6.7. Проверка вводимых значений

MS Excel предлагает специальное средство, позволяющее проверять, удовлетворяют ли заданным условиям вводимые в список значения. Можно задать допустимый тип данных (например, целые числа, даты, время или текст), диапазон разрешенных значений (например, целые числа от 1 до 31), указать перечень разрешенных значений (например, названия отделов предприятия). Следует отметить, что проверке подвергаются только значения, вводимые пользователем непосредственно в ячейки. Поэтому список может содержать некорректные данные, если они оказались там в результате операций копирования и вставки.

Чтобы задать условия проверки данных, нужно выделить диапазон ячеек, к которому должны применяться эти условия, затем воспользоваться командой Данные|Проверка…. На экране появится окно диалогаПроверка вводимых значений, содержащее три вкладки:Параметры,Сообщение для ввода, Сообщение об ошибке.

Задание типа данных и допустимых значений

ВкладкаПараметрыпозволяет задать тип и интервал значений, которые разрешается вводить. Тип значений выбирается из спискаТип данных:. Интервал значений задается с помощью спискаЗначение:и поля/полей ввода. Если выбрать в спискеЗначениеоперацию между или вне, то полей будет два, для остальных операций, как и на рис. 6.24,одно. Надписи, сопровождающие поля, будут меняться в зависимости от выбранной операции.

Чтобы задать список допустимых значений, его нужно сначала сформировать на рабочем листе, а потом в раскрывающемся списке Тип данныхвыбрать вариантСписок(рис. 6.25) и в полеИсточникуказать диапазон, в котором хранится список допустимых значений. Можно не создавать список на рабочем листе. Тогда значения для раскрывающего списка нужно указать в полеИсточник, отделяя их друг от друга точкой с запятой:

Бухгалтерия; ПФО; ОК; Цех №1; Цех №2; Цех №3

Чтобы для проверки данных Excel использовал формулу, в раскрывающемся списке Тип данныхнужно выбрать вариантДругойи затем ввести нужное выражение в полеФормула. Например, чтобы значение в ячейке А1 было больше значения в В1, нужно выделить ячейку А1, выбрать командуДанные|Проверка…, в раскрывающемся спискеТип данныхуказатьДругойи затем ввести = А1 > В1 в полеФормула. Если перед выбором командыДанные|Проверка… выделен диапазон ячеек, то в формуле должны соответствующим образом использоваться относительные и абсолютные ссылки. Например, нужно обеспечить правильный ввод данных в ячейки из столбца А, и для проверки значений используется формула =А1 > В1. В этом случае Excel будет проверять условия А1 > В1, А2 > В2 и т. д. Если задать формулу =А1 > $В$1, то Excel будет проверять выполнение условий А1 > В1, А2 > В1, А3 > В1 и т. д.

Сообщение для ввода

Чтобы задать подсказку, которую Excel будет выводить при вводе значений в заданный диапазон, в окне диалога Проверка вводимых значенийнужно воспользоваться вкладкойСообщение для ввода. Здесь можно ввести заголовок и текст сообщения. Когда проверяемая ячейка будет выделена, это сообщение появится рядом с ней как примечание.

Задание сообщения об ошибке

Если в проверяемую ячейку введено неправильное значение, Excel выводит стандартное сообщение об ошибке и предлагает повторить или отменить ввод (в случае отмены восстанавливается прежнее содержимое ячейки). Вместо стандартного сообщения можно задать пользовательское. Для этого на вкладке Сообщение об ошибке(рис. 6.26) диалогового окнаПроверка вводимых значенийнужно ввести заголовок и текст сообщения.

Кроме того, в раскрывающемся списке Видможно выбрать тип сообщения об ошибке:

 Останов,

 Предупреждение,

 Сообщение.

Эти три варианта отличаются значками, которые выводятся рядом с текстом сообщения, а также набором кнопок. Сообщение типа Остановпозволяет пользователю повторить либо отменить ввод. Сообщение типаПредупреждениедает возможность пользователю наряду с этими возможностями сохранить введенное некорректное значение. Если выбран вариантСообщение, то пользователь сможет сохранить введенное значение или отменить ввод, но ему не будет позволено повторить ввод.