6.2. Ввод данных в список или базу данных

Ввод имён полей

Для более удобной работы со списком и для использования средств фильтрации данных необходимо в первой строке списка (строке заголовка) определить имена полей. Они служат для обозначения соответствующих столбцов, содержащих информацию. Список должен иметь хотя бы одну строку данных.

Имена полей должны удовлетворять следующим требованиям:

 не должны превышать 255 символов;

 только названия непосредственно над данными используются в качестве имён полей, т.е. нельзя вставлять пустую строку между строкой заголовков или ячейками данных;

 имена должны быть уникальными.

При просмотре достаточно большого списка удобно, чтобы строка заголовков всегда оставалась видимой. Зафиксировать строку с именами полей можно следующим образом. Нужно опустить маркер разделения окна по вертикали (он находится непосредственно над вертикальной полосой прокрутки) под строку заголовков, затем воспользоваться командой Окно|Закрепить области. Если необходимо отменить закрепление областей, то сначала нужно выполнить командуОкно|Снять закрепление областей, а затем перетащить маркер разделения окна вверх, чтобы он исчез с рабочего листа.

Ввод данных

Использование формы данных

Сразу после ввода имен полей можно воспользоваться наиболее простым способом ввода информации в список – автоматически создаваемой формой данных:

а) указать диапазон ячеек, где располагается список. Если определенно имя «Базы_данных», Excel автоматически определяет диапазон БД;

б) выбрать команду Данные|Форма (рис. 6.2);

в) нажать кнопку Добавитьи ввести данные в соответствующие поля (повторять нужное количество раз);

г) нажать кнопкуЗакрыть, чтобы вернуться к рабочему листу.

Непосредственный ввод данных.

Если диапазону ячеек списка присвоено имя, лучше всего вставлять новые строки или ячейки между существующими записями списка. Если вставлять ячейки после последней записи списка, то они окажутся вне именованного диапазона и его необходимо переопределить.

6.3. Сортировка данных

Сортировка по возрастанию/по убыванию

Чтобы выполнить сортировку списка, нужно выделить соответствующий диапазон ячеек, выбрать команду Данные|Сортировка. В появившемся окне (рис. 6.3) задаются ключи сортировки, порядок сортировки. Всего можно задать 3 ключа сортировки. Порядок сортировки может быть «По возрастанию» и «По убыванию».

С

АПАЗОН

помощью кнопокпанели инструментовСтандартнаяможно упорядочить данные по одному полю.

Сортировка в особом порядке

MS Excel позволяет сортировать данные в особом порядке. Например, по дням недели, по месяцам или указать собственный порядок сортировки. Для этого в диалоговом окне Сортировка диапазонанужно выбрать кнопкуПараметры. В диалоговом окнеПараметры сортировкив раскрывающемся списке Порядок сортировки по первому ключувыбрать подходящий вариант (рис. 6.4).

Чтобы воспользоваться собственным порядком сортировки, его нужно предварительно создать:

1) с помощью команды Сервис|Параметрывызвать окноПараметры;

2) перейти на вкладку Списки;

3) в поле Элементы спискаввести элементы, разделяя их нажатием клавишиEnter;

4) после ввода всех элементов нажать кнопкуДобавитьи закрыть окноПараметры.

Сортировка по четырем и более полям

С помощью команды Данные|Сортировкаможно упорядочить список по любому количеству полей. Это осуществляется путём последовательных сортировок. Для того чтобы предыдущих сортировок не терялись, следует начинать с ключей самого нижнего уровня.

Пример.Пусть необходимо отсортировать список по пяти полям: в первую очередь поОтделу, затем поФамилии,Имени,Отчествуи в последнюю очередь поДате рождения. Сортировку нужно производить в два этапа. Сначала отсортировать поИмени,ОтчествуиДате рождения(1й этап), а затем поОтделуиФамилии(2й этап) (рис. 6.5).