Система управления базами данных Microsoft Access

Практическая работа №4 Экспорт таблиц базы данных в другие форматы

Задание 20.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ

Открыть базу данных, созданную в ходе выполнения третьей практической работы. Экспортировать таблицы в формат .xls Загрузить Excel и открыть одну из вновь созданных таблиц.

Практическая работа №5

Создание отчетов. Настройка кнопочной формы БД в Microsoft Access

Цель: приобрести навыки в создании отчетов, с возможностью подведения итогов по числовым полям, а также в настройке кнопочной формы, необходимой при использовании созданной БД.

Общие сведения об отчетах

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Создание отчетов с помощью Мастера Задание 21.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ

Создайте запрос с именем «Запрос для отчета», собирающий сведения (из полей таблиц), на основе которых будет формироваться отчет:

из таблицы Сотрудники — поля Фамилия, Имя, Отчество и Пол, из таблицы Должности — все поля, из таблицы Отделы — поле Название,

из таблицы Личный листок по учету — поле Зарплата.

1.Выбрать закладку «Создание» в меню .

2.Выбрать (двойным щелчком левой кнопки мыши) в Окне строку Мастер запросов

1окно диалога: Выбор полей для запроса из источников данных a) из раскрывающего списка выбрать таблицу «Сотрудники»:

b) из списка «Доступных полей» перенести в список «Выбранных полей» для отчета такие поля данной таблицы, как: Фамилия, Имя, Отчество и Пол;

c) повторить действия a) и b) для таблицы Должности, где выбрать все поля; d) повторить действия a) и b) для таблицы Отделы, где выбрать поле Название;

e) повторить действия a) и b) для таблицы Личный листок по учету, где выбрать поле Зарплата .

2окно диалога: Выбрать вид отчета

3окно диалога: Задать имя запроса – в строке ввести Запрос для отчета

3.Посмотреть результат запроса и после этого закрыть запрос.

Задание 22.

Создайте отчет по зарплатам сотрудников отделов. В отчете сведения о сотрудниках должны быть сгруппированы по отделам. Для каждого отдела должна вычисляться средняя зарплата его сотрудников.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ

16

Система управления базами данных Microsoft Access

1.Выбрать закладку «Создать».

2.Выбрать (двойным щелчком левой кнопки мыши) в Окне строку – Мастер отчетов.

3.Выбрать название источника данных – из раскрывающегося списка выбрать запрос Запрос для отчета.

4.Из списка «Доступных полей» перенести все поля выбранного запроса в список «Выбранных полей» для отчет.

5.Выбрать тип представления – выберите «Отделы» .

6.Не добавлять уровень группировки.

7.Выбрать кнопку для вычисления средней зарплаты.

8.Поставить «галочку» в колонке функции «AVG» (вычисляет среднее) напротив поля Зарплата

9.Указать сортировку по двум полям.

10.Выбрать макет отчета Ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные.

11.Выбрать любой стиль отчета Спокойный.

12.Ввести название отчета Итоги и щелкнуть по кнопке Далее.

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду

Файл, Печать.

НЕ ЗАКРЫВАЙТЕ данный отчет!

Настройка вида отчета в режиме Конструктора Задание 23.

Измените ориентацию листа – с книжной на альбомную. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ

1.В меню параметры станицы выбрать вкладку параметры страницы В диалоговом окне переключитесь на закладку Страница и выберите Альбомную ориентацию и щелкните по кнопке В режим Конструктора измените расположение элементов полей вывода и ширину полей Зарплата и Формулы для подсчета ее среднего значения.

Для этого:

1.Переключитесь в режим Конструктора.

2.Щелкните мышью по элементу для вывода зарплаты –

3.Растяните рамку данного элемента до тех пор пока не появиться название поля Зарплата

4.Раздвиньте влево наложившиеся друг на друга элементы, выделяя их и двигая (удерживая левую кнопку мыши) при появлении курсора в виде черной ладошки. Должно получиться примерно следующее:

5.Переключитесь в режим просмотра кнопкой, при необходимости корректировки вернитесь обратно,

выбрав там же из раскрывающегося списка значок .

6.Самостоятельно измените ширину поля элемента для вывода среднего значения

7.После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

Задание 24.

Самостоятельно создайте отчет с группировкой по отделам, должностям и полу.

17