенствование системы обратной связи.
Обратная связь составляет часть контрольно-управленческой информационной системы в организации. Одним из вариантов этой системы является перемещение работающих с одного отдела в другой в целях обсуждения разных вопросов. Каждый руководитель преодолевает расстояние между собой и подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщения в каждого подчиненного и восприятие их остальными.
Таким образом:
1. Эффективная работа структурных подразделений организации и профессионального сообщества по реализации приоритетных задач организации требует разработки и проведения целеустремленной политики информационно-коммуникационного развития организации.
2. Для того чтобы сделать коммуникации в ООО «Галерея окон» стратегическим инструментом, необходимо выстроить их так, чтобы они помогали связать знание и информацию, обобщить и разделить данные, извлечь из них смысл и превратить информацию в решения, которые приносят ценность.
3. Направлениями совершенствования коммуникационной системы в ООО «Галерея окон» являются:
1. Регулирование нисходящих коммуникаций.
2. Современная информационная технология.
3. Регулирование информационных потоков.
4. Совершенствование системы обратной связи.