Учет расходов с подотчетными лицами.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен активно-пассивный сч. 71. По Дт – сальдо: долг за подотчетным лицом; выдача в подотчет и в возмещение перерасхода в течение месяца. По Кт – сальдо: долг за предприятием; израсходована сумма, возвращена, удержана из з/пл.

Субсчета к сч. 71:

1. расчеты с подотчетными лицами в рублях

2. расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте

При отправке в командировку издается приказ, выписывается командировочное удостоверение и выдается из кассы необходимая сумма в подотчет: Дт 71 Кт 50.

При расчете предварительной суммы расхода учитываются такие расходы, как:

1. оплата стоимости билетов туда и обратно

2. оплата за бронирование места в гостинице

3. оплата стоимости жилья в гостинице

4. суточные за каждый день командировки и прочие расходы

В командировочном удостоверении отмечают: выбыл из пункта А и прибыл в пункт Б, выбыл из Б и прибыл в А.

По приезду из командировки подотчетное лицо в течение 3-х дней составляет авансовый отчет (10-ти дневный, если заграничная командировка), где указывает когда, по какому номеру документа, за что и сколько оплатил. К отчету о командировке прикладывают следующие документы:

- билеты на проезд туда и обратно

- чеки на бензин

- квитанции гостиницы за жилье и др. оправдательные документы

Расходы по командировке без учета НДС включают в с/с выпускаемой продукции, т.е. увеличивают расходы предприятия. Расходы по командировке делят на расходы по норме, установленной правительством РФ, и сверх нормы, установленной самим предприятием по приказу руководителя. Расходы по норме уменьшают налогооблагаемую прибыль, а сверх нормы – не уменьшают.

Согласно приказа суточные м.б. оплачены в большем размере, но разница сверх нормы д.б. обложена НДФЛ в размере 13 %.

Дт 20 Кт 71 – списаны расходы по командировке работников малых предприятий и крупных предприятий

Дт 23 Кт 71 – списаны расходы работников, занятых в вспомогательном производстве

Дт 25 кт 71 – расходы по командировке административно-управленческого персонала цехов

Дт 26 Кт 71 – расходы по командировке административного персонала крупных предприятий

Дт 44 Кт 71 – списаны расходы по командировке работников, занятых в торговле

Дт 19 Кт 71подотчетными лицами оплачен НДС по услугам

Если в подотчет была выдана иностранная валюта, то возникает курсовая разница:

Дт 71/2 Кт 91 – положительная курсовая разница

Дт 91 Кт 71/2 – отрицательная курсовая разница

Хозяйственно-операционные расходы – это приобретение бензина, др. материалов, товаров и расходы, связанные с производственной деятельностью. В подотчет на эти цели выдают в размере 10-15 дневной потребности.

Подотчетные лица о расходе средств на хозяйственные нужды отчитываются перед бухгалтером в течение 15 дней со дня получения денег на эти цели или в течение срока, принятого в УП.

К авансовому отчету прикладывают:

- товарный и кассовый чеки, если что-то приобретено в торговой организации

- СЧФ и кассовый чек, если оплачены др. организации за услуги, ТМЦ

- чеки на бензин

- закупочный акт, если оплачено физическому лицу за продукты и др. документы

Приобретенные ТМЦ полностью д.б. сданы на склад по приходному ордеру, составленным кладовщиком в 2-х экземплярах. Один экземпляр кладовщик возвращает подотчетному лицу, для прикрепления к авансовому отчету.

Бухгалтер принятые ТМЦ оприходует:

Дт 08, 10, 41 Кт 71

Если израсходованы деньги на производственные нужды:

Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 71

Аналитический учет ведут в ж/о № 7, в нем ведут учет по каждому подотчетному лицу и отдельно по каждой выданной сумме.