Исключение документов.
Является необходимым условием оптимизации БФ. Это правило не распространяется на депозитарные фонды.
Отбор и исключение документов из БФ осуществляется сотрудниками библиотек с участием членов фондовой комиссии.
Акт на исключение документов после подписания членами фондовой комиссии утверждается руководителем библиотеки или руководителем организации, учреждения, в ведении которого находится библиотека.
Исключение документов из БФ может осуществляться по следующим причинам:
-
устаревшие по содержание;
-
непрофильные;
-
ветхие;
-
излишне дублетные;
-
дефектные;
-
утраченные;
-
окончание срока хранения;
-
перевод в фонд другого структурного подразделения.
К акту прилагается список документов или титульные листы, книжные формуляры. В один акт включаются документы, исключаемые по одной причине.
Исключение осуществляется по той цене, по которой документ был приобретен. Исключенные документы снимаются с баланса.
Библиотечные фонды переоценке не подлежат!
Документы, которые выбывают из фонда, исключаются из учетных форм только после утверждения акта об исключении. Акт составляется в 2 экз. Первый экземпляр со списком хранится в библиотеке, второй экземпляр без списка передается в бухгалтерию.
Исключенные из фонда чрезмерно дублетные и непрофильные документы передаются в обменные фонды для перераспределения, а при отсутствии запросов библиотек – для продажи. Незатребованные документы реализуются как вторсырье. Исключенные из фонда ветхие документы и исключенные как устаревшие по содержанию реализуются как вторсырье.
Фондовая комиссия создается из наиболее квалифицированных работников библиотеки, бухгалтерии, специалистов и утверждается руководителем организации, учреждения или органа управления.
Функции фондовой комиссии:
-
содействие повышению эффективности и совершенствованию технологии формирования фонда;
-
рассмотрение проблемных вопросов организации и структуры фонда;
-
Рассмотрение проектов регламентирующих документов и методических материалов по вопросам формирования фонда, контроль за их внедрением;
-
организация мероприятий по сохранности фонда, анализ его состояния;
-
составление планов проверки фонда, контроль за их выполнением;
-
оказание методической помощи структурным подразделениям в организации работы по исключению библиотечных документов;
-
контроль за ведением учетных документов;
-
просмотр отобранных для списания, передачи, продажи библиотечных документов;
-
визирование актов на исключение документов (комиссия имеет право отклонить представленные акты как недостаточно обоснованные);
-
определение стоимости утраченных документов. Решение комиссии об оценке документов оформляется актом;
-
определение условий договоров, гарантирующих сохранность библиотечных документов при организации выездных выставок, просмотров, при передаче части фонда в аренду, временное пользование и др.
-
Проверка фонда.
Целью проверки фонда является установление фактического наличия библиотечных документов, выявление ошибок в организации фонда и повышение ответственности за его сохранность.
Обязательная проверка фонда проводится при
-
смене материально ответственного лица;
-
при выявлении фактов кражи, злоупотребления или умышленного повреждения документов;
-
в случае стихийного бедствия, пожара и др. экстремальных ситуаций;
-
при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Периодичность проверки зависит от объема фонда
-
наиболее ценный фонд, хранящийся в сейфах – ежегодно;
-
фонд ценных и редких документов – не реже 1 раза в 3 года;
-
до 50000 экз. – через 5 лет;
-
от 51000 до 100000 экз. – через 7 лет;
-
больше 100000 экз. – через 10 лет;
-
больше 1000000 экз. – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.
Проверка может осуществляться по инвентаризационной ведомости, в которой документы отсортированы по полочному индексу, контрольным талонам либо путем непосредственной сверки документов с инвентарными книгами (при инвентарной расстановке). За час работы проверяют примерно 80 учетных единиц фонда.
Документы, находящиеся у пользователей, проверяют по записям в читательских формулярах.